Datenbabgleich Adressen

deLUXE-ERP Kurzanleitung Datenabgleich

Vorwort

Sehr geehrte deLUXE-ERP Anwenderin,

Sehr geehrter deLUXE-ERP Anwender,

herzlich Willkommen in der Beschreibung zur Durchführungs eines Datenabgleichs. Über das nachfolgend beschriebene Vorgehen können Sie alle gewünschten Anschriften exportieren in Excel überarbeiten und anschließend wieder reimportieren, bzw. abgleichen lassen.

Bitte nehmen Sie den Datenabgleich sorgfältig vor und sichern sich vorher die Daten zurück, um Fehler in Ihren Anschriften zu vermeiden. Bitte bedenken Sie dass Sie einen Datenimport nicht mehr rückgängig machen können und testen Sie den Vorgang vorher mit wenigen Daten durch.

Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können ohne Ankündigung geändert werden. Für die Richtigkeit des Inhalts kann nicht garantiert werden. Außerdem stellt Sie keine Verpflichtung seitens FUCH EDV dar.

Ohne ausdrückliche Genehmigung von FUCHS EDV darf die Dokumentation nur für persönliche Zwecke verwendet werden!

Viel Erfolg wünscht Ihnen Ihr FUCHS EDV - Team

Datenabgleich

Felder der Anschriftendaten können für bestehende Anschriften importiert und aktualisiert werden. Die Funktion „Import“ finden Sie in der Anschriftenliste im Menü "Aktionen".

Grundlage für einen Import ist eine Tab-Textdatei deren Spaltenüberschriften mit den Feldnamen von deLUXE-ERP übereinstimmen. Die Zuordnung der Spalten zu den entsprechenden Felder funktioniert dann automatisch.

Schnellberichts-Editor

Eine Vorlage kann z.B. mit einem Textexport aus dem Berichtsgenerator erstellt werden.

Dazu wählen Sie bitte die gewünschten Adressen (z.B. über Suchkriterien) in der Liste aus und gelangen über Menüpunkt "Ablage / Bericht drucken..." in den Schnellberichts-Editor.

Diese Datei kann dann in Excel oder anderen Programmen bearbeitet werden. Sie können auch eine „fremde“ Exportdatei benutzen, wenn Sie zuvor die Spaltenüberschriften auf die entsprechenden deLUXE-ERP Feldnamen ändern. Sie können die deLUXE-ERP Feldnamen im Sucheditor oder Berichtsgenerator sehen.

Daten Import

Im Bereich Anschriften finden Sie unter „Aktionen“ die Funtktion „Import“. Darüber können Sie die Anschriften importieren.

Wenn Sie eine Datei mit der „Wählen“ Schaltfläche öffnen, wird die erste Zeile der Datei mit den Spaltenüberschriften eingelesen und geprüft.

Hinweis: Wenn Ihre Datei nicht mit TAB (ASCII 9) und CR, als Zeilenumbruch (ASCII 13) arbeitet, zum Beispiel bei Windows, dort ist das Tab ASCII 9 und der Zeilenumbruch ASCII 10, stellen Sie vor dem Öffnen der Datei die entsprechenden Werte ein.

Alle Spaltentitel die deLUXE-ERP Feldern entsprechen werden in der Anzeige Status mit einem „OK“ gekennzeichnet. Fehlerhafte Spaltentitel werden mit dem Status „unbekannt“ gekennzeichnet. Diese Feldwerte werden nicht importiert.

Beispiel für Spaltentitel: 

Der Spaltentitel für die Adress ID Nr. muss lauten: [Adressen]Nummer
Falsch wäre: Nummer

Die erste Spalte der Datei dient für die Zuordnung der Anschriften. Es wird nach dem Wert des ersten Feldes gesucht und entsprechend Ihrer Einstellung (Checkbox „Vorhandene abgleichen“ und „Neue anlegen“) werden dann die vorhandenen Anschriften aktualisiert oder neue Anschriften angelegt.

Wählen Sie jetzt die Schaltfläche „Importieren“. Am Ende erhalten Sie eine Information wie viele Anschriften geändert, neu angelegt oder nicht gefunden wurden.

Hinweis: Es werden nur Felder geändert für die in der Datei ein Wert angegeben ist. Felder die in deLUXE-ERP gefüllt und in der Datei leer (kein einziges Zeichen) sind werden nicht verändert („0“ ist jedoch ein Wert und würde das Feld in deLUXE-ERP überschreiben).

Tipp: Der Abgleich könnte auch über die Kundennummer oder eines der Kriterienfelder erfolgen. Dabei muss jedoch auf die Eindeutigkeit der Angaben geachtet werden.

Hinweis: Der Punkt „Alle neu anlegen“ ist derzeit nicht verfügbar und wird eventuell zu einem späteren Zeitpunkt angeboten.