Berichte / Schnellberichte
Sehr geehrte deLUXE-ERP Anwenderin,
Sehr geehrter deLUXE-ERP Anwender,
herzlich Willkommen in der Beschreibung zu ihrem Berichtseditor. Dieser Editor ist ein Teilbereich ihres ERP-Systems deLUXE-ERP und dient der Auswertung von Daten aus Ihrem System.
Diese Beschreibung gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des Auswertungs- und Reportingstools. Bei speziellen Anforderungen bieten wir auch die Dienstleistung zur Erstellung von individuellen Vorlagen an. Für einen professionellen Umgang mit diesem Tool können Sie sich auch gerne von uns schulen lassen.
Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können ohne Ankündigung geändert werden. Außerdem stellen Sie keine Verpflichtung seitens FUCH EDV dar.
Ohne ausdrückliche Genehmigung von FUCHS EDV darf die Dokumentation nur für persönliche Zwecke verwendet werden!
Viel Erfolg wünscht Ihnen
Ihr FUCHS EDV - Team
Mit dem Schnellberichteditor können Sie:
- Listen von Datensätzen erstellen
- Umbruchbereiche erzeugen
- Summenberechnungen durchführen
- Schriftsätze und Stilvorlagen im Bericht verwenden
Einführung
Einsatzbereich des Berichtseditors
Eine der wichtigsten Funktionen im deLUXE-ERP ist das Erstellen von Berichten. Ein Bericht bietet eine Übersicht ausgewählter Daten in aufbereiteter Form und dient der Auswertung von Datenbeständen für Reportings. Der Schnellberichteditor ist ein Werkzeug zur Gestaltung von Berichten. Für ganz komplexe Auswertungen lässt sich der Bericht auch in Excel weiterverarbeiten.
Funktionsumfang des Berichteditors
Neben zwei Auswertungsmethoden bietet der Editor verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten der Daten und Oberfläche.
Auswertungsformen
Der Schnellberichteditor bietet zwei Modi für Berichte:
Der Modus Kreuztabelle stellt Ihren Bericht als zweidimensionale Tabelle dar. Er eignet sich zum Anzeigen von Daten aus einer Datenquelle mit Kategorien, die aus zwei verschiedenen Datenquellen stammen.
Beispiel:
In einer Kreuztabelle können Sie anzeigen, wie viel von jeder Produktart pro Quartal verkauft wurden.
Liste ist der Standardmodus für Berichte. In der letzten Version des Schnellberichteditors gab es nur diese Möglichkeit. Dieser Modus zeigt Datensätze als Liste an, mit Umbrüchen an allen Stellen, die Sie wünschen.
Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel:
Berechnungen und Umbrüche
Der Schnellberichteditor bietet die Möglichkeit zur Summenbildung von beliebigen Datenbereichen. Innerhalb jeder Summen-, bzw. Zwischensummenzeile sind diverse Berechnungen auf den Inhalt möglich. Darüber hinaus können an beliebiger Stelle, z.B. immer nach Ende eines Quartals, Umbrüche eingefügt werden.
Gestaltung
Zur optischen Aufbereitung bietet der Schnellberichteditor diverse Gestaltungsmöglichkeiten. Dazu gehören neben vorhandenen Designvorlagen die Möglichkeiten zur manuellen Formgebung durch Bestimmung von Schriftarten, Farben und Rahmen.
Speicher und Ladefunktion
Bisher erstellte Berichte können in Form eines PDFs, Textdokuments, Diagramms oder in HTML gespeichert werden. Darüber hinaus bietet der Editor das Speichern und Laden von Vorlagen, auf deren Basis gleiche Berichte immer wieder mit neuen Daten ausgeführt werden können.
Grundlagen
Erstellung eines Berichts
Um einen Schnellbericht anzulegen:
- Wählen Sie im Programm deLUXE-ERP die Daten aus, die Sie auswerten möchten und gehen Sie im Menü Ablage auf "Bericht drucken". deLUXE-ERP zeigt den Schnellberichtseditor an. Es erscheint eine bereits angelegte Vorlage, oder einfach nur das Gerüst für eine Vorlage.
- Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Neu oder klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste auf das Icon
, damit diese Vorlage aus dem Fenster entfernt wird. - Klicken Sie im unteren linken Bereich des Schnellberichtseditors auf den gewünschten Modus (Liste oder Kreuztabelle).
Speichern und Laden von Vorlagen
Sie können eine Berichtvorlage als Datei sichern und dann erneut über den Schnellberichteditor öffnen. Die Vorlage enthält alle Einstellungen für den Bericht ohne die Daten. Sie können verschiedene Vorlagen sichern und dann je nach Ihrem Bedarf aufrufen. Beim öffnen des Editors wird immer die letzte Vorlage gezeigt, auch wenn sie nicht gespeichert wurde.
Um eine Vorlage zu sichern:
1. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Speichern oder klicken Sie in der oberen Werkzeugleiste auf die Schaltfläche 
. deLUXE-ERP zeigt einen Sichern-Dialog.
2. Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "Sichern". deLUXE-ERP sichert den Bericht als Datei, die Sie mit dem Schnellberichteditor öffnen können. Sie können die Datei an beliebiger Stelle sichern.
Ist der Schnellberichteditor geöffnet, können Sie eine gesicherte Vorlage laden und damit einen neuen Bericht drucken. Sie können die selbe Vorlage mehrmals verwenden, um verschiedene Auswahlen von Datensätzen zu drucken.
Um eine Vorlage zu laden:
1. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl öffnen ODER klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche 
. deLUXE-ERP zeigt den Öffnen-Dialog mit der Liste der verfügbaren Berichtvorlagen.
2. Klicken Sie zweimal auf einen Dateinamen oder wählen Sie einen Dateinamen in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche öffnen. deLUXE-ERP ersetzt die aktuelle Vorlage durch die neu geöffnete Vorlage.
Benutzeroberfläche
Im Modus Liste verfügt Ihr Schnellberichteditor über folgende Oberfläche:
Im Modus Kreuztabelle finden Sie folgende Elemente:
Prinzipiell besteht der Berichteditor aus drei Bereichen. Dem oberen Bereich, in dem die Menüleisten und einzelne Werkzeuge zu finden sind, dem mittleren, in dem der Bericht angelegt wird, und dem unteren Bereich, in dem die Felder und Berichtseigenschaften ausgewählt werden.
Mittlerer Bereich:
Hier legen Sie den Bericht an. Ziehen Sie hier Felder per Doppelklick, Drag&Drop oder über das Kontextmenü in den Bereich. Sie können auch Formeln hinzufügen, die Spaltenbreite anpassen, Umbrüche oder Formeln löschen, Farben und Ränder für die Zellen definieren, etc.
Titelzeile:
- Diese Zeile zeigt standardmäßig die Namen der Felder bzw. Formeln, die in den Bericht eingefügt wurden. Sie wird auf jeder Seite wiederholt. Sie können den Standardeintrag verändern.
Daten
- Diese Zeile wird nach Angabe der Datenquelle bei Berichtsausführung mit entsprechenden Daten gefüllt.
Zeilen Zwischensumme
- Diese Zeilen erscheinen, wenn Sortier- oder Umbruchebenen festgelegt wurden. Sie enthalten eine Zwischenzeile in der Sie Berechnungen tätigen können.
Datenquellen für Spalten
- Das sind die Bezeichnungen der aktuellen Referenzen auf die Datenquelle, also Tabelle und zugehöriges Merkmal.
Summenzellen
- Diese Zellen dienen zur Aufnahme von Berechnungen am Ende einer Spalte.
Nachfolgende Darstellungen zeigen ein fertiges Formular für einen Schnellbericht und das Ergebnis des gedruckten Berichts:
Unterer Bereich:
Auswahlliste für Haupttabelle
- Hier steht die Haupttabelle, die als Grundlage für den Bericht dient. Ausgewählt wurde sie durch das Menü, aus dem der Berichteditor aufgerufen wurde. In der Liste “Felder” erscheinen dann die dazugehörigen Felder. Die Felder von verknüpften Tabellen erscheinen, wenn Sie auf das Kästchen zum Erweitern vor dem Namen klicken – unter Windows ist es ein Pluszeichen, auf Mac OS ein Pfeil.
Liste Felder
- Hier wählen Sie durch Doppelklick oder per Drag&Drop die Felder für den Bericht aus. Sie zeigt entweder die Felder der Haupttabelle, die Hierarchie Liste von allen verknüpften Tabellen oder die Liste aller Tabellen und Felder der Datenbank. Die Art der Anzeige wählen Sie in der darüber liegenden DropDown Liste aus. Indizierte Felder erscheinen in Fettschrift. Sie können auch die Felder von verknüpften Tabellen anzeigen und auswählen.
Sortierliste/Anzeige für Sortierreihenfolge
- Im Modus Liste erscheint die dem Bericht zugewiesene Sortierreihenfolge sowie die Richtung aufsteigend oder absteigend. Jedes eingefügte Feld erzeugt im Bereich des Schnellberichts eine Zeile für Zwischensumme. Im Modus Kreuztabelle erscheint die Sortierrichtung für jede der Datenquellen.
3 Anwendung
Aufbau des Berichts
Es folgt ein Tutorial zur Erstellung eines Berichts. Zunächst sollen dafür ihre funktionellen Anforderungen erfüllt werden und im Anschluss das Design dazu optimiert werden.
Vorgehensweise
Um von der Berichtsfunktion optimal zu profitieren, muss zuerst festgelegt werden, wie das Endergebnis aussehen soll.
Dazu ist es sinnvoll, folgende Fragen zu beantworten:
- 1) Welche Daten möchte ich auswerten, bzw. welche Tabellen sind betroffen?
- 2) Wie sollen die Daten gelistet sein?
- 3) Welches Endergebnis ist gewünscht?
zu 1)
Alle Daten aus dem System deLUXE-ERP befinden sich in Tabellen. Um komplexe Formeln im Editor zu vermeiden, ist es daher empfehlenswert, diese Daten bereits im Voraus zu selektieren. Das bedeutet, Sie gehen in das entsprechende Menü, z.B. Anschriften, wenn Sie die Auswertung von Ihren Kunden oder Lieferantendaten wünschen und benutzen die Suchfunktion, um genau die Daten auszuwählen, die Sie benötigen (z.B. alle Kunden, die aus dem Bereich Hamburg kommen). Nun können Sie über das Menü Ablage/Bericht drucken den Berichteditor aufrufen und genau Ihre ausgewählten Daten auswerten.
Geht Ihre Datenauswahl über eine Tabelle hinaus, also z.B. nur Anschriften aus Hamburg mit bestimmten Umsätzen, so können Sie, wie oben beschrieben die ausgewählten Daten über die F9-Taste mit weiteren Tabellen verknüpfen. Setzen Sie dazu ein OK neben die gewünschte Tabelle in Ihr PopUp-Fenster. Beachten Sie bitte, dass Sie nur die gewünschte Tabelle mit Ihrer Auswahl verknüpfen und entfernen Sie alle anderen OKs, da ansonsten die Geschwindigkeit des Systems deLUXE-ERP unter der großen Rechenarbeit beeinträchtigt wird. Haben Sie alle Daten wie gewünscht auch über mehrere Tabellen ausgewählt, so gehen Sie über das Menü Ablage/Bericht drucken in den Berichteditor.
zu 2)
Ist die Ausgabe einer Auflistung von ausgewählten Daten nebeneinander ggf. mit Berechnungen und Zwischensummen erwünscht, so ist der Modus ,,Liste” zu empfehlen. Wünschen Sie eine 2-dimensionale Auswertung, bei der Daten gegenüber gestellt werden sollen, z.B. wie viel welcher Verkäufer zu welchem Datum im Monat X gesetzt hat, so bietet sich die Kreuztabelle an. Auch hier können Summen, Zwischensummen und Durchschnittsberechnungen o.ä. gebildet werden.
zu 3)
Legen Sie fest, zu welchen Ergebnissen Sie kommen möchten. Bestimmen Sie, welche Berechnungen Sie an welcher Stelle wünschen, z.B. Endsummen, Auszählungen oder Durchschnittsberechnungen nach Monat sortiert etc..
Haben Sie Ihre Anforderungen an den Bericht festgelegt können, Sie dazu übergehen, Ihre Daten zusammen zu stellen.
Zusammenstellung der Daten
Sie haben in deLUXE-ERP Ihre gewünschten Daten ausgewählt und sind über das Menü Ablage/Bericht drucken in den Berichteditor gelangt. Nun wählen Sie Ihren gewünschten Modus rechts unten aus und folgen Sie der jeweiligen Beschreibung:
Listenmodus
Sie haben sich für den Listenmodus entschieden. Ziehen Sie hierfür gewünschte Datenfelder aus der Feldliste per Drag&Drop in den Formularbereich. Jedes Datenfeld erscheint jetzt in der Spaltenbezeichnung. In den eckigen Klammern steht der Tabellenname, daneben die Feldbezeichnung. Standardmäßig wird der Feldname als Kopfteil und somit als Tabellenüberschrift ausgewählt. Dieser erscheint im Endergebnis als Spaltenüberschrift. Durch Doppelklick auf die einzelnen Kopfteilfelder können Sie die Namen auch beliebig anpassen.
Die Zeile „Daten” wird immer durch den Inhalt des gewählten Feldes gefüllt. Die Zeile „Summe” lässt Berechnungen am Ende der Auflistung zu. Wird z.B. am Ende einer Spalte eine Berechnung gewünscht, so kann Sie durch einen Doppelklick hinzugefügt werden. Verwenden Sie dabei die Berechnungssymbole in der Werkzeugleiste.
Haben Sie Spalten für Ihren Bericht angelegt, können Sie diese auch an eine andere Stelle legen oder wieder entfernen. Zum löschen markieren Sie die Spalte, in dem Sie auf die Spaltenbezeichnung klicken und wählen Sie im Menü Spalten den Befehl löschen. Zum verschieben, markierte Spalten über entsprechende Symbole 
aus der Werkzeugleiste nach links oder rechts verschieben.
Der Berichteditor passt die Spaltenbreite automatisch an d.h., die Option Automatische Breite ist standardmäßig aktiviert. Er richtet jede Spalte nach der max. Länge des Spaltentitels und der Daten innerhalb der Spalte aus. Die Anpassung erfolgt erst bei Ausgabe des Berichts. Sie können die Option Automatische Breite im Menü Spalten oder über die Schaltfläche 
in der Werkzeugpalette festlegen bzw. sichern. Wollen Sie eine Spalte manuell anpassen, wählen Sie die entsprechende Spalte und setzen Sie den Mauszeiger auf den Spaltentrenner - Er wird zu einem doppelseitigen Pfeil - ziehen Sie den Spaltentrenner nach links oder rechts, um die Spalte nach Ihrem Bedarf kleiner oder größer zu machen.
Kreuztabelle
Eine Kreuztabelle dient der Anzeige von Häufigkeitsverteilungen. Demnach wird hier nicht die Bezeichnung von Feldern in die Spalte und der Inhalt zeilenweise darunter aufgeführt, wie es bei dem Listenmodus üblich ist. Wird ein Feld aus der Liste z.B. in die 1. Zeile (2. Spalte) gezogen, so wird bei der Auswertung für jeden Feldinhalt eine neue Spalte geöffnet. Genauso verhält es sich mit den Zeilen. So kann man z.B. eine Tabelle aufstellen, in der verzeichnet wird, welcher Verkäufer welchen Artikel wie oft verkauft hat. Als Spaltenüberschriften werden alle Artikel aufgelistet, als Zeilen die Verkäufer. Im Inneren der Tabelle kann man dann die dazugehörigen Umsätze zusammenrechnen.
Sortierebenen und Umbruchsspalten
Nachdem Sie sich jetzt für einen Modus entschieden und alle interessanten Felder ausgewählt haben, können Sie Ihre Datensätze im Bericht sortieren.
Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
- Datensätze in einer bestimmten Reihenfolge betrachten
- Datensätze in Gruppen mit Zwischensummen erstellen, um Zwischenberechnungen durchzuführen.
Listenmodus
Sie können jeder Zeit eine Sortierreihenfolge definieren.
Beispiel: Sie wollen die Datensätze der Vertriebsmitarbeiter nach Verkaufszonen sortieren. Sortierreihenfolgen können Sie entweder über die Liste der Felder, oder über die Spalte direkt festlegen.
Um eine Sortierreihenfolge über die Liste der Felder festzulegen:
1. Ziehen Sie das entsprechende Feld aus der Liste in den danebenliegenden Bereich "Sortierfolge" (Im unteren Formularbereich).
ODER
2. Markieren Sie das Feld in der Liste und klicken auf den grünen Pfeil: das Feld wird jetzt übertragen.
Um die Sortierreihenfolge für eine Spalte (Feld oder Formel) festzulegen:
1. Wählen Sie im DropDown Menü für Tabellenwahl den Eintrag "Berichtsspalten".
Die Liste zeigt dann die Titel der im Bericht vorhandenen Spalten:
2. Ziehen Sie die entsprechende Spalte aus der Liste in den danebenliegenden Bereich "Sortierfolge".
ODER
3. Markieren Sie das Feld in der Liste und klicken auf den grünen Pfeil. Der Name der Spalte erscheint dann im Bereich "Sortierfolge".
Standardmäßig wird in aufsteigender Reihenfolge sortiert, also von A bis Z. Über das Dreieck vor dem Namen können Sie in auf- oder absteigender Reihenfolge sortieren. Ist das sortierte Feld noch nicht in eine Spalte im Bericht eingefügt, wird automatisch eine weitere Spalte angelegt.
Sie können auch mehrere Sortierebenen anlegen. Sortiert wird dann nach der Reihenfolge in dem Feld "Sortierfolge". Also z.B. erst nach Firma und dann nach Preis.
Möchten Sie die Sortierfolge ändern, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie unter Windows mit der rechten Maustaste, auf Mac OS bei gedrückter ctrl-Taste, auf das Feld in der Sortierliste, um das Kontextmenü anzuzeigen:
2. Wählen Sie den Eintrag Nach oben oder Nach unten, um die Felder entsprechend zu bewegen.
Um ein Feld aus der Sortierliste zu entfernen
1. Klicken Sie unter Windows mit der rechten Maustaste, auf Mac OS bei gedrückter ctrl-Taste, auf das Feld in der Sortierliste, um das Kontextmenü anzuzeigen:
2. Wählen Sie den Eintrag "löschen". Das Feld wird entfernt. Beachten Sie, dass die dazugehörige Spalte nicht aus dem Bericht entfernt wird, dagegen verschwindet die dazugehörige Zeile „Zwischensumme”.
Nachdem Sie Sortierebenen bestimmt haben, können Sie Umbruchebenen festlegen. Diese dienen dazu, Datensätze nach Wertänderung in einem oder mehreren Sortierfeldern zu trennen, z.B. könnte man bei einer Aufstellung aller Aufträge über ein Jahr nach Firma sortieren und für jede Datengruppe zu einer Firma Zwischensummen bilden. Die Berechnungen – Summe, Durchschnitt, Min, Max und Anzahl – werden für jede Datensatzgruppe berechnet.
Sortieren Sie z.B. Datensätze nach Verkaufszonen und legen eine Umbruchzeile an, fügt deLUXE-ERP nach allen Datensätzen für eine Zone einen Umbruch ein. Diese Zeilen werden automatisch eingefügt, wenn eine Sortierung definiert wurde. Sie können in eder Umbruchzeile eine Berechnung durchführen, z.B. Zwischensummen für den Produktverkauf jedes Landes innerhalb einer Verkaufszone.
Die Bezeichnung einer Zeile mit Zwischensumme gibt an, welche Änderung im Wert den Umbruch hervorruft.
Kreuztabellenmodus
In einem Kreuztabellen-Bericht können Sie nur Werte aus den horizontalen und vertikalen Datenquellen sortieren. Sie werden in der Endtabelle als Kategorien verwendet.
Um in einem Kreuztabellen-Bericht nach Kategorien zu sortieren:
1. Klicken Sie im Bereich Sortierfolge auf die Sortierbalken:
Die Pfeile geben die aktuell gewählte Sortierrichtung an. Mit jedem Doppelklick auf einen Pfeil können Sie die Richtung ändern.
Berechnungen
Wie bereits im letzten Kapitel erwähnt, haben Sie die Möglichkeit für bestimmte Datengruppen (Sortierebenen oder auch Umbruchbereiche genannt), bzw. für die komplette Auswertung Berechnungen zu tätigen. Diese können Sie in jeder Summen, bzw. Zwischensummenzeile der entsprechenden Spalte hinzufügen.
In einem Kreuztabellen-Bericht lassen sich Berechnungen in der Mittelzeile einfügen.
Folgende Berechnungen können Sie über die Werkzeugleiste hinzufügen:
Summ berechnet die Gesamtsumme der Werte im Bericht oder Umbruch.
Minimum zeigt den niedrigsten Wert im Bericht oder Umbruch an.
Maximum zeigt den höchsten Wert im Bericht oder Umbruch an.
Durchschnitt berechnet den Durchschnitt der Werte im Bericht oder Umbruch.
Anzahl berechnet die Anzahl der Datensätze im Bericht oder Umbruch.
Kreuztabellenbericht
Berechnungen werden folgendermaßen ausgeführt:
Listenbericht
Platzieren Sie die Berechnung in der Zeile „Gesamtsumme”, wird die Berechnung für alle Datensätze im Bericht ausgeführt. Platzieren Sie die Berechnung in der Zeile „Zwischensumme”, wird für die Datensätze zu jeder Umbruchzeile eine separate Berechnung ausgeführt.
Um allgemein eine Berechnung hinzuzufügen:
- Wählen Sie die gewünschte Zelle. Die Berechnungen Summe, Minimum, Maximum und Durchschnitt funktionieren nur in einem Feld vom Typ Zahl oder einer Formel.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die entsprechenden Symbole.
- deLUXE-ERP setzt nun das gewählte Symbol in die entsprechende Zelle.
Fügen Sie mehrere Berechnungen ein, listet deLUXE-ERP die Symbole der Reihe nach auf und führt die Berechnungen entsprechend untereinander aus.
Für Berechnungen können auch Platzhalter verwendet werden:
- ##S wird ersetzt durch die Summe im Umbruch oder die Zwischensumme
- ##A wird ersetzt durch den Durchschnitt
- ##C wird ersetzt durch die Anzahl
- ##X wird ersetzt durch Max.
- ##N wird ersetzt durch Min.
- ##xx, wobei xx eine Spaltennummer ist.
Dieser Platzhalter wird ersetzt durch den Wert der Spalte mit der definierten Formatierung. Sie sind vor allem hilfreich, wenn Sie in einer Zelle Bezeichnung und Werte mischen wollen.
Formeleditor
Neben bisher genannter einfacher Rechnungen und der Verwendung von Feldern aus der Feldliste lässt sich für aufwendigere Auswertungen der Formeleditor verwenden. Zum Beispiel lässt sich damit eine Formel hinzufügen, die aus dem Feld Jahresumsatz den Monatsumsatz berechnet.
Um in den Formeleditor zu gelangen, klicken Sie auf das verwendete Feld, bzw. Spalte und klicken Sie mit der rechten Maustaste im Kontextmenü auf das Feld bearbeiten (Bei Mac OS mit gedrückter ctrl-Taste anklicken). deLUXE-ERP öffnet daraufhin den Formeleditor.
Haben Sie eine bereits verwendete Spalte gewählt, ersetzt die Formel den bisherigen Inhalt der Spalte. Jetzt können Sie eine neue Formel erstellen, oder eine vorhandene Formel laden.
Zum laden klicken Sie auf die Schaltfläche öffnen , deLUXE-ERP zeigt daraufhin einen Öffnen-Dialog, in dem Sie eine Datei auswählen können. Die geladene Datei ersetzt ggf. die aktuell im Formeleditor angezeigte Formel. Um eine Formel als Datei zu sichern, die Sie später wieder verwenden möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Sichern und definieren Sie im Sichern-Dialog einen Dateinamen.
Bei Erstellung eigener Formeln können alle Elemente aus der Haupttabelle, die in der Auswahlliste darunter gelistet sind, verwendet werden. Durch die Operatoren in der zugehörigen Werkzeugleiste können die Elemente bearbeitet werden.
Neben einfachen Berechnungen werden folgende Befehle häufig verwendet:
Replace string([Feld]Text;Char(13);" ")
--> Um Zeilenumbrüche aus einem Feld zu entfernen. Anstatt Feld muss hier der Feldname eingetragen sein (aus der Feldliste von unten entnehmen). Dieser Befehl wird vor allem für die Weiterverarbeitung in Excel eingesetzt.
Replace string([Tabelle]Feld'Text;Char(9);" ")
--> Damit werden Tabs aus einem Feld entfernt.
QUERY([Stichwörter];[Stichwörter]Nummer=[Adressen]Nummer)
--> QUERY-Befehle dienen der Verknüpfung zu weiteren Feldern anderer Tabellen. Ein Query muss immer vor Verwendung tabellenexterner Daten eingesetzt werden.
QUERY SELECTION([Stichwörter];[Stichwörter]Stichwort="Biozertifikat")
--> damit wird eine Verknüpfung auf die Tabelle Stichwörter gesetzt, aber nur für die Daten, wo Biozertifikat als Stichwort hinterlegt wurde.
Wird auf eine Tabelle verlinkt, die mehrere Positionen zu der Ursprungstabelle hat als eine, so kann man dort nicht nur bestimmte Positionen anzeigen lassen, sondern auch angeben, nach welchen Kriterien die Positionen sortiert werden sollen. Dabei muss berücksichtigt werden, welches Format das entsprechende Feld hat, also ob es numerisch, alphanumerisch, Datum, String,... etc. ist.
Der Befehl für die Sortierung sieht folgendermaßen aus:
ORDER BY([Tabelle];[Tabelle]Feld;<)
wobei die Richtung der spitzen Klammer angibt, wie die Felder sortiert werden sollen.
Für die professionelle Anwendung des Formeleditors werden jedoch fortgeschrittene Datenbankkenntnisse, oder eine Schulung durch Fuchs EDV vorausgesetzt.
Ausblendung von Daten, Zeilen und Spalten
Mit dem Schnellberichteditor können Sie z.B. im Listenmodus Spalten bzw. Zeilen ein- und ausblenden. Zeilen ausblenden ist hilfreich, wenn der Bericht nur Berechnungen anzeigen soll. In diesem Fall blenden Sie den Datenteil aus, es erscheinen nur die Berechnungen in den Zeilen Gesamtsumme und Zwischensumme. Sie können ebenso die Zeile Umbruch oder Gesamtsumme ausblenden. Sie können eine Spalte ausblenden, wenn sie nur zur Sortierung dient und im Bericht nicht erscheinen soll. Sie können eine Spalte/Zeile entweder über Menübefehl oder über das Kontextmenü des Schnellberichteditors ausblenden.
Um eine Zeile/Spalte auszublenden:
- Klicken Sie in die Titelzeile, um die entsprechende Zeile/Spalte zu wählen.
- Klicken Sie unter Windows mit der rechten Maustaste, auf MacOS bei gedrückter ctrl-Taste, in die Titelzeile einer Zeile oder Spalte und dann im Kontextmenü auf den Eintrag Ausblenden.
ODER
Wählen Sie im Menü Spalten den Befehl Ausblenden.
ODER
Klicken Sie bei der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Ausblenden 
deLUXE-ERP zeigt die Spalte/Zeile in grau an, d.h. sie erscheint nicht, wenn Sie den Schnellbericht auf dem Bildschirm anzeigen oder ausdrucken.
Ist eine Zeile/Spalte ausgeblendet, ist der Eintrag Ausblenden im Menü Spalten oder im Kontextmenü mit einem Häkchen gekennzeichnet. Außerdem ist die entsprechende Schaltfläche Ausblenden in der Werkzeugleiste Spalten gedrückt. Wählen Sie den Eintrag Ausblenden im Kontextmenü oder im Menü Spalten erneut oder klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Werkzeugleiste, wird die Zeile/Spalte wieder eingeblendet.
Anzeigeformate
Sie können Anzeigeformate definieren für Spalten vom Typ Zahl, Ganzzahl, lange Ganzzahl, alphanumerisch, Datum, Zeit und Bild. Zeigen Sie z.B. in einer Spalte Löhne an, können Sie dafür ein Zahlenformat festlegen. Das folgende Format setzt ein sechsstelliges Format mit 2 Kommastellen + Eurozeichen: ###.##0,00 .
Es kann Beträge bis zu 999,999 anzeigen.
Die Anzeigeformate betreffen jedoch nur die Ansicht der Werte, nicht ihren Typ. Sie können daher nicht ein alphanumerisches Feld in ein numerisches verwandeln.
Um ein Anzeigeformat einzugeben, wählen Sie im Schnellberichteditor das Kontextmenü für die entsprechende Zelle oder geben es direkt in die Zelle ein.
Um ein Format einzugeben:
- Klicken Sie unter Windows mit der rechten Maustaste, auf MacOS bei gedrückter ctrl-Taste, in eine Zelle der gewünschten Spalte. Auf dem Bildschirm erscheint das Kontextmenü.
- Wählen Sie im Untermenü Format das gewünschte Anzeigeformat
Das Untermenü zeigt die Formate, die dem Datentyp der Spalte entsprechen. Das ist in unserem Beispiel das Datenfeld „MengenPreis“, welches vom Typ Zahl ist. Enthält die Spalte nicht formatierbare Daten, erscheint der Befehl „Format nicht im Kontextmenü”.
Haben Sie auch eine Berechnung für die Spalte zugewiesen, gilt das Format der Zelle automatisch auch dafür. Davon ausgenommen ist das Format „Anzahl“. Es wird immer als Ganzzahl angezeigt und akzeptiert keine anderen Formatierungssymbole wie z.B. das Euro-Zeichen. Sie können auch eigene Formate eingeben. Doppelklicken Sie dazu in die Zelle und geben die Elemente des Formats über die Tastatur ein. Sie können jeder Spalte im Bericht ein anderes Format zuweisen.
Einrichtung von Kopf und Fußzeilen
Sie können im Schnellbericht auch Kopf- und Fußzeilen hinzufügen. Dazu verwenden Sie die Dialogfenster für Kopf- und Fußteil. Dort können im Kopf- bzw. Fußteil Texte oder Bilder links mittig oder rechts platziert werden. Außerdem können Sie die Größe des Kopf- bzw. Fußteils verändern und Schriftart, -größe und -stil angeben. Damit können Sie auch einen Code eingeben, der im Bericht Seitennummern oder Datum und Uhrzeit hinzufügt. Kopf- und Fußteile können Sie nur für Berichte anlegen, die ausgedruckt werden. Wurden sie einmal in einer Vorlage angelegt, bleiben sie im Bericht erhalten, auch wenn sich das Ausgabeziel ändert.
Um Kopf- und Fußteile hinzuzufügen:
1. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Kopf- und Fußteil.
Auf dem Bildschirm erscheint folgendes Dialogfenster:
Die Vorschau zeigt die Druckansicht des Berichts. Sie können im gleichen Dialogfenster Kopf- und Fußteile angeben.
2. Wählen Sie im DropDown-Menü Kopf- oder Fußteil.
3. Geben Sie in Höh“ die gewünschte Höhe für den gewählten Teil ein.
Standardmäßig sind für Kopf- und Fußteil jeweils 25 Punkte angegeben. Sie können sowohl den Wert als auch die Einheit ändern. Die eingegebene Höhe für Kopf- und Fußteil wird in der Seitenvorschau mit gestrichelten Linien angezeigt. So können Sie vorab sehen, wie Kopf- und Fußteil im gedruckten Bericht erscheinen.
4. Wollen Sie ein Bild einfügen, kopieren Sie es in den Bildbereich:
5. Über die Icons für Ausrichtung legen Sie fest, ob es linksbündig, rechtsbündig oder mittig angezeigt wird.
6. Soll das Bild die Höhe des Kopf- bzw. Fußteils haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Anwenden.
7. Wählen Sie einen Eingabebereich und geben Sie den gewünschten Text ein.
Mit den Schaltflächen können Sie Formeln in das Feld einfügen:
Sie können den Code für die Variablen auch direkt eingeben: #H für Zeit, #D für Datum und #P für Seite.
8. Weisen Sie die gewünschten Schrifteigenschaften zu.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Erleichterung durch Kontextmenü
Der Schnellberichteditor verfügt über Kontextmenüs, die den Zugriff auf bestimmte Zeilen-, Spalten- oder Zellenoperationen erleichtern. Statt Menüpunkte auszuwählen oder mit den Eigenschaftsbereichen einer Zelle oder einer Spalte zu arbeiten, können Sie bestimmte Operationen durch öffnen eines Kontextmenüs im Schnellbericht durchführen.
Es gibt für Zeilen-, Spalten- und Zellenoperationen getrennte Kontextmenüs.
Setzen Sie den Mauszeiger in eine Zelle, eine Zeilenbezeichnung oder einen Spaltenkopfteil und drücken Sie unter Windows die rechte Maustaste, auf Macintosh die „ctrl“-Taste und die Maustaste.
Das Kontextmenü erscheint.
Die Befehle im Kontextmenü sind von der Position des Mauszeigers abhängig ( d.h. Zeilenbezeichnung, Spaltenkopfteil oder Zelle). Menübefehle, die nicht für die entsprechende Zeile, Spalte oder Zelle zutreffen, sind ausgeschaltet.
Grafische Gestaltung
Sie können das Erscheinungsbild eines Schnellberichts verändern. Mit dem Schnellberichteditor können Sie folgende Attribute definieren: Schriftart, -größe, -stil, Ausrichtung, Farbe und Hintergrundfarbe der Zellen. deLUXE-ERP bietet auch verschiedene Berichtsvorlagen, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Schriftarten
Sie können beim Anlegen des Schnellberichts verschiedene Schriftarten, -grössen, -stile sowie die Ausrichtung und Farben festlegen. Das ist möglich für Text, Daten und Summenberechnungen in Zeilen, Spalten oder Zellen. Weisen Sie dem Datenteil des Berichts eine Eigenschaft zu, sehen Sie das Ergebnis erst in der Vorschau oder beim Drucken.
Sie können Schrifteigenschaften entweder über die Menübefehle oder Kontextmenüs im Schnellberichteditor definieren. Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie im Bericht die Spalte, Zeile oder Zelle, für welche die Eigenschaft gelten soll.
2. Wählen Sie in der oberen Werkzeugleiste in den entsprechenden DropDown- Menüs Schriftart und -grösse aus und legen Sie bei Bedarf Stil, Ausrichtung und Farbefest.
ODER
Klicken Sie unter Windows mit der rechten Maustaste, auf MacOS bei gedrückter ctrl-Taste, auf die Bezeichnung der entsprechenden Zeile, Kopfzeile oder Zelle.
Auf dem Bildschirm erscheint das Kontextmenü:
3. Wählen Sie in den hieraichen Menüs die gewünschte Schriftart,-grösse, -stil oder Ausrichtung.
Farben
Sie können für jede Zelle eine Hintergrundfarbe setzen. Das ist sowohl im Modus „Liste als Kreuztabelle” möglich. Sie können eine einzelne Farbe oder zwei wechselnde Farben setzen. Das macht die Tabellen leichter lesbar.
Hintergrundfarben werden mit den Ausgabezielen Drucken und HTML Datei angezeigt.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie eine Zelle, Spalte oder Zeile und dann die Hauptfarbe in der Farbpalette „Hintergrundfarbe“ der Werkzeugpalette:
2. (Optional) Wollen Sie eine wechselnde Hintergrundfarbe verwenden, wählen Sie diese in der Farbpalette „Alt. Hintergrundfarbe“ aus.
Zellen, denen zwei wechselnde Hintergrundfarben zugewiesen wurden, zeigen beide abwechselnd im Schnellberichteditor an.
Im folgenden sehen Sie eine Vorschau für einen Bericht im Listenmodus mit wechselnden Hintergrundfarben.
Hintergrundfarben werden auch in Berichten im HTML-Format berücksichtigt:
Rahmen
Sie können Ränder für Zellen sowohl im Modus Liste als auch im Modus Kreuztabelle setzen.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Markieren Sie eine Zelle, Spalte oder Zeile und wählen Sie im Menü Spalten oder im Kontextmenü den Eintrag „Rahmen”.
Auf dem Bildschirm erscheint das Dialogfenster für Rahmen:
Die Vorschau zeigt die Art der Zelle, Zeile oder Spalte, die beim Aufrufen des Dialogfensters gewählt wurde. Die äußeren Linien stellen die Außenränder dar.
Die Darstellung des Dialogfensters für Rahmen variiert je nach Art der Auswahl in der Berichtsvorlage. So verhält sich eine Mittelzelle in einem Kreuztabellen-Bericht anders als eine Datenzelle im Listenbericht: Die Mittelzelle wird horizontal und vertikal wiederholt, die Datenzelle dagegen nur vertikal. Andere Zellen, z.B. Titelzellen werden gar nicht wiederholt.
Haben Sie eine Titelzelle gewählt, d.h. sie wird nicht wiederholt, stellen die äußeren Linien die Außenränder der Zelle dar:
Haben Sie eine Datenzelle in einem Listenbericht gewählt, d.h. sie wird vertikal wiederholt, stellen die äußeren Linien die Außenränder der wiederholten Zellen dar, die innere horizontale Linie den Rand zwischen zwei aufeinanderfolgenden Zellen:
Haben Sie eine Mittelzelle in einem Kreuztabellen-Bericht gewählt, d.h. sie wird horizontal und vertikal wiederholt, stellen die äußeren Linien die Außenränder der wiederholten Zellen dar, die inneren Linien die Ränder zwischen jeder über die Mittelzelle angelegten Zelle:
2. Wählen Sie Linienstärke und die gewünschte Farbe:
(Sie können für jeden Rand eine andere Farbe wählen.)
3. Wählen Sie die Ränder über die Pfeile oder die darunter liegenden Symbole. Je nach Art der gewählten Zelle sind bestimmte Optionen inaktiv.
4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jeden Rand, den Sie einstellen wollen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderungen zu bestätigen. Um zu den ursprünglichen Einstellungen zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück. Um die Änderungen zu annullieren und das Dialogfenster zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Abbrechen".
Vorlagen
Der Schnellberichteditor bietet eine Reihe grafisch gestalteter Vorlagen für gedruckte oder HTML Berichte an. Sie können diese Vorlagen jeder Zeit verwenden und beliebig an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.
Eine Berichtvorlage kombiniert eine Reihe grafischer Elemente miteinander:
Schriftart und -stil, Farben, Ränder und Ausrichtung. Sie können wählen, ob Sie alle Elemente oder nur einen Teil davon verwenden wollen.
Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Wählen Sie im Menü Stil den Befehl Darstellung:
Auf dem Bildschirm erscheint folgendes Dialogfenster:
2. Wählen Sie eine Vorlage in der Liste aus.
Im rechten Teil sehen Sie die jeweilige Vorschau. Wählen Sie eine Vorlage, die am ehe- sten Ihren Bedürfnissen entspricht. Sie können diese dann immer noch weiter anpassen.
3. Wollen Sie nicht alle grafischen Elemente der Vorlage verwenden, können Sie ein- zelne Optionen unterhalb der Vorschau deaktivieren.
Standardmäßig sind alle Optionen markiert. Deaktivieren Sie z.B. die Option “Ränder”, werden die in der Vorlage definierten Ränder nicht für Ihren Bericht berücksichtigt.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anwenden".
Die gewählten Merkmale werden sofort für Ihren Bericht angewendet. Sie ersetzen andere zuvor gesetzte grafische Attribute. Beachten Sie, dass bestimmte Einstellungen erst nach Erstellen des Berichts zu sehen sind.
Berichtsausgabe
Sie haben Ihren Bericht jetzt fertig gestellt und wollen Ihn ausgeben, oder Sie möchten zwischendurch Ihren Bericht ansehen um Ihre Eingaben zu testen.
Prinzipiell haben Sie dafür mehrere Möglichkeiten:
- Ausgabe auf dem Drucker, bzw. in der Vorschau (zur Weiterverwendung als .pdf)
- Ausgabe in Form eines Textdokuments. Diese Ausgabe müssen Sie wählen, falls Sie Ihren Bericht in Excel o.ä. weiterverarbeiten wollen
- Ausgabe als Diagramm
- Ausgabe als HTML-Dokument
Drucker
Diese Option verwendet den Drucker, den Sie in Ihren Druckereinstellungen gewählt haben. Vor dem Ausdruck können Sie eine Vorschau auf dem Bildschirm öffnen.
Um auf einem Drucker zu drucken:
1. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Ziel und dann im Untermenü den Eintrag Drucker. Diese Option ist standardmäßig ausgewählt.
2. Wählen Sie bei Bedarf im Menü Datei/Ablage den Befehl Seite einrichten und stellen Sie die Druckparameter ein.
3. Wollen Sie erst eine Vorschau auf dem Bildschirm sehen, wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Vorschau. Die Befehle Seite einrichten und Vorschau sind nur verfügbar, wenn Sie als Ausgabemedium Drucker gewählt haben.
4. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Erzeugen.
5. Wählen Sie die geeigneten Einstellungen für Ihren Bericht und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
Textdokument
Diese Option sendet Ihren Schnellbericht auf eine Festplatte. Sie können ihn mit anderen Anwendungen öffnen und verändern, z.B. Texteditoren und Tabellenkalkulation. Diese Option exportiert die Datensätze des Schnellberichts in eine Textdatei. deLUXE-ERP verwendet die Spaltentitel automatisch als den ersten exportierten “Datensatz”.
Um den Bericht in einem Textdokument zu generieren:
1. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl 'Ziel' und dann im Untermenü den Eintrag 'Text-Dokument'.
2. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Erzeugen oder die Schaltfläche [BILD].
deLUXE-ERP zeigt den Standard Öffnen-Dialog mit blinkendem Cursor im Eingabebereich für Dateiname.
3. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
deLUXE-ERP zeigt ein Dialogfenster mit einem Ablaufbalken, der das Fortschreiten der Operation angibt. Ist der Bericht in eine Datei übertragen, kehrt deLUXE-ERP zum Schnellberichteditor zurück. Denken Sie daran, das Ausgabemedium zu wechseln, wenn Sie den Schnellbericht zum Drucker senden wollen.
Diagramm
Diese Option leitet den Bericht an 4D Chart, das Plug-In zur grafischen Darstellung der Daten. Ihr Bericht erscheint dann nicht als Tabelle, sondern als Diagramm. Das Diagramm wird dann mit 4D Chart gedruckt.
Im Listenmodus verwendet 4D Chart nur die Berechnungen und Bezeichnungen in der Zeile Umbruch. Die äußerste linke Spalte ohne Zahlen dient als Werte-Achse, das ist die horizontale Achse.
Zur grafischen Darstellung sollte Ihr Bericht ein bis fünf numerische Felder oder Formeln enthalten. Diese Spalten werden im Diagramm der Werte-Achse zugeordnet. Verwenden Sie pro Feld vom Typ Zahl eine Berechnungsart.
Im Modus Kreuztabelle verwendet 4D Chart zwei Datenquellen und die Zelle „Wert”. Die letzte Zeile und Spalte werden ignoriert.
Beispiel:
Sie wollen den Produktverkauf pro Land für eine Produktreihe darstellen.
Dazu erstellen Sie folgenden Bericht:
Um den Bericht als Diagramm zu drucken:
1. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Ziel und dann im Untermenü den Eintrag Diagramm.
Sie können in 4D Chart verschiedene Darstellungen wählen.
2. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Erzeugen.
Im Listenmodus stellt deLUXE-ERP Dimension Ihre Daten als 2D Säulendiagramm dar.
Im Modus Kreuztabelle stellt deLUXE-ERP Ihre Daten als 3D Säulendiagramm dar:
Mit 4D Chart können Sie auch andere Diagrammtypen wählen und das Diagramm ausdrucken.
HTML-Dokument
Diese Option sendet Ihren Schnellbericht an eine HTML Datei. deLUXE-ERP verwendet die Spaltentitel automatisch als ersten exportierten Datensatz.
Um eine HTML Datei zu drucken:
1. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Ziel und dann im Untermenü den Eintrag HTML Dokument.
2. Wählen Sie im Menü Datei/Ablage den Befehl Erzeugen.
deLUXE-ERP zeigt den Standard Öffnen-Dialog mit blinkendem Cursor im Eingabebereich für Dateiname.
3. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.
deLUXE-ERP zeigt ein Dialogfenster mit einem Ablaufbalken, der das Fortschreiten der Operation angibt. Ist der Bericht in eine Datei übertragen, kehrt deLUXE-ERP zum Schnellberichteditor zurück. Denken Sie daran, das Ausgabemedium zu wechseln, wenn Sie den Schnellbericht zum Drucker senden wollen.