Bestellungsliste
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Felder der Datei Bestellungen
Bedeutung der Felder:
- BE_Nummer -> Bestellnummer
- BE_Datum -> Angelegt am / Datum
- BE_Kuerzel -> Angelegt von / Benutzerkürzel
- BE_UserNr -> Angelegt von / Benutzernummer
- LF_Nummer -> Lieferantennummer
- Anschrift -> Lieferanschrift
- Kurzform -> Kurzform des Lieferanten
- FLAG_Gedruckt -> Gedruckt (wahr/falsch)
- Bemerkung -> Text Bemerkung
- Summe -> Summe Netto
- LF_Kundennr -> Ihre Kundennummer beim Lieferanten
- Fusstext -> Text Fusstext
- Unfrei -> (wahr/falsch)
- Versandart -> Versandart (Textfeld)
- Referenz ->
- Lieferanschrift -> Lieferanschrift
- Liefer_Datum -> Lieferdatum
- Intern1 ->
- Storno_Flag -> Storno (wahr/falsch)
- Intern2_Preis ->
- Telefax -> Faxnummer des Lieferanten
- InterneBemerkung -> Textfeld
- Sonderfeld_Aus -> (wahr/falsch)
- Waehrung -> Nr. der Währung / Zahlenfeld
- DM_Summe -> Nettowert in EUR / Basiswährung
- Telefon -> Telefonnummer des Lieferanten
- Ihr_Zeichen -> Referenztextfeld
- Angebot_Nr -> Angebotsnummer
- Angebot_Datum -> Angebotsdatum
- Durchwahl -> Telefonnummer des gewählten Ansprechpartners / Lieferant
- Unser_Zeichen -> Unser Zeichen / Benutzerkürzel
- Auftrag_Nr -> Auftragsnummer
- Veraenderbar -> (wahr/falsch)
- Gefaxt -> (wahr/falsch)
- Abrufauftrag -> (wahr/falsch)
- Abruf_von_Nr ->
- Sprache_Typ ->
- Offen -> (wahr/falsch)
- RabattProzen -> Rabatt in Prozent
- RabattBetrag -> Rabatt Betrag
- RabattBasis -> (wahr/falsch)
- Lieferwoche -> ...
- Lieferjahr -> ...
- Druckart ->
- Lieferanmahnung -> Datum
- Termin_zweifelhaft -> (wahr/falsch)
- Freigegeben_von ->
- Waehrungskurs -> ...
- WaehrungskursFix -> (wahr/falsch)
- Produktionsauftrag_am ->
- Uebertragen -> (wahr/falsch)
- Export_Datum ->
- Zusatz_Fƒr_SN ->
- Mailadresse ->
- BestellMailDatum ->
- BestellMailFehlertext ->
- Direktlieferung -> (wahr/falsch)
Überblick
Das Warenwirtschaftssystem deLUXE-ERP bietet Ihnen die Möglichkeit, Waren bei Lieferanten zu bestellen.
Dabei stehen Ihnen verschiedene Varianten der Bestellung zur Verfügung. Diese Varianten unterscheiden sich vor allem darin, ob und wie Ihnen automatisch bestimmte Artikel und/oder Mengen zur Bestellung vorgeschlagen werden.
Das folgende Schaubild stellt die Varianten im Überblick dar, daher gliedert sich diese Dokumentation wie folgt:
Direkte Erfassung
Sie können eine Bestellung direkt erfassen, indem Sie in den Bereich „Bestellungen“ wechseln und dort über das Menü „Bestellungen / neu erfassen“ manuell eine Bestellung anlegen. Sie haben die Möglichkeit, über den Lieferanten einzelne Positionen in die Bestellung aufzunehmen. Die gewünschte Bestellmenge können Sie direkt eingeben oder anhand des Melde- und Zielbestands errechnen und vorschlagen lassen.
Informationen zur Vorgehensweise bei der manuellen Erfassung einer Bestellung auch unter Verwendung eines Mengenvorschlags und eine Erläuterung der Bestelleingabemaske finden Sie im Bereich Bestellmaske.
Bestellungen aus der Artikelliste
Bevor Sie eine Bestellung anlegen, haben Sie die Möglichkeit alle gewünschten Artikel bereits aus dem Bereich „Artikel“ in die Bestellung zu übernehmen.
Hierfür gibt es zwei Varianten:
- Verwendung von Mengenoperationen (Menü „Mengen / Zu Menge X hinzufügen“)
- Einsatz des Bestellvorschlags (Menü „Bestellwesen / Bestellvorschläge“) mit anschließender Übernahme in die Bestellvormerkliste (Menü „Bestellwesen / Bestellvormerkliste“)
Darüber hinaus wird Ihnen hier erläutert, wie Sie Melde- und Zielbestände, welche die Basis zur Berechnung von Bestellvorschlägem bilden, neu errechnen und einrichten können.
Bestellungen aus einem Auftrag
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Bestellungen aus einem Auftrag heraus zu tätigen. Dies macht vor allem dann Sinn, wenn Sie ihre Artikel auf Basis der Aufträge nachbestellen möchten.
Auch hier haben Sie zwei Möglichkeiten:
- über die Bestellvormerkliste (Menü „Positionen / in Bestellvormerkliste“)
- über den Transferspeicher (Menü „Spezial / Transferspeicher füllen“)
Welche Methode für Sie am besten geeignet ist hängt davon ab, ob Sie eher eine kleine Anzahl an Lieferanten haben, bei denen höhere Stückzahlen an Standardartikeln bestellt werden, oder ob Sie eine große Anzahl an Lieferanten haben, bei denen Sie auftragsbezogen individuell gefertigte Ware ordern.
Weitere Informationen finden Sie hier.
Druckmöglichkeiten
Wenn Sie bereits eine Bestellung getätigt haben, verfügen Sie über mehrere Möglichkeiten, diese auszudrucken.
Direkte Erfassung von Bestellungen
Im Bereich „Bestellungen“ können Sie eine Bestellung manuell anlegen. Prinzipiell erfordert der Bereich Bestellungen in ihrem deLUXE-ERP, dass Sie in Ihren Artikeln Lieferanten hinterlegen, die in Ihren Anschriften über eine Lieferantennummer zugeordnet sind. Denn Bestellungen werden über den Lieferanten angelegt.
Bestellmaske
- Um in die Bestellmaske zu gelangen gehen Sie im Menü „Bestellungen“ auf die Funktion „Neu anlegen“.
Es öffnet sich nachfolgendes Fenster:
- Zuerst müssen Sie der Bestellung einen Lieferant zuweisen.Geben Sie in das Feld „Lieferant“ die Lieferantennummer oder in das Feld „Kurzform“ die Adresskurzform des jeweiligen Lieferanten ein.
- deLUXE-ERP listet alle Artikel auf, bei denen der gewählte Lieferant als Hauptlieferant im Artikelstamm hinterlegt wurde (die maximale Menge ist einstellbar). Sie haben auch die Möglichkeit, den gewünschten Artikel im Suchmodus zu selektieren.
- Sollen alle Artikel aufgeführt werden, bei denen der gewählte Lieferant als Ersatzlieferant geführt wird, muss das Aufklappmenü am rechten Rand von „Hauptlieferant“ auf „Ersatzlieferant“ gesetzt werden.
- Um Artikel in die Bestellpositionsliste zu übernehmen, machen Sie einen Doppelklick auf den jeweiligen Artikel. deLUXE-ERP übernimmt diesen Artikel in das untere, „aktive" Bestellfenster mit der Menge „0“. Hier können Sie anschließend die Bestellmengen festlegen oder evtl. Preiskorrekturen vornehmen.
- Um einen schnellen Überblick über Artikel und Lieferanten zu erhalten, markieren Sie den gewünschten Artikel in der Auswahlliste und rufen Sie über die Funktionstaste F8 das "Informationsfenster" auf. Diese Funktion steht Ihnen übrigens auch an anderer Stelle zur Verfügung (Angebote, Aufträge).
Sie erhalten ein Dialogfenster mit 7 Reitern:
- Über die Reiter „Positionen" und „Zusätze" können Sie zwischen der eigentlichen Bestellung und dem Informationspart wechseln.
- Im Reiter „Zusätze“ können Sie Informationen, wie Bestelldatum, Versandart, Lieferdatum für die komplette Bestellung, abweichende Lieferadresse, interne Bestellinformationen usw. eintragen.
- Wurden alle Angaben in der Bestellung erfasst, kann die Bestellung verbucht werden (Menü "Spezial / Verbuchen"). Erst dann gilt diese Bestellung als bestätigt und steht im Bereich Wareneingänge und in der Bestellrückverfolgung zur Verfügung.
Verwendung von Mengenvorschlägen
- In der Bestellmaske haben Sie die Möglichkeit mit Mengenvorschlägen zu arbeiten. Voraussetzung dazu ist, dass Sie in den Artikeln Melde- und Zielbestände eingegeben haben. Sie können diese Bestände auch errechnen lassen.
- „Meldebestand“ bedeutet, dass ab dieser Lagermenge ein Bestellvorschlag für den Artikel gemacht wird. Der Bestellvorschlag erfolgt jedoch nur, wenn die Funktion „Bestellvorschläge“ aufgerufen wird. Es erfolgt keine automatische Warnung!
- Der „Zielbestand“ ist die Lagermenge, die deLUXE-ERP durch den Bestellvorschlag erreichen möchte. Dabei werden bereits laufende Bestellungen berücksichtigt.
- Ist das Auswahlfeld "Mengenvorschlag" aktiviert, wird ein ausgewählter Artikel nicht mit Menge Null, sondern gleich mit dem passenden Mengenvorschlag in die Bestellung eingefügt. Der Bestellvorschlag errechnet sich aus eingetragenem Melde- und Zielbestand.
- Diese Art des Mengenvorschlags ist jedoch stark vereinfacht und berücksichtigt lediglich die Lagermenge gegenüber der reservierten Artikelmenge (z.B. ergibt eine Lagermenge von 5 Stück und eine reservierte Menge von 60 einen Mengenvorschlag von 55, bei einem Zielbestand von 60).
Bestellungen aus der Artikelliste
Für die Übernahme von ausgewählten Artikeln in eine Bestellung haben Sie, wie bereits erwähnt, zwei Möglichkeiten:
- Sie können ausgewählte Artikel in einer Menge speichern und anschließend für jeden Lieferanten in die Bestellung holen.
- Sie können auch das Bestellvorschlagswesen verwenden, dass Ihnen automatisch die Artikel vorschlägt, die laut Meldebestand neu geordert werden müssen.
Bestellungen über Menge A, B oder C
Innerhalb der Artikelliste kann eine beliebige Auswahl von Artikeln zu einer von insgesamt zwei vorhandenen, frei verwendbaren Mengen (Menge A und Menge B) hinzugefügt werden.
Wenn beide Mengen gefüllt sein sollten, können damit auch Mengenoperationen durchgeführt werden (Schnittmenge, Ausschlussmengen „A und nicht B“ und „B und nicht A“, Vereinigungsmenge).
Das Ergebnis der Mengenoperationen ist immer die Ergebnismenge (Menge C). Eine Menge lässt sich auch auf der Festplatte abspeichern und von dort wieder laden.
Gehen Sie jetzt, wie in Kapitel 1 beschrieben, in die Bestellmaske und wählen den Lieferanten aus, bei dem Sie bestellen wollen.
Anschließend können Sie die, in der Menge befindlichen, Artikel in die Bestellung laden. Dabei können Sie jede der drei Mengen verwenden.
Aus der so erzeugten Vorauswahl können die Artikel dann mit Doppelklick in die Bestellpositionsliste übernommen werden.
Bestellungen über Bestellvorschlag und Bestellvormerkliste
- Um die Nachbestellung von Artikeln zu automatisieren und eine Hilfe für die Errechnung sinnvoller Lagermengen zu erhalten, haben Sie die Möglichkeit, in deLUXE-ERP das Bestellvorschlagswesen im Artikelbereich zu nutzen. Dies finden Sie im Bereich „Artikel“ im Menü „Bestellwesen“.
- Im automatischen Bestellvorschlagswesen werden Informationen aus Verkauf (Bestellmengen im Auftrag), Lager (Mindest-/Höchstmengen) sowie Einkauf (Konditionen) verknüpft und weiterverarbeitet. Die Funktion „Bestellvorschläge“ in deLUXE-ERP beobachtet automatisch vorhandene Abweichungen von Materialbestand und Materialbedarf.
- Haben sich aufgrund von Materialverbrauch durch Verkauf Abgänge im Lagerbestand ergeben, werden die betroffenen Artikel beim nächsten Aufruf der Bestellvorschlags-Funktion automatisch zur Bestellung vorgeschlagen. Das Bestellvorschlagswesen berücksichtigt darüber hinaus auftragsbezogene Bestellmengen (inkl. Reservierungen), die im Auftrag eingegeben wurden.
- Eine Bestandsaufnahme über die Artikel, die nachbestellt werden müssen, erhalten Sie im Bereich Artikel im Menü „Bestellwesen“. Dort steht Ihnen die Funktion „Bestellvorschläge“ zur Verfügung, mit der diese Artikel gefunden werden. deLUXE-ERP orientiert sich hierbei an den Werten, die als Melde- und Zielbestand beim Artikel eingetragen wurden.
- Um einen automatischen Bestellvorschlag zu erhalten, markieren Sie den oder die zu überprüfenden Artikel in der Artikelliste.
- Wählen Sie dann aus der Artikelliste über das Menü „Bestellwesen“ die Funktion „Bestellvorschläge“.
- Eine Dialogbox mit der Anzahl der zu überprüfenden Artikel erscheint. Sie können hier die Sortierreihenfolge auswählen. Außerdem können Sie entscheiden, ob die Menge in offenen Aufträgen berücksichtigt werden sollen. In diesem Fall wird für jeden Artikel geprüft, ob noch offene Aufträge zu diesem Artikel existieren. Diese offene Auftragsmenge wird dann bei der Errechnung der Bestellvorschläge berücksichtigt. Die reservierten Mengen werden nicht in diese Auftragsmenge eingerechnet, da sie bereits in einer extra Spalte berücksichtigt werden.
Bestellvorschläge suchen:
Der Aufbau der Bestellvorschlagsliste kann je nach Anzahl der selektierten Artikel eine Weile dauern.
Anschließend erhalten Sie eine Liste für die zu bestellenden Artikel. Wenn mehrere Lieferanten für einen Artikel eingetragen wurden, stehen die Ersatzlieferanten unter dem Hauptlieferanten. Der Einkaufspreis für die vorgeschlagene Bestellmenge und die Lieferzeit sind hinter dem jeweiligen Lieferanten aufgeführt.
Per Doppelklick auf eine Lieferantenzeile können Sie den Artikel direkt in die Bestellvormerkliste übertragen. In einer Dialogbox werden Sie vorher nach der gewünschten Menge gefragt. Dabei ist die von deLUXE-ERP errechnete Bestellmenge bereits als Vorschlag eingetragen. Als Kennzeichnung erscheint die Menge anschließend mit dem Hinweis „BVL“ in der Bestellvorschlagsliste.
Bestellvormerkliste:
Die Aufgabe der Bestellvormerkliste ist das Vor-Erfassen von zu bestellenden Artikeln und das (erneute) Zuordnen eines Lieferanten. Aus der Bestellvormerkliste können dann die gewünschten Artikel automatisch in passende Bestellungen übertragen werden.
Die Bestellvormerkliste finden Sie im Bereich Artikel im Menü „Bestellwesen“ unter „Bestellvormerkliste“.
Die Bestellvormerkliste erspart das manuelle Anlegen von Bestellungen und das Selektieren der zu bestellenden Artikel.
In der Bestellvormerkliste wird jeder Eintrag mit einem Status versehen:
- 0 = Lieferant unklar
- 1 = Lieferant gewählt, Eintrag bereit für die Übertragung
- 2 = Eintrag aktiviert, wird beim nächsten Erstellen von Bestellungen berücksichtigt
- 3 = Eintrag in Bestellung übertragen
Bestellvormerkliste:
Die Einträge aus der Bestellvorschlagsliste haben automatisch den Status 1, da sie bereits einen Lieferanten in der Liste gewählt haben.
So bestellen Sie über die Bestellvormerkliste:
1) Ordnen Sie den Einträgen mit „Status 0“ einen Lieferanten zu.
2) Markieren Sie die gewünschten Einträge mit „Status 1“ (Lieferant ist zugewiesen) und wählen Sie im Menü die Funktion „Spezial / Für Bestellung aktivieren“.
3) Rufen Sie im Menü die Funktion „Spezial / Bestellung generieren“ auf. Es werden dann alle Einträge mit dem „Status 2“ verarbeitet und in das Bestellwesen übertragen.
4) Die Artikel mit "Status 3" sind in den Bestellungen zu finden.
Melde und Zielbestände berechnen
Um die Melde- und Zielbestände auf Basis des realen Warenausganges errechnen zu lassen, finden Sie in der Artikelliste im Menü „Bestellwesen“ die Funktion „Meldebestand errechnen...“ .
Melde- und Zielbestand errechnen lassen:
Meldebestände berechnen
Diese Funktion prüft für die markierten Artikel die Warenausgänge innerhalb des angegebenen Zeitraumes und errechnet daraus einen Tagesschnitt.
Geben Sie zum Beispiel 90 Tage an und es wurden in diesem Zeitraum 350 Warenausgänge registriert, erhalten Sie einen Tagesschnitt von 3,88 Einheiten. Zu jedem Artikel können Sie hierzu im Reiter „Lieferanten“ (2. Reiter) den Faktor für den Melde- und den Zielbestand angeben. Ein Faktor 7 (Tage) würde den Meldebestand in unserem Beispiel wie folgt berechnen: 3,88 * 7 = 27 (gerundet).
Der Faktor für den Meldebestand ergibt sich aus der kürzest möglichen Lieferdauer (Bestellung bis Wareneingang) beim Lieferanten, der Faktor für den Zielbestand aus dem für Sie idealen Bestell-/Lieferintervall. Diese Funktion hilft also dabei, den Melde- und Zielbestand in Abhängigkeit vom tatsächlichen Verbrauch zu bringen.
Nach dem Aufruf der Funktion erscheint ein Dialogfenster mit der Angabe der ausgewählten Artikel und dem Zeitintervall zur Berechnung des Tagesdurchschnitts.
Faktoren für Berechnung +/- verändern
Die Funktion „Meldebestand errechnen“ im Menü „Bestellwesen“ in der Artikelliste wurde erweitert. Neben der bisherigen Funktion zum Berechnen auf Basis der Verkaufswerte, kann nun ein direktes Erhöhen oder Vermindern der Melde- und Zielbestände erfolgen.
Im unteren Bereich Faktor „Meldebestände +/- verändern“ wird zuerst ausgewählt welche Werte verändert werden sollen (mit den Checkboxen Faktor für Meldebestand verändern und Faktor für Zielbestand verändern).
Die Veränderung wird positiv (+ x Einheiten) oder mit negativem Vorzeichen (- x Einheiten) angegeben.
Mit dem Minimum Wert kann eine Untergrenze gesetzt werden. Wird durch die Berechnung dieser Wert unterschritten, dann wird der Minimum Wert eingesetzt.
Bestellwesen über den Auftrag
Wie bereits in dem Einleitungskapitel erwähnt verfügen Sie über zwei Möglichkeiten auftragsbezogene Bestellungen zu tätigen.
Analog zu Kapitel 4.2. "Bestellvorschlag und Bestellvormerkliste" können Sie innerhalb eines Auftrags die Bestellvormerkliste füllen. Darüber hinaus können Sie aber auch den Transferspeicher benutzen. Dieser überträgt nicht nur die Menge benötigter Waren in die Vorschlagliste, sondern überträgt auch noch die Beschreibung des Artikels. Dies ist vor allem bei auftragsindividuellen Ausprägungen in der Bestellung vorteilhaft.
Bestellungen über die Bestellvormerkliste
Um innerhalb eines Auftrages Artikel in die Bestellvormerkliste zu übertragen, wählen Sie im Menü Positionen die Funktion „In Bestellvormerkliste“. Hiermit wird die Bestellvormerkliste auftragsbezogen mit der/den gewählten Positionen gefüllt.
Wenn Sie nun über die Bestellvormerkliste bestellen wollen, gehen Sie, wie in Kapitel 4.2. beschrieben vor:
- Wechseln Sie in Ihre Bestellvormerkliste
- Ordnen Sie Ihren Positionen Lieferanten zu
- Aktivieren Sie Ihre Positionen für die Bestellung
- Generieren Sie eine Bestellung
Bestellungen über den Transferspeicher
Eine weitere Möglichkeit um auftragsbezogene Bestellungen durchführen zu können, ist die Nutzung des Transferspeichers im Auftragswesen. Der Transferspeicher ist eine Art große Zwischenablage, in der alle Positionen mit Mengen gespeichert werden. Diesen Transferspeicher können Sie in Bestellungen abrufen und einsetzen lassen. Dabei werden auf Wunsch auch die individuellen Beschreibungstexte der Positionen übernommen. Die Funktion eignet sich also für auftragsbezogene Bestellungen mit individuellen Ausprägungen. Drei Optionen steuern die Menge, die in den Transferspeicher übertragen wird. Sie können die volle Auftragsmenge, die Fehlmenge laut Lagerbestand oder die Fehlmenge laut Reservierung (wenn zuvor reserviert wurde) übertragen.
Das Speichern der Auftragspositionen in den Transferspeicher im Auftrag kann auch mit der Tastenkombination Großschreibtaste & Befehlstaste(Apfel) und S erfolgen. Sie erhalten einen Hinweis, dass die Daten gespeichert wurden.
Falls in einem Auftrag die Artikel von verschiedenen Lieferanten kommen (z.B. Position 1 kommt von Lieferant A, Position 2 kommt von Lieferant B), müssen natürlich mehrere Bestellungen hintereinander angelegt, der Lieferant gesucht und der Transferspeicher ausgelesen werden.
Der Transferspeicher ist eine Hilfe, um Artikel mit Menge und veränderter Beschreibung in eine Bestellung übernehmen zu können. In der Bestellung können Sie sich die Artikel anzeigen oder auch direkt mit Menge und Beschreibung einsetzen lassen.
Die Checkbox aktivieren gemäß der folgenden Bilder:
Um den Transferspeicher aus einem Auftrag heraus zu füllen, gehen Sie innerhalb des Auftrags über das Menü „Spezial / Transferspeicher füllen“.
Wechseln Sie jetzt in Ihre Bestellung und gehen Sie über das Menü „Positionen“ und wählen „Transferspeicher einsetzen...“.
Druckmöglichkeiten (Preisanfrage / Lieferanmahnung)
Für den Ausdruck einer Bestellung stehen Ihnen 3 verschiedene Layouts zur Verfügung:
Die Druckart ist in der Bestellmaske einstellbar (oben links, Auswahlfeld "Druckart").
1. Bestellung
- Die Bestellung ist als solche nur druckbar, wenn Sie bereits verbucht wurde (Verbuchung in Bestellmaske, Menü "Spezial / verbuchen...")
2. Preisanfrage
- Druckart "Preisanfrage" ist für offene und bereits verbuchte Bestellungen möglich.
3. Liefermahnung
- Druckart "Liefermahnung" ist für offene und bereits verbuchte Bestellungen möglich.
Vorgehensweise:
- Drucklayout in der Bestellmaske als Druckart auswählen und speichern.
- In der Bestellliste die gewünschte Bestellung markieren.
- Druck erfolgt über Menü "Ablage / Dokument drucken..."
Bestellliste Zeichenerklärung
In ihrer Listenansicht im Bereich Bestellung finden Sie unterschiedliche Farben und Zeichen vor. Hier eine kleine Übersicht und Erklärung aller Zeichen und Farben:
| Farblos: | Bestellung |
| Rot: | Liefermahnung |
| Grün: | Preisanfrage |
| Braun: | Produktionsauftrag |
| Blau: | Speditionsauftrag |
| --- | |
| O: | Offen |
| ?: | Unverbucht |
| A: | Abrufbestellung |
| --- | |
| F: | Bestellung wurde gefaxt |
| M: | Bestellung wurde per eMail versandt |
| X: | Fehler bei Übertragung eMail oder Fax |
| --- | |
| S: | Bestellung wurde storniert |
Beispiele:
