Die digitale Transformation schreitet voran, und mit der bevorstehenden E-Rechnungspflicht wird es für Unternehmen immer wichtiger, effiziente Lösungen zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu finden. Genau hier setzt das XR-Gateway, ein neues deLUXE-ERP Modul, an. Das XR-Gateway ist eine hochmoderne, automatisierte Software, die den Empfang und die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen (Accounts Receivable (AR)) im XRechnungs- und ZUGFeRD-Format erheblich vereinfacht.

Was ist das XR-Gateway?

Das eigenständige Modul, das elektronische Rechnungen, die auf europäischen Standards wie Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL) beruhen, automatisch aus einem speziellen E-Mail-Postfach abholt und sicher in einem lokalen Verzeichnis speichert. Diese Ablage dient als Basis für die gesetzeskonforme Archivierung und nahtlose Weiterverarbeitung in deLUXE-ERP. Durch die Automatisierung spart das XR-Gateway wertvolle Zeit und reduziert den manuellen Aufwand für die Verarbeitung eingehender Rechnungen erheblich.

Effiziente Funktionalität für den Unternehmensalltag

Das XR-Gateway prüft regelmäßig das eingerichtete E-Mail-Postfach auf neue Nachrichten. Erhält das System eine Nachricht mit einer XML- oder PDF/A-Datei im Anhang, wird automatisch ein Verzeichnis erstellt, in dem die Anhänge und alle relevanten Informationen wie Absender, Betreff und Datum sicher gespeichert werden. Diese Lösung gewährleistet, dass alle E-Rechnungen sicher archiviert sind und bei Bedarf direkt in den Geschäftsprozess integriert werden können.

Datensicherheit und gesetzeskonforme Archivierung

Ein besonderer Vorteil des XR-Gateways ist die Möglichkeit, die archivierten Daten unveränderbar und GoBD-konform zu speichern. Dies kann über die Integration eines TeamDrive Spaces bei unserem deutschen Partner TeamDrive geschehen, der die Dokumente für bis zu 10 Jahre gegen Änderungen schützt. So können Unternehmen sicher sein, dass ihre Rechnungen gesetzeskonform archiviert sind und jederzeit verfügbar bleiben.

Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität

Das XR-Gateway wurde mit einer einfachen und übersichtlichen Benutzeroberfläche entwickelt. Es ermöglicht die Verarbeitung mehrerer Postfächer gleichzeitig, wobei jedes Postfach ein eigenes Verzeichnis erhält. Die weitere Bearbeitung der Dateien erfolgt anschließend direkt in deLUXE-ERP, sodass alle Rechnungen in einer zentralen Software verwaltet werden können. Diese Funktionalität bietet Unternehmen maximale Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an ihre individuellen Arbeitsabläufe.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Hintergrund

Ein besonders zeitsparendes Feature des XR-Gateways ist die vollautomatische Rechnungsverarbeitung. Über einen Roboter wird ein Verzeichnis regelmäßig auf neue Dateien geprüft, die dann automatisch in das deLUXE-ERP importiert werden. Dieser Vorgang läuft vollständig im Hintergrund, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind – ideal für Unternehmen, die auf effiziente und automatisierte Prozesse setzen.

Automatische Rechnungsprüfung und Verbindlichkeitserstellung

Nach dem Import können die Rechnungen im deLUXE-ERP-Bereich „Verbindlichkeiten“ weiterverarbeitet werden. Das deLUXE-ERP-Modul “E-Invoicing AR Plus” liest automatisch wichtige Daten wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus und ordnet den Lieferanten über hinterlegte IDs oder VAT-Nummern zu. Ein Doppelklick genügt, um den vollständigen Inhalt der Rechnung, einschließlich der PDF- und XML-Dokumente, einzusehen – ganz ohne manuelle Zuordnung. Im weiteren Verlauf können geprüfte Rechnungen umgehend und automatisch in deLUXE-ERP angelegt werden.

Integrierter Prüfmechanismus und Fehlererkennung

Das XR-Gateway bietet einen integrierten Prüfmechanismus, der die Nettosummen der Waren sowie Fracht- und Versicherungskosten mit der Gesamtnettosumme abgleicht. So erkennt das System Abweichungen sofort und gibt eine Warnmeldung aus, was zusätzliche Sicherheit und Verlässlichkeit im Verarbeitungsprozess bietet.

Diverse Vorteile und Kosten im Überblick

Effizienz, Sicherheit und Compliance mit dem XR-Gateway

Das XR-Gateway in Kombination mit dem deLUXE-ERP-Modul „E-Invoicing AR Plus“ ist eine wertvolle Erweiterung von deLUXE-ERP und bietet eine automatisierte, sichere Lösung zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Es optimiert Arbeitsprozesse, erleichtert die gesetzeskonforme Archivierung und sorgt dafür, dass die Anforderungen der E-Rechnungspflicht problemlos erfüllt werden. Mit dem XR-Gateway können Unternehmen die digitale Rechnungsstellung effizienter und einfacher gestalten – ein bedeutender Schritt für deLUXE-ERP in Richtung digitale Zukunft.