Bestellabruf

Diese Anleitung beschreibt, wie Bestellungen aus dem eZentrum angezeigt, überprüft und in deLUXE-ERP Aufträge übertragen werden und wie diese Aufträge anschließend abgewickelt werden.

Der Vorgang ist in drei logisch getrennte Abschnitte gegliedert:

1. Eine unverbuchte eZentrum-Bestellungen finden
2. Der Bestellung einen Kunden zuordnen
3. Die Bestellung in einen deLUXE-ERP Auftrag umwandeln

Bei der Zuordnung unterscheiden wir zwischen Bestellungen von Neukunden (ohne Kundennummer) und von Bestandskunden (mit Kundennummer). Die Bestellungen von Bestandskunden können mit und ohne Login erfolgt sein.

Unverbuchte eZentrum-Bestellungen in deLUXE-ERP

Sobald neue eZentrum Bestellungen eintreffen, erhalten Sie im Nachrichten-Fenster des deLUXE-ERP Hauptmenüs eine Nachricht, die Sie über die neue Bestellung informiert.

Diese Bestellung wird nun wie folgt bearbeitet:

Im deLUXE-ERP öffnen Sie den Bereich Aufträge und wählen hier aus Menüleiste „Spezial“ die Position „eZentrum Bestellungen...“ aus. Daraufhin werden die noch unbearbeiteten eZentrum Bestellungen angezeigt.

eZentrum-Bestellungen in deLUXE-ERP übertragen

Status A (Kunde ohne Kundennummer)

Üblicherweise erhalten Sie jeweils zwei Datensätze pro neuem Kunden und Bestellung, wobei der eine Datensatz mit dem Status „ADR“ und der Kundennr. „NEU...“ (= Adressdatensatz) und der andere Datensatz mit dem Status „NEU!“ und der Kundennr. ebenfalls „Neu...“ versehen ist. Bei den ID-Nummern handelt es lediglich um fortlaufende Nummern des Systems, die die Bestellung direkt nicht beeinflussen.

Der Adressdatensatz kann nach Beendigung der Bearbeitung der Bestellung gelöscht werden, da alle Daten in dem anderen Datensatz vorhanden sind. Letzterer enthält die Daten der Bestellung, was aus den eingetragenen Nettopreisen ersichtlich wird.

Mit diesen Daten wird weitergearbeitet und die Zeile muss markiert werden.

Um festzustellen, ob es sich um einen Neukunden oder einen bereits vorhandenen Kunden handelt, muss der Reiter „Kunden finden“ ausgewählt werden. Die vorhandenen Adressdaten werden links unten angezeigt und um festzustellen, ob diese Daten bereits als Adressdatensatz in deLUXE-ERP vorliegen, klicken Sie bitte einmal auf die Schaltfläche „(S) Neu Suchen“.

Sollte diese Person bisher noch nicht mit Kundennummer im deLUXE-ERP eingetragen sein, bleiben die oberen Felder leer.

In dem Fall, dass es sich um einen Neukunden handelt, müssen die richtigen Daten übertragen werden. Dafür bitte den Reiter „Kunden ändern“ anklicken. Hier werden dann in der linken Spalte die vorhandenen Daten angezeigt und die noch nicht übereinstimmenden, zu ändernden werden mit einem „Ä“ versehen.

An dieser Stelle kann nun noch einmal überprüft werden, ob alle für die Abwicklung der Bestellung relevanten Daten, wie z.B. die gewünschte Zahlungsweise des Kunden, ggf. Kontonummer, Name der Bank, Kreditkartennummer usw. vorhanden sind.

Sollte dies der Fall sein, können diese Werte nun übertragen werden, indem Sie auf die Schaltfläche „Adresse anlegen“ klicken.

Status B (Kunde mit Kundennummer - kein Login)

Wie im ersten Fall liegen zwei Datensätze für den Kunden vor. Zuerst wird also wieder überprüft, ob es sich bei der vorliegenden Bestellung um einen bereits bekannten Kunden handelt.

Bei „Kunden finden“ erscheint diesmal eine Auswahl an bereits bekannten Kunden.

Eine genauere Suche ist auch über die Schaltflächen „(P) Suche PLZ“ und „(K) Kurzform“ möglich.

In unserem Beispiel stammt die neue Bestellung von einem Mitarbeiter einer bereits bekannten Firma, deswegen wird diese eingesetzt, um Daten wie die Kundennummer verfügbar zu haben.

Der entsprechende Adressdatensatz, der eingesetzt werden soll, wird also markiert.

Bestellung mit Kundennummer, jedoch ohne Login

eZentrum-Bestellungen

Wenn nun auf die Schaltfläche „Kunden einset...“ geklickt wird, erscheint ein Dialogfenster in dem zuerst bestätigt werden muss, dass Sie den vorhandenen Kunden tatsächlich einsetzen wollen.

Ist dies geschehen, kann der bereits bekannte Kunde mit der Kundennummer verwendet werden. Unter „Kunden ändern“ können die Daten dann wieder wie im ersten Beispiel angepasst werden.

Anschließend erscheint ein Dialogfenster mit dem Hinweis, dass die „Änderungen durchgeführt“ wurden.

Status C (Kunde mit Kundennummer - Login)

In der Übersicht der eZentrum Bestellungen wird die Bestellung des Kunden mit der Kundennummer angezeigt.

eZentrum-Bestellung in eine Auftrag umwandeln

In allen drei Beispielen müssen die Daten jetzt noch übertragen werden. Dies geschieht, indem Sie wieder auf den Reiter „Übersicht“ und dann auf die Schaltfläche „(CR) Übertragen“ klicken. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem nachgefragt wird, ob Sie die Artikel im Lager reservieren lassen wollen. Dies bestätigen Sie mit einem Klick auf „Reservieren“.

Die Bestellung bekommt daraufhin eine Auftragsnummer zugewiesen:

Nun können Sie diesen Bereich mit einem Klick auf die Schaltfläche „Fertig“ verlassen. Anschließend öffnen Sie den entsprechenden Auftrag noch einmal, um alle Daten auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu überprüfen.

Nun muss im Auftrag im Menü „Abwickeln“ die Funktion „Lieferschein & Rechnung“ ausgewählt werden. Zurück im Menü „Aufträge“ bietet es sich an, mit der Taste „F9“ der Tastatur die Verknüpfung von diesem Auftrages in andere Bereiche wie z.B. Lieferscheine und Rechnung herzustellen.

Daraufhin kann die Rechnung und bei Bedarf der Lieferschein gedruckt werden. Hierzu wechseln Sie in den Bereich „Rechnungen“. Durch die F9- Verknüpfung wird Ihnen die soeben erzeugte Rechnung angezeigt. Über das Menü „Ablage“ und die Funktion „Dokument drucken“ drucken Sie die Rechnung. Den Lieferschein erhalten Sie durch sinngemäßes Vorgehen im Bereich „Lieferscheine“.

Für den Versand der bestellten Ware wechseln Sie bitte erneut in den Bereich „Aufträge“ und öffnen dort den entsprechenden Auftrag. Wählen Sie hier im Menü „Abwickeln“ die Funktion „Paketcenter“. Daraufhin wird für den gewünschten Paketdienst ein Etikett mit der entsprechenden Anschrift des Kunden ausgedruckt.

Dieser Arbeitsschritt kann selbstverständlich auch schon vor der Erstellung des Lieferscheins oder der Rechnung erfolgen! Für den Versand der Ware sind nun außer dem Verpacken alle notwendigen Schritte erfolgt und Sie können der Sendung den Lieferschein und die Rechnung beifügen.