Bei der Durchführung von Geschäftsprozessen entstehen eine Vielzahl von Informationen, die in der Regel in Form von Dokumenten vorliegen. Diese Dokumente sind von entscheidender Bedeutung, da sie oft steuerrelevante Informationen enthalten oder für einen reibungslosen Betriebsablauf des Unternehmens unverzichtbar sind. Die herkömmliche Aufbewahrung dieser Dokumente in physischen Aktenordnern, E-Mail-Systemen, auf verschiedenen Servern oder mobilen Speichergeräten kann zu zeitaufwändigen und ineffizienten Suchvorgängen führen und birgt erhebliche Sicherheitsrisiken.

Einfaches Dokumentenmanagement mit dem Basismodul “Archiv”

Mit der Integration des deLUXE-ERP Moduls “Archiv” (Dokumentenmanagementsystem) steht deLUXE-ERP-Anwendern ein Basismodul zur Verfügung, das die intuitive Verwaltung von Dokumenten und Dateien im Bereich der Anschriften, Angebote, Aufträge, Verbindlichkeiten und Bestellungen ermöglicht. Dies ermöglicht es, Dokumente und Dateien, beispielsweise im PDF-Format, schnell auf einem FTP-Server abzulegen und zu verwalten. Der Zugriff erfolgt über spezielle Zugriffskomponenten in deLUXE-ERP, die von den einzelnen Programmteilen für die Kommunikation mit dem FileArchive aufgerufen werden.

deLUXE-ERP Modul “ArchivPlus” bietet mehr Sicherheit durch doppelte Codierung

Die sichere Aufbewahrung und Verwaltung von Unternehmensdokumenten wird mit dem deLUXE-ERP Modul “ArchivPlus” auf sichere Beine gestellt. Das Modul wurde entwickelt, um die genannten Herausforderungen anzugehen und die Art und Weise zu optimieren, wie Unternehmen ihre Unternehmensdaten, Dokumente und Dateien speichern, organisieren und zugänglich machen, gerade unter dem Stichwort “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff,“ kurz GoBD.

Die Vorteile des deLUXE-ERP ArchivPlus im Überblick:

  1. Sichere und verschlüsselte Dateiablage: Alle hochgeladenen Dateien werden auf dem Server verschlüsselt gespeichert. Dadurch wird die Sicherheit und Vertraulichkeit Ihrer Unternehmensdaten gewährleistet und unbefugter Zugriff oder Datenlecks vermieden.
  2. Einfache Dateiverwaltung: Die Benutzeroberfläche von ArchivPlus ist benutzerfreundlich und ermöglicht ein einfaches Hinzufügen von Dateien sowohl per Drag & Drop als auch per Upload. Dies erleichtert die Organisation Ihrer Dokumente erheblich und spart wertvolle Zeit.
  3. Zugriffskontrolle: Sie haben die volle Kontrolle darüber, wer auf welche Dateien zugreifen kann. Dateien können für bestimmte Benutzergruppen freigegeben oder für andere Benutzer gesperrt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass sensible Informationen nur von autorisierten Personen eingesehen werden können.
  4. Doppelte Codierung: Zusätzliche Sicherheit wird durch die doppelte Codierung von Dateien gewährleistet, um unbefugtes Öffnen zu verhindern. Dies ist besonders wichtig, wenn hochsensible Informationen gespeichert werden.
  5. Manipulationserkennung: Das ArchivPlus-Modul verfügt über eine automatische Erkennung von Manipulationsversuchen. Falls jemand versucht, eine Datei zu ändern oder zu manipulieren, wird dies erkannt und protokolliert.
  6. Automatisches Löschen: Dateien, die geöffnet und bearbeitet wurden, können automatisch gelöscht werden, sobald das Archiv geschlossen wird. Dadurch wird das Risiko von Datenlecks minimiert.
  7. Rubrikvergabe: Sie können einzelnen Dateien Rubriken zuweisen, um die Organisation und Kategorisierung Ihrer Dokumente zu erleichtern und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.
  8. Versionsverwaltung: ArchivPlus bietet eine Versionsverwaltungsfunktion, mit der ältere Versionen von Dateien beibehalten und bei Bedarf wiederhergestellt werden können. Dies ist besonders nützlich, wenn Änderungen rückgängig gemacht werden müssen oder der Zugriff auf historische Daten erforderlich ist.
  9. Limit-Verwaltung: Individuelle Zugriffslimits pro Benutzer oder Benutzergruppe können festgelegt werden, um die Ressourcen des Systems effizient zu nutzen und die Sicherheit zu erhöhen.
  10. Zugriffshistorie: ArchivPlus zeichnet alle Zugriffe auf Dateien auf und erstellt eine umfassende Zugriffshistorie. Dies kann bei der Überwachung und Nachverfolgung von Aktivitäten hilfreich sein und die Compliance-Anforderungen erfüllen.
  11. Sicherheitssperrungen: Bei der Erkennung von Sicherheitsverstößen kann das Modul einen Benutzer sperren und gleichzeitig den Administrator benachrichtigen. Dadurch wird die schnelle Identifizierung und Behebung potenzieller Sicherheitsbedrohungen ermöglicht.

Zusammenfassend ermöglicht das deLUXE-ERP “ArchivPlus” Modul eine effizientere, vor allem sicherere und besser organisierte Verwaltung Ihrer Unternehmensdokumente und Dateien. Es bietet nicht nur eine benutzerfreundliche Oberfläche und umfassende Sicherheitsmaßnahmen, sondern auch Funktionen wie Versionsverwaltung und Zugriffshistorie, die die täglichen Abläufe Ihres Unternehmens verbessern können.

Durch die Integration von “ArchivPlus” in deLUXE-ERP können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Zeit sparen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Unternehmensdaten und Dokumente optimal geschützt sind. Dies ist entscheidend, um den Anforderungen der modernen Geschäftswelt gerecht zu werden und die Einhaltung von Vorschriften wie den GoBD sicherzustellen. Verabschieden Sie sich von chaotischen Dokumentenablagen und ungeschützten Dateien, und steigen Sie auf eine effiziente und sichere Dokumentenverwaltung mit deLUXE-ERP “ArchivPlus” um.

*inkl. deLUXE-Modul “ChronoSecure”