Terminliste

deLUXE-ERP verfügt über eine kleine, jedoch überaus effiziente Terminverwaltung, die Termine jeweils einem bestimmten Benutzer, bzw. einer Anschrift zuordnet und aus den folgenden Bereichen gepflegt werden kann:

• aus der Terminliste
• diekt aus der Anschriftenmaske
• aus der Angebotsmaske

Neuen Termin erfassen

Terminliste

Mit der Funktion "Neu erfassen" wird eine leere Eingabemaske für einen weiteren Termin erzeugt. Die Eingabemaske kann ausgefüllt und mit "Speichern" gesichert werden.

Über das Menü Adresse haben Sie die Möglichkeit diesen Termin auch einer bestimmten Anschrift zuzuordnen.

• Datum: Hier geben Sie das Datum des Termins ein. Sie können das Datum in den Formatierungen TT.MM.JJ, TT.MM.JJJJ, TT,MM,JJ oder TT,MM,JJJJ eingeben.
• Zeit: Hier geben Sie die Uhrzeit des Termins ein. Sie können die Uhrzeit in den Formatierungen HH.MM.SS, HH,MM,SS oder HH:MM:SS eingeben. Es reicht aber auch HH oder HH.MM, wenn Sie keine Minuten- bzw. Sekundenangaben benötigen.
• Thema: Hier tragen Sie das Thema des Termins ein. Das Thema erscheint auch in der Terminliste und sollte den Termin prägnant bezeichnen.
• Text: Hier können Sie mit bis zu 32.000 ASCII-Zeichen eine genaue Beschreibung zu dem Termin notieren.
• Termin Für: Hier wird die Kurzform des Benutzers eingetragen, der den Termin wahrnehmen soll. Als Vorschlag wird dort der aktuelle Benutzer eingetragen. Möchten Sie den Termin für einen anderen Benutzer einrichten, so können Sie mit dem DropDown-Menü einen in deLUXE-ERP angelegten Benutzer, auswählen.
• Termin gesperrt: Wenn diese Checkbox angekreuzt ist, können andere Benutzer von diesem Termin "Thema" und "Text" nicht mehr lesen.
• Erledigt (Löschen): Erledigte Termine sollten hier angekreuzt werden. Nach diesem Feld kann gesucht werden, so dass die erledigten Termine von Zeit zu Zeit manuell gelöscht werden können.
• Angelegt: In diesem Feld wird das Kürzel, des deLUXE-ERP Benutzers angezeigt, der den Termin erstellt hat.
• Anschrift: Über das Feld gelangen Sie ggf. in die Anschrift des Termins.

Anschriftenmaske

Einen neuen Termin für eine bestimmte Anschrift legen Sie in dem Reiter "Termine" in der Adresse an. In einer globalen Liste tauchen später alle Termine mit Kurzform der Anschrift auf.

• Datum: Hier geben Sie das Datum des Termins ein. Sie können das Datum in den Formatierungen TT.MM.JJ, TT.MM.JJJJ, TT,MM,JJ oder TT,MM,JJJJ eingeben.
• Zeit: Hier geben Sie die Uhrzeit des Termins ein. Sie können die Uhrzeit in den Formatierungen HH.MM.SS, HH,MM,SS oder HH:MM:SS eingeben. Es reicht aber auch HH oder HH.MM, wenn Sie keine Minuten- bzw. Sekundenangaben benötigen.
• Thema: Hier tragen Sie das Thema des Termins ein. Das Thema erscheint auch in der Terminliste und sollte den Termin prägnant bezeichnen.
• Text: Hier können Sie mit bis zu 32.000 ASCII-Zeichen eine genaue Beschreibung zu dem Termin notieren.
• Termin Für: Hier wird die Kurzform des Benutzers eingetragen, der den Termin wahrnehmen soll. Als Vorschlag wird dort der aktuelle Benutzer eingetragen. Möchten Sie den Termin für einen anderen Benutzer einrichten, so können Sie mit dem DropDown-Menü einen in deLUXE-ERP angelegten Benutzer, auswählen.
• Termin gesperrt: Wenn diese Checkbox angekreuzt ist, können andere Benutzer von diesem Termin "Thema" und "Text" nicht mehr lesen.
• Erledigt (Löschen): Erledigte Termine sollten hier angekreuzt werden. Nach diesem Feld kann gesucht werden, so dass die erledigten Termine von Zeit zu Zeit manuell gelöscht werden können.
• Angelegt: In diesem Feld wird das Kürzel, des deLUXE-ERP Benutzers angezeigt, der den Termin erstellt hat.

Angebotsmaske

Hier besteht die Möglichkeit ein Angebot auf Wiedervorlage für den entsprechenden Verkäufer zu legen. Tragen Sie im Bereich Angebotshistorie in das Feld Wiedervorlage einfach das entsprechende Datum der Wiedervorlage ein und Sie werden beim Abspeichern noch einmal gefragt, ob das Angebot auf Termin gelegt werden soll.

Das Terminfenster

Im Terminfenster wird immer ein Monat angezeigt. Das aktulle Tagesdatum wird automatisch beim ersten Aufruf markiert (schwarz hinterlegt).

• Im unteren Bereich werden die Termine für den markierten Tag oder die markierte Woche - ein Klick auf die entpechende Woche genügt - angezeigt.

• Ist ein Termin für ein Datum vorhanden, wird der Tag in der Monatsübersicht gelb hinterlegt. Mit den Pfeiltasten (links/rechts) können Sie zwischen den Anwendern blättern. Mit den [+] und [-] Symbolen können Sie monatsweise blättern. Sie können auch direkt einen Monat oder eine Jahreszahl eingeben.

• Das Drop-down-Menü Kürzel grenzt die Anzeige auf einen Benutzer ein. Wählen Sie im Drop-down- Menü „alle...“ aus, erscheinen die Termine aller Benutzer.

• Um alle Termine einer Woche sehen zu können, klicken Sie einfach auf die entpsprechende Kalenderwoche (z.B. KW33). Im unterenBereich erscheinen alle Termine für die selektierte Kalenderwoche und die selektierte Person.

• Mit dem Button „Erledigt“ löschen Sie einen Termin.

Ereignisse

Ereignisse sind mehrtägige, wiederkehrende Termine, wie z.B. Feriertage, Messen private Ereignisse können in einer extra Tabelle hinterlegt werden.

Dazu rufen Sie, im Terminfenster, die Funktion Ereignisse "Bearbeiten" auf.

Die Ereignisse können global hinterlegt (keinen Benutzer im DropDown-Menü auswählen), oder einem Benutzer zugeordnet werden. Im Menü Ereignisse können Sie neue Ereignisse anlegen und alte löschen.

Einstellungen

Im Benutzerverzeichnis können Sie einstellen, ob vor einem Termin ein Hinweis erfolgen soll.

Dazu muß das Nachrichten Zeitintervall ausgefüllt werden (z.B. 60 Sekunden). Das Programm prüft dann alle 60 Sekunden, ob neue Nachrichten vorhanden sind. Diese werden im Hauptmenü in einer Liste angezeigt, ggf. ertönt ein Warnton.

Die Prüfung, ob ein Termin ansteht erfolgt alle x - Sekunden (z.B. 180 sek.), um die Datenbank nicht mit Suchabfragen zu überlasten. Im Feld Termine geben Sie an wieviele Minuten vor einem Termin eine Warnung erfolgen soll (z.B. 5 Minuten).

Im DropDown-Menü Terminmodus wählen Sie was geschehen soll, wenn ein Termin ansteht. Wenn Warnton abspielen oder Fenster & Ton gewählt ist, erklingt auch ein Hinweiston beim Eingang einer neuen Nachricht. Für Nachrichten erscheint jedoch kein extra Fenster.