Berichtseditor

Herzlich Willkommen in der Beschreibung zu ihrem Berichtseditor. Dieser Editor ist ein Teilbereich ihres ERP-Systems deLUXE-ERP und dient der Auswertung von Daten aus Ihrem System.

Diese Beschreibung gibt Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des Auswertungs- und Reportingtools. Bei speziellen Anforderungen bieten wir auch die Dienstleistung zur Erstellung von individuellen Vorlagen an. Für einen professionellen Umgang mit diesem Tool können Sie sich auch gerne von uns schulen lassen.

Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können ohne Ankündigung geändert werden. Außerdem stellen Sie keine Verpflichtung seitens FUCH EDV dar.

Bei speziellen Anforderungen bieten wir auch die Dienstleistung zur Erstellung von individuellen Vorlagen an. Für einen professionellen Umgang mit diesem Tool können Sie sich auch gerne von uns schulen lassen.

Einführung


Mit dem Schnellberichteditor können Sie:

• Listen von Datensätzen erstellen
• Umbruchbereiche erzeugen
• Summenberechnungen durchführen

Einsatzbereich des Berichtseditors

Eine der wichtigsten Funktionen im deLUXE-ERP ist das Erstellen von Berichten. Ein Bericht bietet eine Übersicht ausgewählter Daten in aufbereiteter Form und dient der Auswertung von Datenbeständen für Reportings. Der Schnellberichteditor ist ein Werkzeug zur Gestaltung von Berichten. Für komplexere Auswertungen lässt sich der Bericht auch in Excel weiterverarbeiten.

Funktionsumfang des Berichteditors

Neben zwei Auswertungsmethoden bietet der Editor verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten der Daten und Oberfläche.

Auswertungsformen

Der Schnellberichteditor bietet zwei Modi für Berichte:

Mit einem klick auf den Pfeil bei der Schaltfläche "Neu" gelangen Sie in eine Liste in der Sie ihren gewünschten Modus auswählen können.

• Der Modus Kreuztabelle stellt ihren Bericht als zweidimensionale Tabelle dar. Er eignet sich um Anzeigen von Daten aus einer Datenquelle mit Kategorien, die aus zwei verschiedenen Datenquellen stammen.

• Liste ist der Standardmodus

Berechnungen

Der Schnellberichteditor bietet die Möglichkeit zur Summenbildung von beliebigen Datenbereichen. Innerhalb jeder Summen-, bzw. Zwischensummenzeile sind diverse Berechnungen auf den Inhalt möglich.

Gestaltung

Zur optischen Aufbereitung bietet der Schnellberichteditor diverse Gestaltungsmöglichkeiten. Dazu gehören die Möglichkeiten zur manuellen Formgebung durch Bestimmung von Schriftarten und Farben.

Für das setzen zwei wechselnder Farben, können Sie im Pop-Up Menü in der Zeile Details, über die zwei Drop-Down Listen die Farben definieren.

Speicher und Ladefunktion

Bisher erstellte Berichte können in Form eines PDFs, Textdokuments oder in HTML gespeichert werden. Darüber hinaus bietet der Editor das Speichern und Laden von Vorlagen, auf deren Basis gleiche Berichte immer wieder mit neuen Date ausgeführt werden können.

Grundlagen

Erstellung eines Berichts

1. Wählen Sie im Programm deLUXE-ERP die Daten aus, die Sie auswerten möchten und gehen Sie im Menü Ablage auf "Bericht drucken". deLUXE-ERP zeigt Ihnen den Schnellberichtseditor an. Es erscheint eine bereits angelegte Vorlage, oder nur das Gerüst für eine Vorlage.

2. Um einen neuen Bericht zu erstellen, klicken Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche "Neu..." an.

Es sollte sich nun ein kleines Fenster öffnen, in dem Sie zwischen "Liste" und "Kreuz-Tabelle" wählen können.

3. In der Werkzeugleiste können Sie auf der rechten Seite "Felder" anklicken. Es öffnet sich dann ein Fenster mit allen Feldern die Sie zur Auswahl bei er Erstellung eines Berichts haben.

Speichern und Laden von Vorlagen

Sie können eine Berichtsvorlage als Datei sichern und dann erneut über den Schnellberichteditor öffnen. Die Vorlage enthält alle Einstellungen für den Bericht ohne die Daten. Sie können auf verschiedene Vorlagen sichern und dann je nach ihrem Bedarf aufrufen. Beim Öffnen des Editors wird die letzte Vorlage angezeigt, auch wenn Sie nicht gespeichert wurde.

Um eine Vorlage zu sichern:

1. Wählen Sie in der Werkzeugleiste "Neu...", es öffnet sich ein Fenster in dem Sie auswählen können, ob die Vorlage in einer neuen Datei gespeichert wird oder die bereits Vorhandene Datei überschrieben werden soll.

2. Wenn Sie den Haken bei "In neuem Dokument speichern" setzen, wählen Sie den gewünschten Namen und Ort in dem die Datei gespeichert werden soll aus. Die Datei kann in einem beliebigen Ordner gespeichert werden.

Um eine Vorlage zu laden:

1. Klicken Sie in der Werkzeugleiste die Schaltfläche "Öffnen".

2. Wählen Sie eine Berichtsvorlage .4qr Datei aus, die Sie öffnen möchten.

3. Öffnen Sie die Datei mit Doppelklick oder dem Button "Öffnen" auf der unteren rechten Seite.

Tabellenbearbeitung

Formelzeile: Die oberste Zeile ist die "Formelzeile". Mit einem Doppelklick in die Zeile können Sie die Formeln bearbeiten. Dies ist z.B. Notwendig um "Rechenformeln" aus den Feldern zu erstellen.

Titel: In der Titelzeile, können Sie individuelle Titel für die Spalten der Tabelle erstellen. Die Titel werden beim Erstellen des Berichtes angezeigt!

Details: Die Detailzeile dient dazu, die Daten, die beim Erstellen der Tabelle angezeigt werden, optisch anzupassen. (Hintergrundfarbe, Schriftgröße, Format etc.)

Gesamtsumme: In der Zeile können Sie z.B. die Summe aller Lagermengen errechnen lassen. Die Summe wird am Ende beim erstellen in einer Extrazeile dargestellt.

Sortierung: Um eine Sortierung nach Spalten in die Tabelle einzufügen, gehen Sie mit der Maus auf eine Formelzelle und klicken Sie auf den Pfeil. Es öffnet sich nun ein Fenster mit verschiedenen Optionen. Nun können Sie nach aufsteigenden oder absteigenden Werten sortieren.

Im folgendem Beispiel wird nach aufsteigenden Artikelnummern sortiert.

Um diese Sortierung zu löschen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile, dessen Sortierung Sie löschen wollen. Wählen Sie dann "Diese Umbruchzeile löschen" aus.

Sie können Ebenfalls die Summe von Sortierungen anzeigen lassen. Z.B. wenn Sie nach Warengruppen sortieren, können Sie die Summe der einzelnen Warengruppen anzeigen lassen.

Formatierung: Sie können die Werte der einzelnen Spalten ebenfalls formatieren. Hierzu, wie bei der Sortierung mit der Maus auf die gewünschte Spalte und den kleinen Pfeil klicken. Dort sehen Sie nun das Feld "Format", klicken Sie auf das Feld und wählen Sie die gewünschte Formatierung aus.

Formeleditor

Neben bisher genannter einfacher Rechnungen und der Verwendung von Feldern aus der Feldliste lässt sich für aufwendigere Auswertungen der Formeleditor verwenden. Zum Beispiel lässt sich damit eine Formel hinzufügen, die aus dem Feld Jahresumsatz den Monatsumsatz berechnet.

Um in den Formeleditor zu gelangen, klicken Sie doppelt auf das Formelfeld. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie im unteren Feld die Formel bearbeiten können. Sie können Formeln ebenfalls speichern und laden, indem Sie die Schaltflächen unter dem Formelfeld "Sichern..." und "Laden..." verwenden.

Bei Erstellung eigener Formeln können alle Elemente aus der Haupttabelle, die in der Auswahlliste darüber gelistet sind, verwendet werden. Durch die Operatoren in der zugehörigen Werkzeugleiste können die Elemente bearbeitet werden.

Neben einfachen Berechnungen werden folgende Befehle häufig verwendet:

Replace string([Feld]Text;Char(13);" ") --> Um Zeilenumbrüche aus einem Feld zu entfernen. Anstatt Feld muss hier der Feldname eingetragen sein (aus der Feldliste von unten entnehmen). Dieser Befehl wird vor allem für die Weiterverarbeitung in Excel eingesetzt

Replace string([Tabelle]Feld'Text;Char(9);" ") --> Damit werden Tabs aus einem Feld entfernt.

QUERY([Stichwörter];[Stichwörter]Nummer=[Adressen]Nummer) -->QERY-Befehle dienen der Verknüpfung zu weiteren Feldern anderer Tabellen. Eine Query muss immer vor Verwendung tabellenexterner Daten eingesetzt werden.

QUERY SELECTION([Stichwörter];[Stichwörter]Stichwort="Biozertifikat") --> Damit wird eine Verknüpfung auf die Tabelle Stichwörter gesetzt, aber nur für die Daten, wo Biozertifikat als Stichwort hinterlegt wurde.

Wird eine Tabelle verlinkt, die mehrere Positionen zu der Ursprungstabelle hat als eine, so kann man dort nicht nur bestimmte Positionen anzeigen lassen, sondern auch angeben, nach welchen Kriterien die Position sortiert werden sollen. Dabei muss berücksichtigt werden, welches Format das entsprechende Feld hat, also ob es numerisch, alphanumerisch, Datum, String, etc. ist.

Der Befehl für die Sortierung sieht folgendermaßen aus: ORDER BY([Tabelle];[Tabelle]Feld;<) wobei die Richtung der spitzen Klammer angibt, wie die Felder sortiert werden sollen.

Für die professionelle Anwendung des Formeleditors werden jedoch fortgeschrittene Datenbankkenntnisse, oder eine Schulung durch FUCHS EDV vorausgesetzt.

Ausblenden von Daten, Zeilen und Spalten

Mit dem Schnellberichteditor können Sie z.B. im Listenmodus Spalten bzw. Zeilen ein- und ausblenden. Zeilen ausblenden ist hilfreich, wenn der Bericht nur Berechnungen anzeigen soll. In diesem Fall blenden Sie den Datenteil aus, es erscheinen nur die Berechnungen in den Zeilen Gesamtsumme und Zwischensumme. Sie können ebenso die Zeile Umbruch oder Gesamtsumme ausblenden. Sie können eine Spalte ausblenden, wenn sie nur zur Sortierung dient und im Bericht nicht erscheinen soll. Sie können eine Spalte/Zeile ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Spalte/Zeile klicken und „ausblenden“ auswählen. Die ausgeblendete Zeile wird grau eingefärbt.

Kopf- und Fußteile

Um die Kopf- und Fußteile zu bearbeiten klicken Sie in der Werkzeugleiste das jeweilige Feld an.

Es öffnet sich ein Fenster mit zwei Reitern. Im Reiter "Inhalt" können Sie Linksbündig, Rechtsbündig oder Zentriert Text, Seitenzahl, Datum und Zeit einfügen.

Im Reiter "Einstellungen" können Einstellungen wie Höhe und Schriftart geändert werden. Außerdem können Bilder eingefügt werden.

Berichtsausgabe

Sie haben Ihren Bericht jetzt fertig gestellt und wollen Ihn ausgeben, oder Sie möchten zwischendurch Ihren Bericht ansehen um Ihre Eingaben zu testen.

Prinzipiell haben Sie dafür mehrere Möglichkeiten:

• Ausgabe auf dem Drucker, bzw. in der Vorschau (zur Weiterverwendung als .pdf)
• Ausgabe in Form eines Textdokumentes. Diese Ausgabe müssen Sie wählen, falls Sie Ihren Bericht in Excel o.ä. weiterverarbeiten wollen.
• Ausgabe als HTML-Dokument

Drucker

Diese Option verwendet den Drucker, den Sie in Ihren Druckereinstellungen gewählt haben. Vor dem Ausdruck können Sie eine Vorschau auf dem Bildschirm öffnen.

um auf einem Drucker zu drucken:

1. Wählen Sie in der Werkzeugleiste "Ziel" und dann im Untermenü den Eintrag Drucken. Diese Option ist standardmäßig ausgewählt.
2. Wählen Sie bei Bedarf in der Werkzeugleiste "Seite einrichten"
3. Wollen Sie erst eine Vorschau auf dem Bildschirm sehen, wählen Sie in der Werkzeugleiste "Vorschau". Die Befehle "Seite einrichten" und "Vorschau" sind nur verfügbar, wenn Sie als Ausgabemedium Drucker gewählt haben.
4. Wählen Sie in der Werkzeugleiste "Ausführen" um den Bericht zu drucken.
5. Wählen Sie die geeigneten Einstellungen für Ihren Bericht und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".

Datei

Diese Option sendet ihren Schnellbericht auf eine Festplatte. Sie können ihn mit anderen Anwendungen öffnen und verändern, z.B. Texteditoren und Tabellenkalkulation (Excel). Diese Option exportiert die Datensätze des Schnellberichts in eine Textdatei. deLUXE-ERP verwendet die Spaltentitel automatisch als den ersten exportierten "Datensatz".

Um den Bericht in einem Textdokument zu generieren:

1. Wählen Sie in der Werkzeugleiste "Ziel" und dann im Untermenü den Eintrag "Datei".
2. Wählen Sie in der Werkzeugleiste "Ausführen" um den Bericht zu erstellen. deLUXE-ERP zeigt den Standard Öffnen-Dialog mit blinkendem Cursor im Eingabebereich für Dateinamen.
3. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

deLUXE-ERP zeigt ein Dialogfenster mit einem Ablaufbalken, der das Fortschreiten der Operation angibt. Ist der Bericht in eine Datei übertragen, kehrt deLUXE-ERP zum Schnellberichteditor zurück. Denken Sie daran, das Ausgabemedium zu wechseln, wenn Sie den Schnellbericht zum Drucker senden wollen.

HTML

Diese Option sendet ihren Schnellbericht an eine HTML Datei. deLUXE-ERP verwendet die Spaltentitel automatisch als ersten exportierten Datensatz.

Um eine HTML Datei zu erstellen:

1. Wählen Sie in der Werkzeugleiste "Ziel" und dann im Untermenü den Eintrag HTML.
2. Wählen Sie in der Werkzeugleiste "Ausführen" um den Bericht zu erstellen. deLUXE-ERP zeigt den Standard Öffnen-Dialog mit blinkendem Cursor im Eingabebereich für Dateinamen.
3. Geben Sie einen Dateinamen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche "OK".

deLUXE-ERP zeigt ein Dialogfenster mit einem Ablaufbalken, der das Fortschreiten der Operation angibt. Ist der Bericht in eine Datei übertragen, kehrt deLUXE-ERP zum Schnellberichteditor zurück. Denken Sie daran, das Ausgabemedium zu wechseln, wenn Sie den Schnellbericht zum Drucker senden wollen.

4D Formate

• In allen Zahlenformaten werden das Nummernzeichen (#), die Null (0), das Caret-Zeichen (^) und das Sternchen (*) als Platzhalter verwendet. Sie erzeugen Ihre eigenen Zahlenformate mit Platzhaltern für jede Stelle, die Sie anzeigen wollen.
• Eigen erstellte Formate werden mit einem Senkrechten Strich (| Name) dargestellt.

Auswirkung der Platzhalter auf eine führende oder endende Null.

Beispiele mit der Zahl 1234,50

Beispiele für Standard Formatvorlagen:

|Geld (0,00)

|Geld (0,00) Null=Leer

|Mengen

|Mengen (+2 Nachkommastellen)

|Mengen (3 Stellen)

|Mengen /1/ohne 0)

|Mengen /3/ohne 0)

|Mengen ###

|Gewicht

|Tage