Seit dem 27. November 2020 hat Deutschland einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz im Geschäftsverkehr gemacht – die Einführung der E-Invoicing-Pflicht auf Bundesebene. Diese bedeutende Veränderung zielte darauf ab, die Prozesse rund um die Rechnungsstellung zu modernisieren und den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Im folgenden versuchen wie den aktuellen Stand der E-Invoicing-Pflicht in Deutschland zu beschreibent, um zu verstehen, wie sich die Rechnungsstellung zwischen Unternehmen ab 01.01.2025 entwickeln wird.

Die E-Invoicing-Pflicht in Deutschland seit 2020

Die E-Invoicing-Pflicht auf Bundesebene wurde am 27. November 2020 wirksam. Dies bedeutet, dass Unternehmen nun gesetzlich verpflichtet sind, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Diese Maßnahme ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer effizienteren und nachhaltigeren Geschäftspraxis. E-Invoicing ermöglicht eine schnellere und kostengünstigere Abwicklung von Rechnungen, reduziert den Papierverbrauch und minimiert die Fehlerquote.

Bundesländer ziehen nach

Neben der bundesweiten E-Invoicing-Pflicht haben einige Bundesländer bereits eigene Verordnungen erlassen. Diese Regelungen können zusätzliche Anforderungen oder Abweichungen von den bundesweiten Vorschriften enthalten. Unternehmen sollten daher die spezifischen Regelungen ihres Bundeslandes im Auge behalten, um sicherzustellen, dass sie die gesetzlichen Anforderungen erfüllen.

Bremen
Format: XRechnung sowie Datenaustauschformate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
Plattform: zERIKA

Baden-Württemberg
Format: XRechnung
Plattform: Zentrales Rechnungsportal

Saarland
Format: XRechnung sowie Datenaustauschformate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
Plattform: Kooperation mit ZRE RLP des Landes Rheinland-Pfalz

Bayern | Berlin | Brandenburg | Hessen | Mecklenburg-Vorpommern | Sachsen | Thüringen
Format: XRechnung sowie Datenaustauschformate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
Plattform: OZG-RE

Rheinland-Pfalz
Format: XRechnung sowie Datenaustauschformate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen
Plattform: ZRE RLP

B2B-E-Invoicing-Pflicht ab 2025

Die Bundesregierung möchte bis 2025 eine B2B-E-Invoicing-Pflicht einführen. Dies bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt alle Unternehmen verpflichtet sein werden, elektronische Rechnungen auszustellen und zu empfangen, wenn sie Geschäfte miteinander tätigen. Diese Maßnahme zielt darauf ab, Umsatzsteuerbetrug und illegale Geschäftspraktiken zu bekämpfen und die Transparenz im Geschäftsverkehr zu erhöhen.

Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für Lieferanten des Bundes

Aktuell sind nicht nur öffentliche Auftraggeber, sondern auch Lieferanten des Bundes zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Der Standard XRechnung repräsentiert hierbei die nationale Ausprägung der Europäischen Norm EN 16931 in Deutschland – also die deutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification). Diese Verpflichtung gilt im Rahmen öffentlicher Aufträge sowie Konzessionen entsprechend § 1 der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV). Damit sind Lieferanten des Bundes dazu angehalten, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu übermitteln, um den Geschäftsprozess zu modernisieren und die Effizienz im öffentlichen Beschaffungswesen zu steigern. Diese Verpflichtung trägt dazu bei, die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Transaktionen zu verbessern und gleichzeitig den Papierverbrauch zu reduzieren.

Die Auswirkungen der Norm EN16931

Hauptsächlich betrifft diese Norm Unternehmen, die öffentliche Auftraggeber haben, doch damit hat sie automatisch Auswirkungen auf die Wirtschaft im Allgemeinen. Mit der Norm EN16931 wird aktuell die europäische Richtlinie für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern umgesetzt (EN 2014/55/EU). Die Norm besagt, dass ab 2020 Rechnungen an öffentliche Behörden in elektronischer Form verschickt werden müssen. Diese Regelung trägt dazu bei, den gesamten Rechnungsstellungsprozess zu vereinheitlichen und die Effizienz zu steigern, insbesondere im Umgang mit öffentlichen Aufträgen.

Vorteile der E-Invoicing-Pflicht

Die Einführung der E-Invoicing-Pflicht in Deutschland bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich:

1. Schnelligkeit: Der elektronische Rechnungsversand ermöglicht es, Rechnungen in Echtzeit zu versenden. Dies beschleunigt den gesamten Abrechnungsprozess erheblich, was wiederum zu einer schnelleren Zahlung und Liquidität führt.
2. Kostenersparnis: Durch den Verzicht auf den Druck von Papierrechnungen, das Kuvertieren und den Versand per Post fallen erhebliche Kosten weg. Dies betrifft nicht nur das Porto, sondern auch den Aufwand für Papier, Tinte und Arbeitszeit.
3. Umweltschutz: Die Reduzierung des Papierverbrauchs und die Minimierung des Transports tragen zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks bei.
4. Bekämpfung von Betrug: Die elektronische Rechnungsstellung erschwert Umsatzsteuerbetrug und fördert die Transparenz.

XRechnung und/oder ZUGFeRD: Die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung

Der digitale Versand von Rechnungen wird sich zukünftig weiterentwickeln und PDF-Dokumente allein werden nicht mehr ausreichen. Künftig werden nur noch strukturierte Datensätze als echte elektronische Rechnungen anerkannt, die effizient ausgetauscht und verarbeitet werden können.

XRechnung: Dieses XML-basierte Format wurde von deutschen Behörden definiert und ist in einigen Bundesländern bereits verpflichtend. Es wird jedoch auch weitverbreitet im B2B-Rechnungsaustausch genutzt.

ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert XML-Daten mit einer PDF-Datei und wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Aktuell besteht keine gesetzliche Pflicht zur Nutzung von ZUGFeRD, dennoch setzen viele private Unternehmen in Deutschland darauf.