Mahnwesen
In der Rechnungsliste steht neben den generellen Suchfunktionen nach überfälligen Rechnungen eine weitere Funktionen zur Verfügung, um Ihre Ausgangsrechnungen z.B. an ein externes Finanzbuchhaltungsprogramm (CONTO, LoopsFinanz, DATEV, DIAMANT) zur Weiterverarbeitung übergeben zu können.
Der Menüpunkt Offene Posten zeigen zeigt alle offenen Rechnungen und Gutschriften (Rechnungen mit negativem Betrag) und sortiert diese nach der Rechnungsnummer.
Die Vorschläge für eine Mahnung errechnen sich aus den angegeben Mahnintervallen - diese können global oder/und zu jedem Kunden individuell eingestellt werden. Die Berechnung orientiert sich an dem Fälligkeitsdatum, das auf der zweiten Seite eines Angebotes oder Auftrages nochmals überprüft und geändert werden kann.
Wird ein Fälligkeitsdatum (Zahlungsziel 30 Tage) um das Mahnintervall 1 (z.B. 7 Tage) überschritten erscheint die Rechnung in der Mahnvorschlagsliste für Stufe 1. Wird die erste Mahnung erstellt, erscheint die Rechnung nach weiteren 7 Tagen im Mahnvorschlag 2 (Mahnintervall 2 z.B. 7 Tage)
Die aktuelle Mahnstufe einer Rechnung wird in der Rechnungsliste angezeigt (0 bis 3). Die Texte für die Mahnung werden in den Systemeinstellungen (Fußtexte) hinterlegt.
Dabei orientiert sich deLUXE-ERP am offenen Betrag der Rechnung und den Tagen die seit dem Zieldatum vergangen sind.
Die Berechnung läuft dann wie folgt:
- Aktuelles Datum - Zieldatum -> Anzahl Tage
- Offener Betrag / 36500 * Anzahl Tage * Prozent Verzugszinsen -> Verzugszinsen
- In den Einstellungen kann man wählen, ob die Mahgebühren und die Verzugszinsen zum offenen Betrag der Rechnung addiert werden sollen. Wenn diese Option aktiv ist, wird nach der Berechnung der Mahngebühren und der Verzugszinsen der offene Rechnungsbetrag entsprechend erhöht.
- Die bisherigen Verzugszinsen werden bei dieser Berechnung zuvor abgezogen!
- Wenn die Verzugszinsen und die Mahngebühren nicht zum offenen Betrag addiert werden, werden die Gebühren nur gedruckt. Die Berechnung der Verzugszinsen erfolgt dann immer auf den reinen offenen Rechnungsbetrag!
An Kunden mit mehreren offnen Rechnungen, können Sammelmahnungen gedruckt werden.
Dabei wird zuerst geprüft, von welchen Kunden Rechnungen in der Liste markiert wurden. Anschließend werden dann für jeden Kunden die offenen Rechnungen herausgesucht und in einer Sammelmahnung gedruckt. Diese Funktion hat keinen Einfluss auf den Mahnstatus und kann beliebig wiederholt werden. Für eine Sammelmahnung an Kunden XY müssen Sie also nicht zuerst alle Rechnungen markieren. Es genügt eine der offenen Rechnungen zu markieren und anschließend die Funktion aufzurufen.
Soll eine Rechnung vorläufig nicht in den Mahnvorschlägen erscheinen, können diese markiert und aus den Mahnvorschlägen herausgenommen werden. Vor der Rechnung erscheint ein ∞ - Zeichen. Die so gekennzeichneten Rechnungen werden über die Funktion "Offene Posten zeigen" weiterhin gefunden, jedoch in den Mahnvorschlägen ausgelassen.
Mit der Funktion "Für Mahnvorschlag reaktivieren" können Sie die Rechnung wieder in den Mahnkreislauf zurückholen.