Reservierungen / Artikelreservierungen

Zu jedem Artikel kann neben der Lagermenge auch die "reservierte Menge" verwaltet werden. Eine Reservierung kann manuell im Auftrag ausgelöst werden oder per Systemeinstellung automatisch beim Speichern eines Auftrages erfolgen.

Dabei werden die Mengen aus der Spalte "Aktuelle Reservierung" benutzt. Wird z.B. eine Menge von 10 als Auftragsmenge in einer Position angegeben, schlägt de LUXE auch 10 als zu reservierende Menge vor.

Aufträge und Reservierungen

Beim Reservieren prüft deLUXE-ERP, ob der derzeitige "verfügbare Lagerbestand" ausreicht, um die benötigte Menge abzudecken.

Verfügbarer Lagerbestand ist ausreichend

…Ist dies der Fall, speichert de LUXE die Information in den Auftragspositionen und die Positionen können geliefert werden. Gleichzeitig wird die "Reservierte Menge" im Artikel erhöht, so dass der nächste Auftrag nicht mehr über die für diesen Auftrag reservierte Menge verfügen kann. Die reservierte Menge wird zugeteilt.

Verfügbarer Lagerbestand ist nicht ausreichend

…Reicht die "unreservierte Lagermenge" des Artikels nicht aus, um den Bedarf zu decken, wird die Reservierung trotzdem beim Artikel vermerkt (sie dient unter anderem für die Bestellvorschläge). Der Auftrag kann nicht ausgeliefert werden, da die benötigte Ware nicht verfügbar ist. Der Auftrag wird in der Liste mit einem "B" gekennzeichnet. Das "B" verschwindet, sobald alle benötigten Waren eingetroffen und zugeteilt wurden (siehe unten). In beiden Fällen wird der Auftrag in der Liste mit einem "®" gekennzeichnet. Das "®" zeigt an, daß für diesen Auftrag eine Reservierung vorliegt. Das "®" verschwindet, sobald alle reservierten Positionen geliefert wurden. Mit der Erstellung des Lieferscheines wird die Ware aus dem Lager abgebucht und die Reservierung erlischt.

Es kann natürlich sein, daß nur ein Teil der Ware verfügbar ist. In diesem Fall kann eine Teillieferung erfolgen.

Bestellvorschläge und Reservierungen

Im Artikel können Sie einen Meldebestand und einen Zielbestand eintragen. Die Funktion "Bestellvorschläge" in der Artikelliste prüft nun, ob der Meldebestand erreicht ist und schlägt in diesem Fall vor, den Artikel nachzubestellen. Als Bestellmenge wird dabei die Differenz zwischen aktueller Lagermenge und Zielbestand vorgeschlagen. Es wird jedoch berücksichtigt, ob bereits eine Bestellung für diesen Artikel verbucht wurde.

Reservierungen werden bei den Bestellvorschlägen ebenfalls einbezogen.

Folgendes Beispiel:

• Aktueller Lagerbestand: 10 Einheiten
• Meldebestand: 8
• Zielbestand: 20
• Bestellt: 3
• Reserviert: 7

(10 + 3 – 7 ) = 6 (rechnerischer Bestand)

Damit liegt der "rechnerische Bestand" unter dem Meldebestand. Das System würde (20 – 6) = 14 Einheiten als Bestellvorschlag liefern.

Nun gibt es aber auch Artikel, die standardmäßig nicht im Lager verfügbar sein sollen, um Lagerkosten zu sparen. In diesem Fall erzeugt eine Reservierung einen Bestellvorschlag, obwohl der Melde- und der Zielbestand des Artikels gleich Null sind.

Wareneingänge und Reservierungen

Beim Wareneingang prüft de LUXE, ob für den eingebuchten Artikel Reservierungen vorliegen. Sind genügend Einheiten eingetroffen um alle Reservierungen zu versorgen, erfolgt die Zuteilung automatisch. Reicht die Menge nicht aus, erscheint in der Spalte "unverteilte" die Menge der gelieferten Einheiten.

• Die unverteilten Wareneingänge lassen sich im Menü "Wareneingang" mit der Funktion "Unverteilte" suchen.

• Nun kann per Doppelklick auf einen Wareneingang ein Dialog zum Verteilen der Einheiten aufgerufen werden. Es werden alle Aufträge mit einer Reservierung für den entsprechenden Artikel aufgelistet. Sie sehen wann die Bestellung erfolgte und wie viele Einheiten für den Auftrag noch benötigt werden.

• Sie können die Mengen manuell zuweisen. Außerdem steht im Menü "Spezial" eine Funktion zum automatischen Auffüllen zur Verfügung.

• Die Funktion "Nach Datum auffüllen" öffnet einen Dialog:

• Nun können Sie angeben, dass z.B. 100 der eingegangenen Einheiten auf Aufträge verteilt werden sollen, die maximal noch 5 Einheiten benötigen. So können Sie verhindern, dass ein Großauftrag mit z.B. 400 Einheiten die gesamte Menge verbraucht. Die Verteilung beginnt bei dem ältesten Auftrag und endet sobald die 100 Einheiten aufgebraucht sind oder das Ende der Aufträge erreicht ist.

• Als zusätzliche Hilfe gibt es noch eine Funktion zum Auffinden von Aufträgen, denen noch keine Menge zugewiesen wurde. Außerdem können Sie die Verteilung mit der Funktion "Spalte [Bekommt] löschen" aufheben.

• Mit dem Ausführen-Button wird die Verteilung verbucht.

Alle Aufträge, denen manuell oder durch die automatische Verteilung eine Einheit zugewiesen wurde, erhalten das aktuelle Tagesdatum im Feld WE_Datum. In der Auftragsliste können Sie nach Aufträgen mit "heutigem Wareneingang" suchen. So finden Sie leicht die Aufträge, bei denen durch aktuelle Wareneingänge etwas geliefert werden kann.

Hatte ein Auftrag durch Reservierungen ein "B" in der Statuszeile, verschwindet dieses, sobald alle Positionen vollständig verfügbar sind.

Neben der Suche nach Aufträgen mit "heutigem Wareneingang" gibt es eine weitere Möglichkeit die Abwicklung zu automatisieren. Bereits im Auftrag können Sie mit Hilfe eines PopUp-Menüs die Art der Auslieferung bestimmen

Es stehen drei Typen zur Verfügung:

• Komplettlieferung - Der Auftrag wird erst zur Lieferung vorgeschlagen, wenn alle Positionen verfügbar sind.
• Teillieferung - Sobald ein Teil verfügbar ist und nach Aufträgen mit der entsprechenden Lieferart gesucht wird, erscheint dieser Auftrag in der Vorschlagsliste.
• Teillieferung Express - Dient als weitere Kennzeichnung. Wenn z.B. den ganzen Tag über Ware eintrifft, kann bereits Mittags ein Suchlauf nach Teillieferung Express durchgeführt werden. Die "normale" Teillieferung wird dann später gesucht, um zu verhindern, daß ein Kunde mehrere Lieferungen pro Tag erhält.

In der Auftragsliste wird die Suche über den Menüpunkt "Liefervorschlag" gestartet.

Es erscheint ein Dialogfenster mit den Suchoptionen:

• Mit der ersten Option wird die Suche auf Aufträge mit heutigem Wareneingang beschränkt. Wird die Checkbox deaktiviert, werden auch alte offene Aufträge überprüft.

• Die zweite Option bestimmt die Bedingung für die Lieferart. In dem obigen Beispiel würde Mittags ein Suchlauf mit aktivierter Checkbox durchgeführt. Es würden dann nur komplett verfügbare Aufträge und Aufträge mit Status Express Teilliefern berücksichtigt. Später am Tag würde dann ein zweiter Suchlauf mit deaktivierter Checkbox durchgeführt.

Aufträge in die Abwicklung geben

• Die gefundenen Aufträge können mit der Funktion "Verfügbare Aufträge drucken" im Menü "Spezial" gedruckt werden. Die Aufträge werden in der Form der Auftragsbestätigung gedruckt. Es erscheinen jedoch nur die verfügbaren Positionen in der entsprechenden Menge. Die Uhrzeit wird in der linken oberen Ecke eingedruckt.

• Die Ausdrucke können dem Lager zur Konfektionierung übergeben werden. Wird an einem Tag mehrmals ein Auftrag gedruckt, erscheint im Ausdruck ein Hinweis auf den letzten Druckzeitpunkt.

• Im Menü "Spezial" können Sie mit der Funktion "Gedruckte Positionen anzeigen" abrufen, welche Positionen zu einem Auftrag bereits ausgedruckt wurden.

• Gepackte Lieferungen werden im Lager per Lieferschein ausgebucht.

Grundeinstellungen

In den Einstellungen "Layout & Allgemeines" haben Sie folgende Optionen:

• Die erste Checkbox fragt bei jedem Speichern eines Auftrages, ob die Mengen der Spalte "Akt RES" reserviert werden soll.

• Die zweite Option schlägt als verfügbare Mengen nur reservierte Einheiten vor. Dies ist sinnvoll, wenn mit Abrufaufträgen gearbeitet werden soll. Sonst würde die gesamte Menge des Auftrages zur Lieferung vorgeschlagen, sofern die Mengen im Lager verfügbar sind. Wenn diese Option aktiviert ist, muss jeder Auftrag vor dem Liefern reserviert werden. Dadurch ist jedoch sichergestellt, dass die momentan verfügbare Ware auch wirklich für den Auftrag verwendet wird.

• Die dritte Checkbox sorgt beim Öffnen eines Auftrages für ein Hinweisfenster, wenn zu diesem Auftrag ein "Liefervorschlag" ausgedruckt wurde, der noch nicht per Lieferschein ausgebucht wurde. In diesem Fall darf an dem Auftrag nichts verändert werden, da bestimmte Positionen bereits zum Packen freigegeben wurden.

Arbeiten mit Stücklisten

Stücklisten können auch im Auftrag aufgelöst werden. Dazu geben Sie zuerst den Komplettartikel ein und wählen anschließend im Menü "Spezial" die Funktion "Stücklisten auflösen". Das System prüft nun, ob hinter den Artikeln Stücklisten stecken und setzt die Bestandteile ein.

Der Hauptartikel wird dabei auf den Positionstyp "für den Kunden sichtbar" gesetzt. Die Bestandteile erhalten den Status "für interne Verbuchung".

Nun können Sie auch die Bestandteile reservieren. Wenn Sie den Auftrag auf den Liefertyp "Komplettlieferung" setzen, erscheint er erst, wenn alle benötigten Bestandteile verfügbar sind.

Hinweis: Wenn Sie nur einen Teil der Auftragsmenge reservieren möchten, da es sich um einen Abrufauftrag handelt, können Sie die gewünschte Anzahl in das Feld "Akt RES" des Hauptartikels eintragen. Die Bestandteile werden dann automatisch ausgefüllt.

Reservierungen bearbeiten

deLUXE-ERP bietet drei Möglichkeiten, um reservierte Artikel zu bearbeiten, bzw. freizugeben oder zu löschen.

Bestandskorrektur

Wenn Sie Bestände korrigieren und die Lagermenge anpassen wollen, müssen ggf. die entsprechenden Einheiten bereits zugeteilten Aufträgen weggenommen werden.

Über den Button  Reservierungen können entsprechende Anpassungen vorgenommen werden.

Auftragsposition

• Über eine geöffnete Auftragsposition gelangt man über die Funktion Reservierungen ändern in ein Dialogfenster, aus dem Sie ersehen können welche Aufträge noch eine Reservierung zu einem bestimmten Artikel offen haben.

Artikelliste

In der Artikelliste stehen unter dem Menüpunkt "Tools" drei Funktionen zur Verfügung:

• Reservierunegn überprüfen - die erste Funktion überprüft, ob die in den Artikeln gespeicherte Anzahl der Reservierungen mit den offenen Aufträgen übereinstimmt.

• Reservierungen angleichen - Wenn die Zahl bei einem Artikel abweicht, erscheint ein Hinweis mit der Aufforderung die Funktion "Reservierungen angleichen" zu benutzen. Markieren Sie die vorgeschlagenen Artikel und führen Sie die Funktion aus.

• Reservierungen ändern - Die dritte Funktion zeigt Ihnen welche Aufträge noch eine Reservierung zu einem bestimmten Artikel offen haben.