Installation und Updates

deLUXE-ERP wird laufend weiterentwickelt. Dies sind vorwiegend neue Funktionen, aber auch von Kunden angeregte Verbesserungen die wir auf einer Liste sammeln und zeitnah in ein Programupdate einpflegen. So bleiben unsere Kunden immer auf dem aktuellen Stand hinsichtlich Funktionalität, Steuerrecht und anderen Rahmenbedingungen.

Sehr geehrte deLUXE-ERP Anwenderin,

Sehr geehrter deLUXE-ERP Anwender,

diese Installationshinweise sollen eine Hilfestellung für das Update auf die aktuelle deLUXE-ERP Version sein. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können ohne Vorankündigung geändert werden, außerdem stellen Sie keine Verpflichtung seitens FUCHS EDV dar. Ohne ausdrückliche Genehmigung von FUCHS EDV darf diese Dokumentation nur für persönliche Zwecke verwendet werden. Für die Verwendung dieses deLUXE-ERP Updates gilt der gültige deLUXE-ERP Softwarelizenzvertrag sowie der deLUXE-ERP Servicevertrag.

Bitte lesen Sie daher den Vertragstext unserer Lizenzbedingungen sowie unseres Servicevertrages vollständig und genau durch, bevor Sie die Software installieren. Sollten Sie die Installation des Updates ohne weitere Unterstützung durch FUCHS EDV durchführen, folgen Sie bitte den nachfolgenden Installationshinweisen.

Im Zweifel lassen Sie die Arbeiten lieber durch einen Fachmann von FUCHS EDV ausführen. FUCHS EDV haftet nicht für Schäden, die aus den in dieser Anleitung beschriebenen Arbeitsschritten resultieren.

Dateien lokalisieren

Welche Komponenten sind beteiligt?

Zum Betrieb von deLUXE-ERP werden zwei Dateien benötigt:

• deLUXE-Server
• deLUXE-Datendatei

Welche Aufgaben haben die Dateien?

deLUXE-ERP Server

Dies ist das eigentliche deLUXE-ERP Programm, es enthält den 4D Server und die deLUXE-ERP Programmstruktur. Wenn FUCHS EDV Änderungen oder Verbesserungen zur Verfügung stellt, geschieht dies mit einem neuen deLUXE-ERP Server.

Der deLUXE-ERP Server hat eine Versionsnummer, die mit jeder Änderung weitergezählt wird. Die Versionsnummer ist im deLUXE-ERP Anmeldefenster des deLUXE-ERP Clients ersichtlich. Eine höhere Versionsnummer bedeutet also eine neuere Programmversion. Der deLUXE-ERP Server enthält keine Daten wie Adressen, Artikel, Aufträge, Rechnungen etc. Den Verlust dieser Datei können Sie durch eine Kopie der entsprechenden Datei, die Ihnen von FUCHS EDV geliefert oder im Download zur Verfügung gestellt wurde, ausgleichen.

deLUXE-ERP Datendatei

Diese Datei enthält alle Ihre Daten wie Adressen, Artikel, Aufträge, Rechnungen etc.. Den Verlust dieser Datei können Sie nur durch eine Datensicherung ausgleichen. Für diese Datensicherung sind Sie selbst verantwortlich.

deLUXE-ERP Update durchführen

Auswahllisten exportieren

Die Auswahllisten enthalten die Einstellungen für diverse Vorschlagsfenster in deLUXE-ERP.

Da diese Einstellungen in der deLUXE-ERP Programmstruktur (und nicht in der deLUXE-ERP Datendatei) gespeichert werden, müssen Sie diese exportieren, um sie in einer neuen deLUXE-ERP Programmstruktur weiterhin nutzen zu können.

Nach dem Austausch der alten gegen die neue deLUXE-ERP Programmstruktur müssen Sie dann die exportierten Auswahllisten nur noch in die neue deLUXE-ERP Programmstruktur importieren.

Starten Sie die dazu nun ein letztes Mal die alte deLUXE-ERP Version und exportieren Sie die Auswahllisten. Dazu rufen Sie im Hauptmenü den Bereich „Einstellungen“ auf und klicken die Schaltfläche „Import & Export" an.

Im Menü „Export“ finden Sie dann die Option „Auswahllisten“. Es erscheint ein „Sichern Unter“-Dialogfenster.

Geben Sie der Datei einen sinnvollen Namen (z.B. „Auswahllisten_TTMMJJ“) und speichern Sie die Datei. Merken Sie sich den Speicherort, da Sie die exportierte Datei später wieder zum Import benötigen!

Anschließend können Sie die alte deLUXE-ERP Version normal beenden, nachdem alle deLUXE-ERP Anwender abgemeldet sind.

Sicherungskopien anfertigen

Kopieren Sie den kompletten Ordner mit Ihrer deLUXE-ERP Datenbank und dem alten deLUXE-ERP Server auf eine externe Festplatte oder brennen Sie z. B. eine CD oder DVD mit den kompletten Daten.

Die Sicherung sollte mindestens den alten deLUXE-ERP Server und Ihre aktuelle deLUXE-ERP Datendatei enthalten!

Wichtig: Fertigen Sie regelmäßig und besonders vor jedem Update Sicherungskopien an, damit Sie bei Problemen stets auf den vorherigen Stand zurückgreifen können!

deLUXE-ERP Server ersetzen

Entfernen Sie die alte deLUXE-ERP Server-Datei, d.h. bewegen Sie die alte Datei deLUXE-ERP Server in den Papierkorb, leeren ihn aber noch nicht aus.

Kopieren Sie die neue deLUXE-ERP Server-Datei von aus dem Update-Verzeichnis in das das Original Programmverzeichnis, in dem sich Ihr deLUXE-ERP Server befindet.

Datendatei zuweisen

Starten Sie jetzt die neuen deLUXE-ERP Server zum ersten Mal. Halten Sie dabei die Alt-Taste (Wahl-Taste) gedrückt! Es erscheint ein „Bitte wählen Sie die gewünschte Operation:“-Dialog. Wählen Sie den "Eine andere Datendatei auswählen" und wählen Sie anschließend Ihre deLUXE-ERP Datendatei aus.

Automatisiertes Backup am Serverrechner einstellen

Sicherungskopien sind ein wichtiger Bestandteil von deLUXE-ERP.

Neben seltenen Hardwaredefekten des Computers können Software– und Bedienungsfehler zu teilweisem oder vollständigem Datenverlust führen.

Um auf diesen Fall vorbereitet zu sein, sollten Sie Kopien von allen wichtigen Daten des Rechners anlegen und an geeigneter Stelle aufbewahren. Bei einem Fehler können die gesicherten Daten nach der Behebung zurückgesichert werden.

Mit dem integrierten Backup-Modul können Sie:

• Jederzeit ein vollständiges Backup der Datenbankdateien starten (deLUXE-ERP Server, Datendatei, Logbuch, angehängte Dateien, etc.).
• In regelmäßigen Abständen automatische Backups einrichten – das kann stündlich, täglich, wöchentlich oder monatlich sein.
• Komplexe Backup Parameter setzen, wie Satznummer, Dateikomprimierung, Optionen für Starten nach Wiederherstellen, etc..
• Eine Datenbank mit den dazugehörigen Dateien nach einem Zwischenfall automatisch wiederherstellen.
• Fehlende Operationen automatisch aus dem Logbuch in eine wiederhergestellte Anwendung integrieren.
• Operationen rückgängig machen, die in den Daten der Datenbank ausgeführt wurden.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine automatisierte Datensicherung einzurichten:

Backup-Einstellungen

Reiter Wartung

Die Backup-Einstellungen definieren Sie über die "Voreinstellungen…" auf der Seite Backup / Planer.

→ wir empfehlen als Standard Einstellung, die Option "Täglich: Definiert ein automatisches Backup jeden Tag. Sie können dann die Zeit angeben, wann das Backup starten soll."

Reiter Konfiguration

Auf der Seite Backup / Konfiguration der Datenbank-Voreinstellungen definieren Sie die Backup-Dateien, das Logbuch und den jeweiligen Speicherort.

Bereich Inhalt

Hier definieren Sie, welche Dateien bzw. Ordner beim nächsten Backup kopiert werden.

• Datendatei: Datendatei der Anwendung. Ist diese Option markiert, wird das aktuelle Logbuch der Anwendung – sofern vorhanden – zeitgleich mit den Daten gesichert.
• Struktur: deLUXE-ERP Serverdatei der Anwendung. Diese Option ermöglicht bei Datenbanken mit integrierter 4D Volume Desktop unter Windows ein Backup der .exe Datei, auf Mac OS des Software-Pakets.
• Anwender-Strukturdatei (optional): Anwender-Strukturdatei der Anwendung, die angepasste Benutzerformulare enthält – sofern vorhanden. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Benutzerformulare.
• Anhänge: Hier können Sie Dateien bzw. Ordner wählen, die zusammen mit der Datenbank als Backup gesichert werden sollen. Das können Dokumente, Vorlagen von Plug-Ins, Etiketten, Berichte, Bilder, o.ä. sein. Sie können eigene Dateien oder Ordner bestimmen, deren Inhalt vollkommen als Backup gesichert wird. Jedes angefügte Element wird mit dem kompletten Zugriffspfad im Bereich „Anhänge“ aufgeführt.
• Löschen: Entfernt die gewählte Datei aus der Liste der Anhänge.
• Neuer Ordner: Öffnet ein Dialogfenster, um Ordner für das Backup auszuwählen. Beim Wiederherstellen wird dieser Ordner mit seiner internen Struktur wiederhergestellt. Sie können jeden Ordner bzw. jedes Verzeichnis wählen, das an den Rechner angeschlossen ist, mit Ausnahme des Ordners mit den Dateien der Anwendung.
• Neues Dokument: Öffnet ein Dialogfenster, um Dateien dem Backup hinzuzufügen.

Weitere Informationen zu Dateien der 4D Datenbank finden Sie im Abschnitt Beschreibung der 4D Dateien.

Backup Zielordner

Hier definieren Sie, wo die Backup-Dateien und Logbücher (sofern vorhanden) gespeichert werden sollen.

• Um den Speicherort dieser Dateien anzusehen, klicken Sie in das DropDown-Menü, um den Pfadnamen anzuzeigen.
• Um den Speicherort dieser Dateien zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche [...]. Auf dem Bildschirm erscheint ein Auswahldialog, in dem Sie einen Ordner bzw. eine Festplatte zum Ablegen der Backups wählen können. Die Bereiche “Verwendeter Platz” und “Freier Platz” werden automatisch aktualisiert. Sie geben an, wie viel Speicherplatz auf der Festplatte mit dem gewählten Ordner belegt und wie viel frei ist.

Logbuch-Verwaltung

Ist die Option Benutze Logbuch aktiv, verwendet die Datenbank ein Logbuch. Der Pfad wird im Bereich darunter angegeben. Die Datenbank lässt sich nicht ohne Logbuch öffnen, wenn diese Option markiert ist.

Es wird automatisch mit der Option Automatisches Backup angelegt, die beim Erstellen der Datenbank standardmäßig aktiv ist. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Automatische Backup Strategie. Das Logbuch hat den Namen DatendateiName.journal und liegt im gleichen Ordner wie die deLUXE-ERP Server Datei.

Aktivieren Sie ein neues Logbuch, muss zuvor ein Backup der Daten in der Datenbank erstellt werden. Markieren Sie diese Option und bestätigen die Seite, erscheint auf dem Bildschirm die Meldung, dass ein Backup erforderlich ist:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, startet sofort das Backup, dann wird das Logbuch aktiviert.

• Klicken Sie auf Abbrechen, wird die Anfrage gesichert und das Erstellen des Logbuchs verschoben. Es wird dann erst nach dem nächsten Backup der Datenbank erstellt.

Reiter Backup & Wiederherstellen

Hier bestimmen Sie spezifische Arbeitsweisen beim Ausführen von Sicherungen.

• Aufheben der letzten X Backup-Dateien: Damit legen Sie fest, dass die älteren Backup-Dateien gelöscht werden und vermeiden so eine Überbelegung der Festplatte.

Das funktioniert folgendermaßen:

Ist das aktuelle Backup komplett, löscht 4D das älteste Archiv, wenn es an derselben Stelle liegt und denselben Namen hat. Sie können auch bestimmen, dass das älteste Archiv vor Ausführen des Backup gelöscht wird, um Platz auf der Festplatte zu sparen.

Ist z.B. als Anzahl 3 definiert, erstellen die ersten drei Backups jeweils die Archive MeineDB-0001, MeineDB-0002 und MeineDB-0003. Beim 4. Backup wird das Archiv MeineDB-0004 erstellt und MeineDB-0001 gelöscht. Standardmäßig ist der Löschmechanismus aktiviert und 4D behält 3 Backup-Sätze.

Wollen Sie diesen Mechanismus deaktivieren, deaktivieren Sie einfach diese Option.

Hinweis: Dieser Parameter betrifft sowohl die Backup-Sätze der Datenbank als auch das Logbuch der Backup-Sätze.

• Backup nur wenn Datendatei geändert: Ist diese Option markiert, startet 4D geplante Backups nur, wenn seit dem letzten Backup Daten in der Datenbank hinzugefügt, verändert oder gelöscht wurden. Sonst wird das geplante Backup anuliert und auf das nächste geplante Backup gelegt. Es erscheint keine Fehlermeldung; das Logbuch notiert jedoch, dass das Backup verschoben wurde. Damit sparen Sie Rechnerzeit für Backups von Datenbanken, die überwiegend zum Lesen genutzt werden. Beachten Sie jedoch, dass mit dieser Option keine Änderungen an der Struktur oder angefügten Dateien berücksichtigt werden.

Hinweis: Dieser Parameter betrifft sowohl Backups der Datenbank als auch des Logbuchs.

• Lösche ältesten Satz nach/vor Backup: Diese Option wird nur verwendet, wenn die Option “Aufheben der letzten X Backup Dateien” markiert ist. Damit geben Sie an, ob 4D das älteste Archiv vor bzw. nach Ausführen des Backup löscht. Das funktioniert nur, wenn das älteste Archiv weder umbenannt noch verschoben wurde.
• Wenn Backup fehlschlägt: Damit legen Sie fest, wie fehlgeschlagene Backups verwaltet werden (Backup nicht möglich). Lässt sich ein Backup nicht ausführen, ermöglicht 4D einen zweiten Versuch.

Hinweis: 4D wertet ein Backup als fehlgeschlagen, wenn die Datenbank zum Zeitpunkt des automatisch geplanten Backups nicht gestartet ist.

• Erneut nach planmäßigem Datum und Zeit: Diese Option ist nur sinnvoll für geplante automatische Backups. Das fehlgeschlagene Backup wird abgebrochen und ein Fehler erscheint.
• Erneut nach X Sekunden, Minuten oder Stunden: Mit dieser Option wird nach der Wartezeit ein neues Backup versucht. So lassen sich bestimmte Umstände umgehen, die ein Backup blockieren können. Sie können die Wartezeit in Sekunden, Minuten oder Stunden angeben. Scheitert auch der 2. Versuch, erscheint ein Fehler. Das wird auch im Statusbereich des letzten Backup und im Logbuch des Backup vermerkt.
• Abbruch nach X Versuchen: Damit legen Sie die maximale Anzahl für gescheiterte Backup-Versuche fest. Ist die max. Anzahl der Versuche erreicht, wird das Backup annulliert und der Fehler 1401 generiert (“Die max. Anzahl der Backup-Versuche ist erreicht; automatisches Backup ist vorübergehend deaktiviert”). In diesem Fall wird ein neues automatisches Backup erst ausgeführt, wenn die Anwendung neu gestartet bzw. ein manuelles Backup erfolgreich ausgeführt wurde. Dieser Parameter ist hilfreich, um bei einem größeren Problem (das den Eingriff des Administrators erfordert) zu verhindern, dass immer wieder ein Backup-Versuch läuft, der letztendlich die Performance der Datenbank beeinträchtigt. Dieser Parameter ist standardmäßig nicht markiert.

Auswahllisten importieren

Importieren Sie jetzt die Auswahllisten. Dazu rufen Sie an einem Arbeitsplatz den Bereich „Einstellungen“ auf und wählen den Punkt „Import & Export". Im Menü “Import“ steht Ihnen analog zum Export nun der Punkt „Auswahllisten“ für den Import zur Verfügung. Wählen Sie die zuvor exportierte Datei (z.B. „Auswahllisten_TTMMJJ“).