Auftragsabwicklung
Vorwort
Sehr geehrter deLUXE-ERP Anwender,
herzlich Willkommen in der Anleitung zur Auftragsabwicklung. Um mit Ihrem deLUXE-ERP die Warenwirtschaft vollständig abzuwickeln ist es zu empfehlen, einem bestimmten Ablauf im deLUXE-ERP zu folgen.
Sie finden hier eine Anleitung, die Ihnen erklärt, wie Sie Angebote erstellen, aus dem Angebot ein Auftrag erzeugen und wie Sie den Auftrag abwickeln können. Dazu gehört der Druck von Lieferscheinen und Rechnungen, sowie die Eingabe von Wareneingängen. Auch auf besondere Aufträge, wie Teillieferungen, Gutschriften oder Teilrechnungen wird hier eingegangen.
Prinzipiell empfiehlt es sich, einen Auftrag nach dem hier abgebildeten Prozess abzuarbeiten.
Die Anleitung und die Software sind urheberrechtlich geschützt.
Das Kopieren, Vervielfältigen, Umsetzen in ein elektronisches Medium jeglicher Art - auch auszugsweise - bedarf der schriftlichen Genehmigung von FUCHS EDV. Eine Ausnahme gilt für das Anfertigen von Sicherungskopien der Software für den eigenen Gebrauch.
Ansprüche in Anlehnung an die in dieser Anleitung beschriebene Software richten sich ausschließlich nach den Bestimmungen des Lizenzvertrags dieser Software, bzw. dieses Softwaremoduls. Alle weitergehenden Ansprüche sind ausgeschlossen.
Der Betriebswirtschaftliche Ablauf
Betriebsintern erfolgt die Auftragsabwicklung meist nach folgendem Schema:
- Der Kunde stellt eine Anfrage.
- Der Anbieter erstellt ein Angebot und sendet es an den Kunden.
- Der Kunde entscheidet sich daraufhin das Angebot ganz oder zum Teil anzunehmen.
- Der Anbieter erstellt über gewünschte Artikel einen Auftrag
- Der Anbieter schickt dem Kunden die Auftragsbestätigung.
- Für die Abwicklung erstellt der Anbieter eine Packliste für das Lager sowie Lieferschein und Rechnung
- Die Ware wird geliefert
- Die Zahlung des Kunden geht ein
Nach diesem Schema wird die Auftragsabwicklung auch im deLUXE-ERP abgebildet. Für weitere Abwicklungsdetails wie Paketversand, Barverkauf, Faxversand, etc. bietet FUCHS EDV weitere Module zu deLUXE-ERP an. Fragen Sie uns bei Interesse!
Angebot
Ein Kunde stellt bei Ihnen eine Anfrage über diverse Waren. Auch wenn er dazu zunächst kein Angebot braucht wird empfohlen, immer ein Angebot zu erstellen. Gehen Sie also nun in den Bereich Angebote und erstellen Sie mit Apfel+N (bzw. Strg.+N) ein neues Angebot:
Geben Sie dort Kundennummer oder Kurzform ein und drücken Sie die Tab-Taste. Der Cursor springt nun automatisch in das nächste Feld und füllt die Textfelder die den Kunden betreffen mit den entsprechen- den Daten. Sind mehrere Ansprechpartner vorhanden fragt Sie deLUXE-ERP welchen Sie für Ihr Angebot wählen möchten:
Zur Auswahl markieren Sie die entsprechende Person und klicken „ok“ wenn Sie keine der Personen wählen möchten klicken Sie „Abbrechen“ in diesem Fall fügt deLUXE-ERP gar keinen Ansprechpartner ein.
Mit der checkbox „Privatanschrift benutzen“ aktivieren Sie die Anschrift, die bei dem Ansprechpartner des Kunden als Privatanschrift eingetragen ist (so können Sie in Ihren Anschriften auch Lieferadressen und Rechnungsadressen hinterlegen).
Jetzt können Sie die gewünschten Waren als Positionen hinzufügen. Machen Sie dazu einen Doppelklick auf die Zeile, in der die Positionsüberschriften stehen:
Eine Maske zur Eingabe der Position öffnet sich:
Geben Sie dort die Artikelnummer oder Beschreibung ein und drücken Sie die Tab-Taste (Nutzen Sie als kleine Hilfestellung die @-Taste als Platzhalter für unbekannte Zeichen. In diesem Fall öffnet sich je nach Datenmenge ein Fenster in dem alle Artikel, die den eingegeben Nummern entsprechen aufgelistet und ausgewählt werden können).
Hat deLUXE-ERP Ihre Artikelnummer erkannt oder Sie den entsprechenden Artikel aus der Auswahlliste gewählt, so füllt deLUXE-ERP alle restlichen Felder mit den Daten, die ihm bereits zu dem Artikel bekannt sind (VKs, hinterlegte Preise, Kosten, angemeldeter Benutzer als Verkäufer, etc.).
Als Menge ist standardmäßig 1 eingetragen. Dies und die anderen Felder können Sie selbstverständlich manuell verändern. In das Feld Rabatt in % können Sie einen Positionsrabatt vergeben. Möchten Sie einen Auftragsrabatt erteilen so müssen Sie das in der Angebots- oder Auftragsmaske hinterlegen.
Falls erforderlich können Sie auch die Artikelbeschreibung ändern, so dass Sie genau auf Ihren Kunden abgestimmt ist.
Im rechten Bereich der Positionsmaske sehen Sie weitere Informationen zu dem Artikel z.B. Lagermenge und reservierte Menge, dem können Sie, wenn Sie Lagerführung aktiviert haben, bereits entnehmen ob der Artikel überhaupt sofort lieferbar ist und wenn nicht, wie viel Artikel schon nachbestellt wurden und wie viele davon bereits für andere Aufträge reserviert wurden. Im Auswahlfeld Positionstyp können Sie auswählen, um was für eine Position es sich handelt:
„Standard“ ist die normale Positionsanzeige. Dort wird, wie auch im zweiten Punkt „Für den Kunden sichtbar“ Positionsziffer, Menge, Einheit, Artikelnummer+Beschreibung, Einzelpreis, Rabatt und Positionssumme werden bei beiden Einstellungen komplett angezeigt und der Preis in der Summe berücksichtigt.
„Für interne Verbuchung“ wird im Angebotsmenü zwar aufgelistet, jedoch beim Angebotsausdruck, bzw. bei PDF-Erstellung nicht mit angezeigt. Diese Position dient dann nur für die interne Verbuchung.
Die Bezeichnung „Textposition“ steht für die Auflistung der Position als Textposition. Textpositionen dienen der Hinterlegung von Texten im Angebot. Dafür werden Textpositonen als Artikel angelegt, die nur Artikelnummer und Beschreibung enthalten. Diese Beschreibung wird dann im Angebot als Text angezeigt. Ohne Preis, Rabatt oder Berechnungen.
Die Auswahl „ohne Preis anzeigen“ dient der Anzeige des Artikels ohne Preis. Das macht vor allem dann Sinn, wenn der Artikel als Zubehör mitgeliefert wird und aufgelistet wird, aber nicht berechnet werden soll.
In das Textfeld „Verdeckter Rab in %“ können Sie einen Rabatt eintragen, den der Kunde auf die Position erhalten, der aber nicht angezeigt werden soll.
Das Auswahlfeld "Lager Regel" dient der Anwendung einer Regel, nachdem die Ware aus dem Lager entnommen werden soll (FiFo, LiFo, Sonderlager, ...), falls Sie das Modul Mehrlager verwenden.
Mit dem grünen Haken speichern Sie ihre Position und kehren in die Auftragsmaske zurück.
Fügen Sie über den oben gezeigten Doppelklick auf die Positionskopfzeile so viele Positionen hinzu, wie Sie benötigen.
Füllen Sie jetzt den rechten Bereich der Angebotsmaske aus:
- Im Feld "Bemerkung" können interne Bemerkungen gespeichert werden, diese sind auf den Dokumenten nicht zu sehen.
- In das Feld "Rabatt" können Sie einen prozentualen Auftragsrabatt erteilen.
- In die Felder Fracht, Verpackung und Versicherung können Sie die Kosten für das entsprechende Paket eintragen.
Wechseln Sie innerhalb der Auftragsmaske in den Bereich „Bedingungen“ (zweiter Reiter oben). Hier können Sie zunächst eine abweichende Lieferanschrift hinterlegen (geben Sie dazu die Anfangsbuchstaben der Kurzform und ein @-Zeichen ein, so können Sie die Anschrift und Ansprechpartner heraussuchen).
Füllen Sie die weiteren Felder nach Ihren Bedingungen aus (vergessen Sie nicht die Mahnintervalle in Tagen und Kosten zu hinterlegen) und wählen Sie die entsprechenden Fußtexte. Weitere Fußtexte können Sie in den Einstellungen unter Fußtexte/ Angebot anlegen. Diese stehen Ihnen dann im Auswahlfeld „Fußtext für das Angebot“ zur Verfügung. Sie sehen hier auch die Fußtexte für entsprechende Rechnung, Lieferschein und Auftragsbestätigung. Auch diese können Sie im Bereich Fußtexte in den Einstellungen unter dem entsprechenden Thema einrichten. Möchten Sie den Fußtext nur für diesen einen Ablauf (also dieses Angebot, oder diese Rechnung, oder diesen Lieferschein...) ändern, so können sie auch manuell einen Text in das angezeigte Fußtextfeld eingeben. Dieser wird aber nur für dieses Angebot und damit verknüpfte Dokumente gespeichert.
Wechseln Sie jetzt auf den dritten Reiter „Historie“.
Hier können Sie Angaben zum Auftragsvorgehen speichern:
- Wie sehen die Chancen zum Abschluss aus?
- Sie können aus verschiedenen Chancen wählen.
- In welchem Intervall soll der Abschluss eingeordnet werden?
- Soll eine Wiedervorlage gesetzt werden?
- deLUXE-ERP macht Ihnen dann automatisch einen Termin für die Wiedervorlage.
- Gibt es zu dem Angebot ein Vorgänger- oder Nachfolgerangebot (wird automatisch generiert, oder Sie geben per Hand eine Angebotsnummer ein)?
Wenn zu diesem Angebot ein Chronologieeintrag gesetzt werden soll, so können Sie das über den Doppelklick auf die Kopfzeile der Tabelle „Chronologie“ tun.
Speichern Sie alle Angaben mit dem grünen Häkchen. Da nach gelangen Sie in die Angebotsübersicht. Von hier aus können Sie das Angebot ausdrucken oder als PDF ausgeben lassen. Markieren Sie dazu das entsprechende Angebot und gehen in das Menü Ablage/ Dokument drucken oder PDF erstellen. Dieses Dokument können Sie jetzt Ihrem Kunden als Angebot senden.
Möchten Sie aus irgendeinem Grund den Kunden ein neues Angebot aus dem alten erstellen, in dem Sie das alte nur ein wenig anpassen, so können Sie das dann über den Bereich in der Angebotsübersicht erstellen. Gehen Sie dazu in das Menü Spezial/ duplizieren. deLUXE-ERP generiert dann ein neues Angebot mit dem gleichen Inhalt und Adressdaten wie ihr altes. Nebenbei wird in beiden Angeboten das jeweils andere im Bereich Historie als Vorgänger, bzw. Nachfolgerangebot gespeichert.
Auftrag
Sie haben Ihrem Kunden jetzt das Angebot geschickt. Ihr Kunde willigt ein und möchte Sie damit beauftragen, d.h. Sie möchten an dieser Stelle einen Auftrag erstellen. Da Sie aber nicht alle Angaben wie im Auftrag noch mal eingeben möchten können Sie aus dem Angebot einen Auftrag generieren. Dabei haben Sie sowohl die Möglichkeit das komplette Angebot zu übernehmen, als auch zwischen den Positionen auszuwählen, welche übernommen werden sollen.
Aus Angebot einen Auftrag generieren
Gehen Sie dazu in den Bereich Angebote und lassen Sie sich ihr Angebot auflisten. Wenn Sie das komplette Angebot so als Auftrag übernehmen möchten wählen Sie im Menü „Spezial / in Auftragsliste übertragen“. Normalerweise ist diese Funktion für die Auftragserstellung mehrerer Angebote gleichzeitig gedacht, daher können Sie dort nicht zwischen den einzelnen Positionen wählen:
Möchten Sie den Auftrag nur für ein Angebot erstellen, so klicken Sie dann einfach ok. Wenden Sie dieses Menü für mehrere Angebote gleichzeitig an, so können Sie hier noch den Zeitraum eingrenzen. Wenn Sie die Checkbox „Kalk Kosten aktualisieren“ aktivieren, werden die erstellten Aufträge in den Kalkulatorischen Kosten berücksichtigt.
Sie können dieses Menü auch dazu nutzen, für mehrere Kunden ein Angebot über die gleichen Konditionen und Waren als Auftrag zu generieren. Erstellen Sie dazu vorher ein „Musterangebot“ und markieren in den Anschriften alle Kunden an die das Angebot gehen soll und fügen Sie diese zu Menge A hinzu. Gehen Sie dann wieder über das Menü „Spezial/ in Auftragsliste übertragen“. Im unteren Bereich sehen Sie schon neben dem Schriftzug „Kunden in Menge A“ eine Zahl die genau der Anzahl der in Menge A vorhandenen Anschriften übereinstimmen muss. Ist dies nicht der Fall, so kann der Grund dafür sein, dass einige Ihrer Anschriften noch nicht über eine Kundennummer verfügen.
Alle Einstellungen in diesem Fenster können Sie über die Schaltfläche „Standard“ als Standard speichern. Erstellen Sie nun Ihre Aufträge über die Schaltfläche „ok“.
Möchten Sie aus einem Angebot einen Auftrag erstellen und dabei nur einzelne Positionen für die Übernahme in den Auftrag selektieren, so müssen Sie in das Angebot hinein gehen und dann dort unter „Spezial/ In Auftragsliste übertragen“ das folgende Dialogfenster aufrufen:
Jetzt können Sie jede Position markieren und unten eine Menge eintragen. So können Sie genau festlegen welche Position in welcher Menge wirklich geordert werden soll. Zur Vereinfachung können Sie die Schaltflächen unten links verwenden:
Alle deaktivieren : Keine Position soll auf übertragen stehen
Alle aktiveren : Alle Positionen sollen vorerst auf aktiv für die Übertragung stehen
Alle Mengen Null : Alle Positionen sollen übertragen werden, jedoch von der Menge auf 0 stehen
Alle Mengen voll : alle Positionen sollen auf Ihrer volle Menge aktiviert werden.
Diese Einstellungen werden aber erst übernommen, wenn Sie die Schaltfläche „übertragen“ geklickt haben. Sie können diese Schaltflächen also auch zur Vereinfachung ihrer Eingaben verwenden.
Beenden Sie die Eingaben mit der Schaltfläche „übertragen“ und bestätigen Sie die nachfolgende Meldung:
Die Auftragsmaske
Wechseln Sie jetzt in den Bereich Aufträge und lassen Sie sich am besten über Apfel+t (bzw. Strg.+t) alle Aufträge anzeigen. Oben ist jetzt ihr neuster Auftrag zu sehen.
Über einen Doppelklick gelangen Sie in den Auftrag:
Anders als bei Ihrem Angebot haben Sie in der Positionstabelle mehrere Spalten hinzubekommen:
Menge :gesamt bestellte Menge
Res. :gesamte reservierte Menge (bei Lagerführung interessant)
LFS :zu liefernde Menge im Lieferschein
RG :zu liefernde Menge in der Rechnung
Akt.Res :Aktuelle Reservierung
Akt.LFS :Aktueller Lieferschein
Akt.RG :Aktuelle Rechnung
E-Preis :Einzelpreis
Summe :Summe für Position
Das bedeutet: In Ihrem Auftrag haben Sie erstmal eine Menge über die der Auftrag erstellt wurde. Über diese Menge können Sie ganz normal einen Lieferschein und eine Rechnung erstellen. Die Felder LFS und RG sind daher standardmäßig mit der Menge gefüllt, die noch an den Kunden laut Auftrag gesendet werden muss.
Teilabwicklung
Für eine Teillieferung können Sie Akt.Res, Akt.LFS und Akt.RG anpassen. Sie müssen also nicht komplett den Auftrag abwickeln.
Beispiel: Ein Kunde bestellt bei Ihnen zwei MacBooks. Sie haben aber nur eines auf Lager. Dann können Sie, sofern es erwünscht ist, zwar alle beide iBooks reservieren, damit der Auftrag abwickelbar ist, sobald die Nachlieferung von MacBooks in Ihrem Hause eingetroffen ist. Bis dahin können Sie schon mal eines liefern. Dazu stellen Sie den Lieferschein über Spalte Akt.LFS auf Menge 1. Das heißt, der nächste Lieferschein wird nur für diese Menge erstellt. Sobald er erstellt wurde steht Akt.LFS wieder auf 1, da das die übrige Menge wäre, über die der nächste aktuelle Lieferschein erstellt werden müsste.
Möchten Sie für den aktuellen Lieferschein auch eine Rechnung erstellen, in dem zunächst nur die aktuelle Lieferung von einem Notebook berechnet wird, so müssen Sie die Spalte Akt.RG auch auf 1 setzen:
Anschließend müssen Sie sofort den Lieferschein und die Rechnung erstellen, denn die Eintragungen Akt.LFS und Akt.RG werden nicht gespeichert, es sei denn, es hat schon eine Teillieferung stattgefunden und in Akt.LFS und Akt.RG steht der Restbetrag.
Lieferschein und Rechnung
Zur Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen gehen Sie innerhalb Ihres Auftrages in das Menü „Abwickeln“ und wählen zuerst die Funktion „Packliste drucken“ . Wählen Sie dann im Menü Abwickeln die Funktion Lieferschein und Rechnung erstellen:
Prüfen Sie kurz, ob alle Eintragungen soweit richtig sind und klicken Sie dann auf „ok“ Lieferschein und Rechnung werden dabei entsprechend erstellt und gedruckt. Selbstverständlich können Sie auch, z.B. für Kunden mit Zahlungsweise „Vorkasse“ nur eine Rechnung, bzw. nur einen Lieferschein erstellen. Damit könnten Sie also auch eine Rechnung für beide Artikel erstellen, dann einen Lieferschein nur mit der Menge 1 und später, wenn Sie wieder genug auf Lager haben einen weiteren Lieferschein mit der restlichen Menge von 1. Sobald Sie einen Lieferschein bzw. eine Rechnung erstellen nimmt das System immer die aktuellen Daten aus den Spalten Akt.LFS, bzw. Akt.RG. Nur wenn dort gar nichts eingetragen ist nimmt er die Gesamtmenge LFS bzw. RG.
Wenn Sie, wie in diesem Beispiel nun einen Teilauftrag abgewickelt haben, so sieht der Auftrag danach so aus:
Da der Auftrag noch nicht vollständig abgewickelt ist bleibt sein Status noch auf offen, d.h. in der Auftragsübersicht steht neben diesem Datensatz noch ein L und ein R für einen offenen Lieferschein und eine offene Rechnung. Innerhalb des Auftrags steht noch die zu liefernde Restmenge 1, wie oben beschrieben.
Haben Sie den Auftrag über die komplette Menge abgewickelt, so sieht er da nach so aus:
In diesem Fall ist der komplette Auftrag abgewickelt, d.h. dass die Zeichen R und L in der Auftragsübersicht verschwunden und im Auftrag die Zusatzspalten für Reservierungen, Rechnungen und Lieferscheinen leer sind.
Haben Sie eine Rechnung, bzw. einen Lieferschein erstellt, so finden Sie das entsprechende Dokument in dem Bereich Rechnungen, bzw. Lieferscheine. Dort können Sie es auch wiederholt ausdrucken, wenn Sie möchten auch mit einem „Kopie-Stempel“.
Das Erstellungsdatum des Lieferscheins ist gleichzeitig das Leistungsdatum. Somit wird ab diesem Moment der Artikel, über den ein Lieferschein erstellt wird in genau der dort verzeichneten Menge ausgebucht. Erstellen Sie einen Lieferschein über eine negative Menge, so wird diese Menge wieder eingebucht.
Für Kunden die das Modul „Packplatz“ nutzen können die Packlisten nun an den Versand weitergeleitet und gemäß Modulanleitung abgearbeitet werden.
Abwicklung mit unterschiedlichen Mengen
Im Menü Positionen finden Sie dazu noch folgende wichtige Funktionen:
Mit „Reservierungen -> 0“ können Sie die Reservierung auf Null setzen.
Wenn Sie eine Reservierung gelöscht haben, der bereits ein Artikel zugewiesen war, so ist der Artikel in der vorher reservierten Menge im Status „unverteilt“. Das bedeutet, dass Sie ihn für andere Aufträge erst wieder verfügbar machen, indem Sie im Bereich Artikel die Funktion „Reservierungen überprüfen“ und dann „Reservierungen angleichen“ im Menü „Tools“ aufrufen:
Noch zu liefern ändern:
Sobald Sie einen Auftrag über eine bestimmte Menge erstellt haben verlangt deLUXE-ERP auch die vollständige Abwicklung der kompletten Menge, sowohl für Lieferscheine als auch für Rechnungen. Solange Sie den Auftrag noch gar nicht abgewickelt haben (also weder Packliste, noch Lieferschein, noch Rechnung erstellt haben, auch nicht für Teillieferungen) können Sie die Menge noch manuell ändern. Sollte der Auftrag aber zum Teil abgewickelt sein und die Menge die geliefert werden soll ändert sich dann, kann dies über das Menü gemacht werden. Markieren Sie eine Position, bevor Sie das Menü benutzen, damit deLUXE-ERP weiß, um welche Position es sich handelt. Geben Sie in das nachfolgende Fenster nur die Menge ein die noch geliefert werden soll, nicht die komplette Menge.
Übrigens: Für Rücklieferungen und Gutschriften können Sie die Mengen auch auf eine negative Zahl setzen!
Noch zu berechnen ändern:
Für diese Funktion gilt das Gleiche wie bei „Noch zu liefern ändern“ nur für die Rechnung. Dies macht z.B. in folgendem Fall Sinn: Für eine Home & Living-Messe liefern Sie nach Utrecht ein Porzellanservice. Dazu brauchen Sie einen Lieferschein über das komplette Set, aber keine Rechnung. Also lassen Sie die Menge für das Service auf 1, setzen aber über die Funktion „noch zu berechnen“ diesen Wert auf 0.
Alle Positionen gleichzeitig auf Null setzen:
Inhaltlich das Gleiche, um alle Positionen sofort auf Menge 0 zu setzen gilt für die weiteren Funktionen:
Alle Positionen RES -> 0
Für alle Positionen werden die Reservierungen gelöscht.
Alle Positionen NZL -> 0
Für alle Positionen werden die noch zu liefernden Mengen auf 0 gesetzt (kein Lieferschein).
Alle Positionen NZB -> 0
Für alle Positionen wird die noch zu berechnende Menge auf 0 gesetzt (keine Rechnung).
Storno
Haben Sie bereits einen Lieferschein, bzw. eine Rechnung erstellt und möchten diesen Vorgang gerne rückgängig machen, so müssen Sie beides stornieren.
Für Lieferscheine:
Wechseln Sie in den Bereich Lieferscheine. Markieren Sie den entsprechenden Lieferschein und gehen Sie oben auf das Menü „Lieferscheine“ und wählen die Funktion „stornieren“. Ihr Lieferschein wird jetzt in der Übersicht mit einem roten S für storniert versehen:
Ab diesem Moment steht der Auftragsstatus für entsprechendem Auftrag auch wieder auf „L“ für „Lieferung noch nicht komplett abgewickelt“. Verbundene Warenausgänge werden wieder gelöscht.
Für Rechnungen:
Wechseln Sie in den Bereich „Rechnungen“. Markieren Sie die zugehörige Rechnung und gehen Sie oben auf das Menü „Rechnungen“ und wählen die Funktion „stornieren“. Ihre Rechnung wird jetzt in der Übersicht mit einem roten S für storniert versehen:
Ab diesem Moment steht der Auftragsstatus für entsprechendem Auftrag auch wieder auf „R“ für „Rechnung noch nicht komplett abgewickelt“.
Gutschriften
Wenn Sie einem Kunden, z.B. Aufgrund einer Rücksendung das Geld wieder gutschreiben möchten, so erstellen Sie dafür ebenfalls über den Bereich „Aufträge“ eine Rechnung. z.B. der o.g. Kunde schickt nun das erhaltene iBook wieder zurück, weil er es doch nicht wollte. Dann wird zu dieser „Rücksendung“ ein neuer Auftrag erstellt, in dem der Artikel mit der entsprechenden negativen Menge als Positionen eingetragen wird:
Erstellen Sie jetzt eine Rechnung, so wird eine Rechnung mit dem Titel „Gutschrift“ und den zur Gutschrift angelegten Fußtexten gedruckt. Die Gutschrift finden Sie dann auch in den Rechnungen. Erstellen Sie dann einen Lieferschein, damit die Ware auch wieder ins Lager eingebucht wird.
Rücklieferungen ohne RMA-Modul
Wenn Sie eine Rücklieferung komplett mit Lieferanten abwickeln möchten, so empfehlen wir unser RMA-Modul. Haben Sie kein RMA-Modul möchten aber nun die Ware für die Rücklieferung aus dem Lager buchen, so können Sie für den Lieferanten einen neuen Auftrag über genau den defekten Artikel anlegen.
Erstellen Sie dann einen Lieferschein. Wie bereits oben erwähnt wird ab diesem Moment die Ware aus dem Lager als Warenausgang gebucht.
Versand
Ist die Packliste, Lieferschein und ggf. Rechnung gedruckt, so kann der Versand gestartet werden. Unsere Kunden ohne Versandmodule wie TOF, DHL oder UPS können Adressaufkleber drucken, sofern Sie über einen Thermodrucker verfügen. Alle anderen können jetzt das Versandmodul nutzen und Adressaufkleber sowie Versandlisten ausdrucken und an die Versandunternehmen übertragen. Wie das funktioniert erfahren Sie in Ihrer Modulanleitung. Wenden Sie diese Funktionen am besten erst an, wenn Sie alle Aufträge, die Sie gemeinsam verschicken möchten abgewickelt (d.h. Lieferscheine und Rechnungen erstellt) haben.
Zahlungseingang
Solange eine Zahlung noch nicht eingegangen ist steht die betroffene Rechnung im Bereich „Rechnungen“ noch auf offen (zu erkennen an dem O und dem offenen Betrag in der Rechnungsübersicht). Zahlungen können unterschiedlich eingehen: Je nach Einstellungen ermöglichen Sie Kartenzahlung, Nachnahme, Rechnung oder Vorkasse.
Im ersten Fall haben Sie die Möglichkeit über unser Zahlungsmodul den Kunden das Geld selbst einzuziehen. Beachten Sie dazu bitte die entsprechende Modulanleitung.
Im Fall einer Nachnahmezahlung müssen Sie einen entsprechenden Beleg drucken und mit dem Paket versenden. Dazu brauchen Sie als Hardware einen Silex Serial Server (bei FUCHS EDV erhältlich) und je nach Anbieter einen Nadeldrucker, der die Nachnahme-Etiketten druckt.
Für die Nachnahmeabwicklung markieren Sie den Auftrag in der Auftragsübersicht und klicken sich in das Paketcenter (Abwickeln/Paketcenter). Geben Sie in das Feld EUR (in der Mitte unter der Tabelle) den Nettobetrag der Rechnung ein und klicken Sie “OK“ in dem Fall wird der Druck des Nachnahmeetiketts in Auftrag gegeben. In diesem Fall denken Sie bitte schon in Ihrem Auftrag daran, die Nachnahmegebühr als Position mit hinzuzufügen. Dafür muss selbstverständlich vorher ein Artikel für Nachnahme angelegt sein.
Bei Zahlung auf Rechnung legen Sie die Rechnung bei Versand der Ware für Ihren Kunden bei.
Im Falle einer Vorkasse müssen Sie, wie es üblich ist, die Rechnung zuerst versenden. Anschließend warten Sie bis eine Zahlung eingegangen ist und erstellen dann den Lieferschein und das Paket.
Wenn die Zahlung des Kunden eingegangen ist verbuchen Sie das im deLUXE-ERP, indem Sie in den Rechnungen auf „Zahlungen“ und dann „Eingang verbuchen“ gehen. Diese Funktion dürfen Sie allerdings nicht verwenden, wenn Sie das DATEV-Modul einsetzen, denn dann gilt diese Zahlung als gebucht und kann in den Dialogbuchungen nicht mehr eingegeben werden. Verbuchen Sie den Zahlungseingang erst, wenn tatsächlich Zahlungseingänge auf Ihren Kontoauszug eingetragen sind.
Mahnungen
Bereits im Angebot, bzw. Auftrag konnten Sie Bedingungen für Mahnungen hinterlegen (standardmäßig werden Mahnintervalle in den Einstellungen UST & Zahlungsziel eingerichtet):
In Ihren Rechnungen können Sie dann jeden Tag abrufen, welche Kunden sich ab diesem Tag im Zahlungsverzug befinden und gemahnt werden müssen. Wechseln Sie dazu in den Bereich Rechnungen und wählen im Menü „Mahnwesen“ die Funktion „Vorschläge für X. Mahnung“:
deLUXE-ERP zeigt Ihnen dann nur die Rechnungen an, die einen offenen Mahnstatus (in diesem Fall für die 1.Mahnung) haben. Findet Ihr System eine Rechnung, die sich im Mahnstatus 1 befindet können Sie diese nun anmahnen:
Markieren Sie die Rechnung dazu in der Übersicht und gehen Sie dann auf das Menü „Mahnwesen“ und wählen „1. Mahnung erstellen...“ aus:
deLUXE-ERP fragt dann noch mal nach dem Datum der Mahnung und bis wann die Zahlungen noch berücksichtigt werden sollen. Dazu schlägt er Ihnen jeweils das heutige Datum vor.
Tragen Sie den gewünschten Termine ein. Prüfen Sie, ob für die Nationalitäten der Kunden die richtigen Fußtexte hinterlegt sind (dazu mehr im Kapitel Fußtexte). Im nächsten Moment öffnet sich ihr gewohnter Druckdialog und Sie können die Mahnung ausdrucken.
Anschließend fragt Sie deLUXE-ERP ob der Ausdruck Ok war. Bestätigen Sie diesen Dialog mit „Ok“ so ist Ihr Auftrag unwiderruflich auf Mahnstatus 1:
Für jede weitere oder höhere Mahnung gehen Sie genau so vor. Haben Sie von Ihrem Kunden mehrere Rechnungen im Mahnstatus oder möchten Sie ihrem Kunden einen sog. Kontoauszug seiner kompletten offenen Zahlungen zukommen lassen, so können Sie das über die Sammelmahnung tun. Markieren Sie dazu irgendeine Rechnung des Kunden und gehen Sie in das Menü „Mahnwesen“ und wählen dort die Funktion „Sammelmahnung drucken“ aus. Sie sehen das folgende Dialogfenster:
Dort können Sie einzelne Kriterien auswählen, nach denen die vorhandenen Rechnungen in der Sammelmahnung angezeigt werden:
- Alle Rechnungen, deren offener Betrag größer Null ist
- Alle Rechnungen, deren offener Betrag kleiner als Null ist
- Alle Rechnungen, die auf Bankeinzug bzw. Lastschrift stehen
- Alle Rechnungen, deren Mahnstatus auf inaktiv steht
- Nur Rechnungen, die eine Mahnstufe haben
Sobald Sie den Dialog bestätigen wird eine Sammelmahnung über alle offenen Rechnungen nach den ausgewählten Kriterien gedruckt.
Fußtexte
Für jedes Dokument, das Sie von deLUXE-ERP erstellen lassen können Sie Inhalte und Fußtexte selbst einstellen. Gehen Sie dazu in den Bereich „Einstellungen“ und wählen dort die Schaltfläche „Fußtexte & Vorlagen“ aus. Sie finden nun folgenden Dialog vor:
In dem Auswahlfeld oben können Sie das entsprechende Thema auswählen, für dass Sie Texteinstellungen vornehmen möchten:
Bitte beachten Sie, dass eingestellte Texte nur in den Dokumenten auftauchen können, für den sie auch angelegt sind. z.B. Wenn Sie einen Text für Rechnungen verfassen, dann aber eine Rechnung mit negativem Betrag ausdrucken erscheint nicht der Rechnungstext, sondern der für die Gutschrift.
Neue Texte legen Sie an, wenn Sie entsprechendes Thema ausgewählt haben und die Schaltfläche „Neu“ klicken. Sie erhalten dann eine weitere Textvorlage, die Sie füllen können. Für manche Texte stehen Ihnen Platzhalter für bestimmte Daten (wie z.B. Verkäufername bei Rechnungen etc.) zur Verfügung.
Für jeden Bereich können Sie mehrere Fußtexte anlegen. Den Text, den Sie standardmäßig verwenden möchten aktivieren Sie durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile, so, dass dort ein Punkt erscheint.
Innerhalb eines Auftrages können Sie in den Bedingungen dann einen der angelegten Fußtexte für entsprechendes Dokument auswählen:
Anders verhält es sich mit den Mahnungen. Wie bereits im Kapitel Mahnungen erwähnt , haben Sie die Möglichkeit für verschieden sprachige Mahnungen Texte anzulegen. Für jede Mahnstufe müssen die Texte neu angelegt werden.
Legen Sie für jede benötigte Sprache einen Mahntext an. Im Mahnverfahren können Sie bei Erstellung einer Mahnung dann jeden Text einer Sprache zuweisen.
Die Sammelmahnungen bilden hier einen Sonderfall:
Da Sammelmahnungen den Titel und Mahntext abhängig von der höchsten Mahnstufe der aufgelisteten Rechnungen einsetzen erfolgt die Auswahl automatisch über eine bestimmte Bezeichnung der Mahntexte und nicht über das Dialogfenster (siehe oben). Dabei müssen alle Texte für Sammelmahnungen auch mit der Titelbezeichnung „Sammelmahnung...“ beginnen. Die direkte Sprachkennzeichnung erfolgt ab der zweiten Sprache durch das direkte Anhängen einer Ziffer:
Hinter der Bezeichnung „Sammelmahnung.../“folgt ein Slash und dann der Titel für das Dokument. Beim Druck wird nach dem Querstrich gesucht und die folgenden Zeichen als Titel eingesetzt. In jeder Mahnstufe müssen die Texte für die benötigten Sprachen angelegt werden.
deutsch = Sammelmahnung/Titel (z.B. Kontoauszug)
2te Sprache = Sammelmahnung2/Titel der Mahnung in Sprache 2
3te Sprache = Sammelmahnung3/Titel der Mahnung in Sprache 3
4te Sprache = Sammelmahnung4/Titel...