Einkaufswesen
Inhaltsverzeichnis
Einkaufsprozesse übersichtlich organisieren
Das deLUXE-ERP Bestellwesen bietet umfangreiche Funktionen zur effizienten und effektiven Beschaffung von Materialien, Leistungen und Dienstleistungen für Unternehmen bereits in der Basisversion. Das System ist darauf ausgerichtet, sämtliche Einkaufsprozesse übersichtlich, termingerecht und effizient zu gestalten, um somit die Materialwirtschaft innerhalb des Unternehmens optimal zu organisieren und zu optimieren.
Dank der automatischen Bestellvorschläge, die auf der Grundlage der Disposition des Auftragswesens generiert werden, erhalten Anwender wertvolle Informationen und Unterstützung bei der reibungslosen Abwicklung von Anfragen, Bestellungen und Liefermahnungen. Diese Funktion ermöglicht einen schnellen, übersichtlichen und zielgerichteten Einkauf, der für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist.
Die Bedarfsermittlung basiert auf einer Vielzahl von Faktoren wie Bedarfsmengen, Mindestbeständen, Mindestbestellmengen sowie weiteren relevanten Aspekten. Dabei werden vorliegende Aufträge, Fehlbestände, unterschrittene Mindestbestände oder der Abverkauf der Artikel berücksichtigt. Einkäufer haben die Möglichkeit, Lieferanten entweder nach dem günstigsten Einkaufspreis auszuwählen oder bei den Stammlieferanten der benötigten Artikel zu bestellen. Diese Flexibilität ermöglicht es, das Beschaffungsmanagement individuell auf die Bedürfnisse und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens auszurichten.
Transparente Prozesse und klare Strukturen sorgen für eine schnelle Abwicklung des Einkaufs
Dazu gehört auch eine effiziente Zuordnung von Wareneingängen zu den reservierten Fehlbeständen. Dies gewährleistet eine reibungslose Weiterverarbeitung der Aufträge über den Liefervorschlag und trägt dazu bei, Lieferverzögerungen und daraus resultierende Kundenzufriedenheit zu minimieren.
Das deLUXE-ERP Bestellwesen unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung ihrer individuellen Einkaufsstrategie, unabhängig davon, ob sie manuell, semi- oder vollautomatisch bestellen. Dabei werden Mitarbeiter in den verschiedenen Prozessen gefördert und bei der Entscheidungsfindung unterstützt, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen. Dies trägt zur Verbesserung der internen Abläufe und zur Steigerung der Produktivität bei.
Darüber hinaus bietet das deLUXE-ERP Bestellwesen eine intuitive Benutzeroberfläche, die es ermöglicht, den gesamten Beschaffungsprozess leicht zu überwachen und zu steuern. Die umfassende Datenverwaltung und -analyse ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen, um entsprechende Maßnahmen ergreifen zu können.
Beschaffungsprozesse effizient und effektiv gestalten
Insgesamt stellt das deLUXE-ERP Bestellwesen eine umfassende Lösung dar, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Beschaffungsprozesse effizient und effektiv zu gestalten. Indem es die Materialwirtschaft optimiert und eine reibungslose Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen ermöglicht, trägt es zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und zur Verbesserung der Geschäftsperformance bei.
Zusätzlich zur Optimierung der internen Abläufe ermöglicht das deLUXE-ERP Bestellwesen auch die Integration von Lieferanten- und Kundeninformationen, um eine umfassende Sicht auf die gesamte Lieferkette zu gewährleisten. Durch die nahtlose Verknüpfung von Einkauf, Lagerhaltung, Produktion und Vertrieb können Unternehmen schneller auf Marktveränderungen reagieren und ihre Kunden besser bedienen.
Die Berücksichtigung von Einkaufshistorien und Lieferantenbewertungen im deLUXE-ERP Bestellwesen erleichtert zudem die Identifizierung von zuverlässigen und leistungsfähigen Lieferanten. Dies hilft Unternehmen, ihre Beschaffungsstrategie kontinuierlich zu verbessern und Risiken in der Lieferkette zu minimieren.
Eine weitere Stärke des deLUXE-ERP Bestellwesens liegt in seiner Skalierbarkeit. Unternehmen jeder Größe und Branche können das System an ihre spezifischen Anforderungen anpassen und so von einer maßgeschneiderten Lösung profitieren, die ihren Erfolg nachhaltig unterstützt.
Module zum Einkaufswesen
Anforderung
Effizientes Bestellmanagement für Rahmenverträge und Einkaufsvereinbarungen: Das deLUXE-ERP Modul „Abrufbestellungen“ ermöglicht Unternehmen eine strukturierte Verwaltung von Bestellungen im Rahmen von Rahmenverträgen, Einkaufskontrakten und Lieferplänen. Dieses Modul unterstützt gezielte Mengenabrufe und hilft, Mengenvorteile und Sonderkonditionen optimal zu nutzen.
Leistungsumfang
Das deLUXE-ERP Modul „Abrufbestellungen“ sorgt für eine strukturierte und transparente Abwicklung von Bestellungen im Rahmen von Rahmenverträgen, Einkaufskontrakten oder Lieferplänen. Alle relevanten Vereinbarungsdaten – wie Artikel, Mengen, Preise und Liefertermine – werden zentral erfasst und übersichtlich verwaltet.
Flexibles Abrufmanagement
Auf Basis einer hinterlegten Abrufbestellung können Freigabeaufträge bedarfsgerecht erstellt werden. Diese enthalten die gewünschten Abrufmengen und Liefertermine und werden nahtlos als reguläre Bestellungen ins System übernommen.
Automatisierte Bestellüberwachung
Das Modul stellt sicher, dass Abrufe nur bis zur vereinbarten Gesamtmenge erfolgen. Eine automatische Fortschrittskontrolle ermöglicht eine präzise Überwachung der verfügbaren Kontingente und unterstützt eine bedarfsgerechte Planung.
Optimierte Beschaffungsprozesse
Mit dem gezielten Einsatz von Abrufbestellungen in deLUXE-ERP werden Lieferketten stabilisiert, Lagerbestände optimiert und Kosten gesenkt. Gleichzeitig erhöht sich die Versorgungssicherheit durch terminierte Lieferabrufe.
Nahtlose ERP-Integration
Das Modul fügt sich perfekt in deLUXE-ERP ein und lässt sich problemlos und von Beginn intuitiv bedienen.
Mehr Kontrolle und Effizienz
Mit dem deLUXE-ERP Modul „Abrufbestellungen“ behalten Sie stets den Überblick über Ihre Einkaufsvereinbarungen und können Bestellungen flexibel und effizient steuern.
Vorteile
- Kostenoptimierung durch gebündelte Bestellungen und bessere Einkaufskonditionen
- Erhöhte Flexibilität bei der Bestellabwicklung durch bedarfsgerechte Abrufe
- Bessere Planbarkeit und Nachverfolgbarkeit von Bestellungen
- Reduzierung von Lagerbeständen durch abgestimmte Lieferabrufe
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP
- Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
Anforderung
Schneller und sicherer Versand von Bestellungen und Lieferanfragen – mit dem deLUXE-ERP Modul „e-Purchase Order“ optimieren Sie Ihre Einkaufsprozesse, indem Sie Lieferantenanfragen, Bestellungen und Lieferanmahnungen direkt aus deLUXE-ERP als PDF per E-Mail versenden können. Dies spart nicht nur Zeit, sondern stellt auch sicher, dass alle relevanten Dokumente zuverlässig beim richtigen Empfänger ankommen.
Leistungsumfang
Das deLUXE-ERP Modul „e-Purchase Order“ ermöglicht einen nahtlosen und automatisierten Versand von Lieferantenanfragen, Bestellungen und Lieferanmahnungen direkt aus dem System, ohne dass manuelle Zwischenschritte erforderlich sind. Alle relevanten Dokumente werden dabei automatisch als PDF-Datei generiert und unmittelbar per E-Mail an den jeweiligen Lieferanten versendet. Dies beschleunigt den gesamten Bestellprozess erheblich, reduziert den administrativen Aufwand und minimiert Fehler, die bei der manuellen Bearbeitung auftreten können.
Vordefinierter, sprachenunabhängiger Standard-E-Mail-Text sorgt für Effizienz
Für eine einheitliche und professionelle Kommunikation wird ein vordefinierter, sprachenunabhängiger Standard-E-Mail-Text als Vorlage verwendet. Dadurch wird sichergestellt, dass alle versendeten Anfragen und Bestellungen in einem konsistenten und klar verständlichen Format erfolgen, unabhängig von der Sprache des Empfängers. Dies erleichtert nicht nur die Kommunikation mit internationalen Lieferanten, sondern stellt auch eine professionelle und strukturierte Darstellung der Bestellungen sicher.
Keine manuelle Schritte beim Versand
Die gesamte Verarbeitung erfolgt im Hintergrund, sodass der Anwender sich nicht um die manuelle PDF-Erstellung oder den Versand kümmern muss. Sobald eine Bestellung oder Anfrage erstellt wird, übernimmt das System automatisch die Generierung des Dokuments und versendet es an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Lieferanten. Dieser vollständig automatisierte Ablauf sorgt für eine reibungslose und unterbrechungsfreie Arbeitsweise, da der Bestellprozess nicht durch manuelle Eingriffe oder Verzögerungen beeinträchtigt wird.
Nach dem erfolgreichen Versand wird jede versendete Lieferantenanfrage, Bestellung oder Mahnung eindeutig gekennzeichnet, um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Zusätzlich wird ein Eintrag in die Bestellhistorie vorgenommen, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wann und an wen das Dokument verschickt wurde. Diese transparente Dokumentation stellt sicher, dass alle relevanten Informationen jederzeit abrufbar sind und ermöglicht eine zuverlässige Kontrolle über den gesamten Bestellprozess.
Mit dem Modul „e-Purchase Order“ wird der gesamte Prozess des Bestellversands erheblich effizienter, sicherer und transparenter. Unternehmen profitieren von einer erheblichen Zeitersparnis, reduzierter Fehleranfälligkeit und einer optimierten Kommunikation mit ihren Lieferanten. Die automatische Verarbeitung sorgt für eine lückenlose Dokumentation, verbessert die Nachverfolgbarkeit und ermöglicht eine effizientere Zusammenarbeit entlang der gesamten Lieferkette.
Vorteile
- Zeitersparnis durch automatisierten E-Mail-Versand direkt aus deLUXE-ERP
- Fehlerminimierung durch standardisierte Vorlagen und automatisierte Prozesse
- Transparenz und Nachverfolgbarkeit durch Kennzeichnung und Historieneinträge
- Nahtlose ERP-Integration ohne zusätzlichen manuellen Aufwand
- Effiziente Lieferantenkommunikation für schnellere Bestellprozesse
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP
- deLUXE-ERP „RobotClient“
- Vorhandener E-Mail-Server
- Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
Anforderung
Wer in seinem täglichen Geschäft Kunden individuelle Preise unterbreitet oder von stark schwankenden Wechselkursen abhängig ist, braucht die aktuellen Artikelinformationen seines(r) Lieferanten. Im Tagesgeschäft bedeutet dies viele einzelne Telefonate oder/und Anfragen bei unterschiedlichen Lieferanten.
Leistungsumfang
Vollautomatisch wählt sich der eCatcher auf beliebig vielen – vorher definierten – FTP-Servern ein, fragt die dort veröffentlichen (auch individuelle) Preislisten ab und überträgt die angefragten Artikeldaten in das ERP-System deLUXE – ohne Mehraufwand. Wie oft die Abfrage gestartet wird, ist individuell einstellbar: z.B. täglich oder stündlich.
Händler arbeiten so automatisch mit aktuellen Daten und verfügen über alle relevanten Informationen direkt im deLUXE-ERP, um Ihren Kunden sofort attraktive Preise, Lieferzeiten, etc. zu nennen. Alle übertragenen Informationen liegen sofort im gewünschten Format in deLUXE-ERP vor und brauchen nicht von Hand eingepflegt oder weiterbearbeitet zu werden. Neben der Zeitersparnis ist die größere Markttransparenz ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Des weiteren wird durch den Einsatz der eCatcher Einkaufssoftware im Normalfall mindestens 1 Prozent Einsparung auf das Jahreseinkaufsvolumen erzielt.
Weiterhin kann der eCatcher Unternehmen helfen, ihren Beschaffungsprozess weiter zu verbessern und das Auftragswesen noch effektiver mit der Beschaffung zu verknüpfen, so daß sich die Investitionskosten für den eCatcher schon im ersten Jahr nach der Anschaffung armortisieren können.
Mit der Einkaufssoftware eCatcher und der ERP-Lösung deLUXE erhalten IT-Händler nicht nur zeitnah einen Überblick über Produkte, Preise, Lagermenge, etc. wichtiger Distributoren – sondern steigern gleichzeitig Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Vorteile
- Alle übertragenen Informationen liegen sofort im gewünschten Format in deLUXE-ERP vor.
- Größere Markttransparenz.
- Verbessert Ihren Beschaffungsprozess.
- Steigert Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
Voraussetzungen
- deLuxe-ERP
- Die Freischaltung des Moduls erfolgt über FUCHS EDV GmbH
Anforderung
Einkaufspreise sind einem ständigen Wandel unterworfen. Lieferanten informieren Unternehmen regelmäßig über bevorstehende Preiserhöhungen oder -senkungen für bestimmte Artikelgruppen, die zu festgelegten Stichtagen in Kraft treten. Diese Änderungen haben direkte Auswirkungen auf die Kostenkalkulation, die Marge und letztlich die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens.
In der Praxis führt dies dazu, dass Einkaufspreise manuell zum jeweiligen Stichtag aktualisiert werden müssen. Dies kann durch eine manuelle Anpassung jedes einzelnen Artikels oder über den Import von Preisdaten erfolgen. Beide Methoden sind jedoch zeitaufwendig, fehleranfällig und im Falle von großen Artikelbeständen nur schwer effizient zu bewältigen. Eine automatisierte Lösung ist daher für Unternehmen, die regelmäßig mit Preisänderungen zu tun haben, unerlässlich.
Leistungsumfang
Das deLUXE-ERP Modul „Artikel EK-Stichtag“ bietet eine komfortable und vollständig automatisierte Lösung für die Verwaltung von Einkaufspreisänderungen. Anstatt jeden Artikel manuell zu bearbeiten oder externe Datenimporte durchzuführen, können neue Einkaufspreise frühzeitig im System hinterlegt und automatisch zum Stichtag aktiviert werden.
Dadurch wird sichergestellt, dass Preisänderungen rechtzeitig umgesetzt werden, ohne dass der Einkauf oder das Controlling manuell eingreifen muss. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern, die bei einer manuellen Preisaktualisierung auftreten können.
Funktionalitäten im Detail
- Frühzeitige Vormerkung von Einkaufspreisänderungen
Unternehmen können zukünftige Einkaufspreise direkt in deLUXE-ERP erfassen und einer bestimmten Artikelgruppe oder einzelnen Artikeln zuweisen. Diese Werte bleiben bis zum Stichtag inaktiv und werden erst zum festgelegten Termin automatisch übernommen. - Automatische Aktivierung zum Stichtag
Das System überprüft in regelmäßigen Abständen die hinterlegten Preisänderungen und setzt sie automatisch in Kraft, sobald der festgelegte Stichtag erreicht ist. Eine manuelle Kontrolle ist nicht mehr erforderlich. - Unterstützung für Staffelpreise
Das Modul berücksichtigt nicht nur Standard-Einkaufspreise, sondern auch gestaffelte Einkaufspreise. Unternehmen, die von Lieferanten Mengenrabatte erhalten, können diese ebenso im Voraus definieren. Die automatische Anpassung stellt sicher, dass sowohl reguläre als auch Staffelpreise zum richtigen Zeitpunkt gültig werden. - Nachvollziehbare Preisänderungshistorie
Jede Änderung am Einkaufspreis wird in einer detaillierten Historie festgehalten. Dies betrifft sowohl die Anpassungen für Hauptlieferanten als auch die Änderungen bei vorhandenen Staffelpreisen. Unternehmen behalten so stets den Überblick über vergangene Preisentwicklungen und können bei Bedarf frühere Preisstrukturen einsehen. - Minimierung von Fehlerquellen
Da Einkaufspreise oft eine direkte Auswirkung auf die Kalkulation von Verkaufspreisen haben, können Fehler bei der Preisaktualisierung erhebliche finanzielle Folgen haben. Das Modul eliminiert dieses Risiko, indem es sicherstellt, dass Preisänderungen zuverlässig und termingerecht übernommen werden. - Verbesserte Planung und Kalkulation
Durch die vorausschauende Erfassung und automatische Umsetzung von Einkaufspreisänderungen können Unternehmen ihre Preisstrategie besser planen. Anstehende Kostensteigerungen oder -senkungen können frühzeitig in die Kalkulation einfließen, sodass Margen erhalten bleiben und betriebswirtschaftliche Entscheidungen fundierter getroffen werden können.
Einkaufspreise automatisch und termingerecht anpassen
Das Modul „Artikel EK-Stichtag“ ist eine essenzielle Erweiterung für Unternehmen, die regelmäßig mit sich ändernden Einkaufspreisen konfrontiert sind. Es ermöglicht eine präzise Planung und eine automatisierte Umsetzung von Preisänderungen, wodurch betriebswirtschaftliche Prozesse effizienter gestaltet werden können.
Durch den Einsatz dieser Lösung lassen sich manuelle Arbeiten reduzieren, Fehler vermeiden und Einkaufsstrategien langfristig optimieren. Unternehmen profitieren von einer höheren Transparenz und einer verbesserten Kontrolle über ihre Einkaufskosten.
Nutzen Sie das Modul „Artikel EK-Stichtag“, um Preisänderungen intelligent zu verwalten und Ihre Unternehmensprozesse weiter zu optimieren.
Vorteile
- Zeitersparnis: Die automatische Preisänderung reduziert den manuellen Arbeitsaufwand erheblich.
- Fehlerminimierung: Durch den Wegfall der manuellen Eingabe werden potenzielle Fehlerquellen ausgeschlossen.
- Flexibilität: Unternehmen können Preisänderungen individuell pro Artikel oder für ganze Gruppen vorplanen.
- Historienfunktion: Alle Preisänderungen sind jederzeit nachvollziehbar.
- Optimierte Kalkulation: Einkaufspreise sind stets aktuell, wodurch Verkaufspreise besser kalkuliert werden können.
Voraussetzungen
- deLUXE-ERP
- deLUXE-ERP „RobotClient“
Der Einkauf ist ein entscheidender Bestandteil für den Erfolg eines Unternehmens
In diesem Zusammenhang spielen Faktoren wie Preis, Qualität und Lieferzeit eine zentrale Rolle. Darüber hinaus sind eine präzise und termingerechte Bedarfsplanung, eine effiziente Verwaltung von Lagerbeständen und die erfolgreiche Zusammenarbeit mit Lieferanten von entscheidender Bedeutung.
Das in deLUXE-ERP integrierte Bestellwesen unterstützt Unternehmen dabei, den gesamten Beschaffungsprozess zu optimieren und zu automatisieren. Durch diese Effizienzsteigerung können nachhaltige Einsparungen erzielt und die unternehmerischen Ressourcen gezielter eingesetzt werden. Das System deckt eine Vielzahl von Aspekten ab, die für den Einkauf relevant sind. Dazu gehören beispielsweise die Auswahl geeigneter Lieferanten durch Preisvergleiche, die Erstellung von Dispositionsvorschlägen, die Automatisierung des Bestellprozesses, die Verwaltung von Wareneingängen, die Retourenabwicklung (RMA), die Rechnungseingangskontrolle sowie die Steuerung von Mindest- und Ziellagerbeständen, um eine ausreichende Verfügbarkeit von Waren und Materialien zu gewährleisten.
Dank deLUXE-ERP sind alle relevanten Daten für das Bestellwesen jederzeit verfügbar, wenn sie benötigt werden. Dies ermöglicht eine reibungslose und effiziente Beschaffung und trägt dazu bei, die betrieblichen Abläufe zu optimieren. Durch die Integration von deLUXE-ERP in den Einkaufsprozess können Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungen stärken und die Zusammenarbeit mit diesen Partnern verbessern. Gleichzeitig hilft es, die unternehmensinternen Prozesse zu straffen und die gesamte Wertschöpfungskette effektiver zu gestalten.
Zusammenfassend bietet deLUXE-ERP eine umfassende Lösung zur Optimierung des Beschaffungsprozesses, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Einkaufsstrategien besser umzusetzen und langfristig erfolgreich zu sein. Durch die Steigerung der Effizienz und die Reduzierung von Kosten können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit erhöhen und gleichzeitig eine hohe Kundenzufriedenheit sicherstellen.