deLUXE Anwender dürfen sich freuen: das kostenpflichtige deLUXE-Modul „KontoManager“ wird in Kürze die ERP-Software erweitern. Bisher wurden die Kontoauszüge im Bereich „Dialogbuchungen“ noch manuell verbucht. Für jede einzelne Buchung musste die Rechnung, Verbindlichkeit oder der entsprechende Vorgang gesucht und zugeordnet werden.

Seit der Umstellung auf den einheitlichen SEPA Zahlungsverkehr stellen Banken gebuchte Kontoauszüge in einem neuen XML-Format zur Verfügung. Diese Daten können mit einem externen Zusatzprogramm unter Verwendung von Sicherheitsschlüsseln von der Bank geladen werden. Die Daten werden in sogenannten CAMT.052-  oder CAMT.053-Format von der Bank geliefert.

Diese SEPA Formate haben den Vorteil, dass die relevanten Informationen vollständig und erheblich besser strukturiert aufgenommen und transportiert werden können als bei den bisherigen Nachrichten im SWIFT Format. Das bedeutet, dass quasi alle Daten um ein Vielfaches strukturierter transportiert werden. Somit gehört der enorme Arbeitsaufwand mit dem neuen Modul endgültig der Vergangenheit an.

Das neue Modul öffnet jetzt die Bankdatei, stellt diese in einer Liste dar und versucht eine automatische Zuordnung. Dabei werden die Texte der Überweisung auf Rechnungsnummern untersucht und passende Dokumente im deLUXE zugeordnet. Das Modul prüft die Kontonummer und den Anfangsbestand des Bankkontos auf die Daten der Datei und verhindert so Fehlbuchungen.

 

Folgende Fälle werden dabei verarbeitet:

1) Überweisungen vom Kunden auf Rechnungen (Zuordnung der Rechnung über die Rechnungsnummer)

2) SEPA Lastschrift Datei (Zuordnung über die Payment ID die beim Einzug gespeichert wurde). Alle Rechnungen der Datei werden beim Übertrag der Buchungen einzeln aufgeschlüsselt.

3) SEPA Überweisungsdatei (Zuordnung über die Payment ID die bei der Zahlung gespeichert wurde). Alle Rechnungen der Datei werden beim Übertrag einzeln aufgeführt.

4) Erkennung von Vorlagen. Wiederkehrende Zahlungen ohne Verbindlichkeit können über Vorlagen anhand der IBAN Nummer und Textfragmenten erkannt werden.

 

In der deLUXE Maske stehen Ihnen neue Funktionen zur Verfügung:

1) Banktransfer oder Klärfälle können über ein PopUp Menü gekennzeichnet werden.

2) Beim Klick auf eine Zeile erscheinen alle passenden Belege in einer extra Liste im unteren Bereich. Per Doppelklick kann ein Beleg zugeordnet werden. Bei SEPA Datei Buchungen mit PID werden alle enthaltenden Rechnungen oder Verbindlichkeiten im unteren Bereich angezeigt.

3) Der Buchungstext kann angepasst werden.

4) Das Fibu Konto kann geändert werden.

5) Zahlt ein Kunde mehrere Rechnungen, kann die Zeile aufgeteilt werden. Die Grunddaten werden dabei in die neue Zeile übernommen. Der Betrag in der Originalzeile wird reduziert.

6) Versehentlich geteilte Zeilen können wieder zusammengefasst werden.

7) Je nach Bedarf können IBAN und BIC angezeigt werden.

Fazit: Das neue Modul wird eine erhebliche Zeitersparnis darstellen. Die meisten Buchungen werden automatisch erkannt. Der manuelle Aufwand wird auf ein Minimum reduziert.