SEPA Tools
Sehr geehrte deLUXE-ERP Anwenderin, Sehr geehrter deLUXE-ERP Anwender,
die bisherigen Konten mit Bankleitzahlen werden bis 2014 auf ein neue IBAN und BIC Format umgestellt. Ab Februar 2014 läuft dann der Zahlungsverkehr nur noch über das IBAN Verfahren. Im europaweiten Zahlungsverkehr entstehen daraus Vorteile. Im innerdeutschen Zahlungsverkehr ist diese Umstellung mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Das deLUXE-ERP Modul „SEPA Kontenverwaltung“ hilft Ihnen bei der Umstellung der bisherigen Kontendaten und bei der Verwaltung der für spätere Lastschriften erforderlichen Mandate.
Bei dem deLUXE-ERP Modul SEPA-Kontenverwaltung handelt es sich um ein kostenpflichtiges deLUXE-ERP Modul, das einen Freischaltcode erfordert.
Die Berechnung beziehungsweise die Generierung der Prüfziffer erfolgte gemäß ISO 7064 per Modulo 97-10.
Haftungsausschluss: Es wird für die Korrektheit der Daten sowie der SEPA-Briefvorlagen keine Garantie übernommen.
Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und können ohne Vorankündigung geändert werden, außerdem stellen Sie keine Verpflichtung seitens FUCHS EDV dar.
Ohne ausdrückliche Genehmigung von FUCHS EDV darf die Dokumentation nur für persönliche Zwecke verwendet werden!
Viel Erfolg wünscht Ihnen Ihr FUCHS EDV-Team
deLUXE-ERP – SEPA-Kontenverwaltung
SEPA Tools
In der Anschriftenliste befindet sich im Menü Aktionen die neue Funktion „SEPA Tools“. Markieren Sie die gewünschten Adressen in der Anschriftenliste und rufen Sie die Funktion auf. Sie erhalten eine Übersichtsliste mit dem aktuellen Status der Adressen.
- deLUXE-ERP prüft ob Mandate, IBAN Konten, alte Kontoinformationen für einen Kunden vorliegen und zeigt den entsprechenden Status an.
- Per Doppelklick oder mit der Zeilenschalttaste gelangt man in die Eingabe der IBAN Konten für den gewählten Kunden und kann direkt Änderungen vornehmen.
- Im unteren Bereich des Layouts finden sich Funktionen um alte Kontodaten in das IBAN Format zu konvertieren und Mandats-Anfragen an eine Auswahl von Adressen zu senden.
Statusanzeige
Die möglichen Zustände sind:
- Kein IBAN Konto vorhanden (es liegen weder alte noch neue Bankdaten vor)
- Konto in den Zusätzen vorhanden (es gibt alte Bankinformationen Konto / BLZ)
- Ein IBAN Konto ohne Mandat ist vorhanden und wird angezeigt (schwach grün)
- Ein Mandat für ein IBAN Konto wurde angefragt (mittel grün)
- Ein Mandat wurde vom Kunden bestätigt und ist aktiv (dunkel grün)
- Ein Mandat wurde vom Kunden widerrufen (dunkel rot)
- Ein Mandat wurde beendet (leicht rot)
SEPA-Tools Funktionen
Schaltfläche „IBAN generieren“
Erzeugt IBAN Kontodaten aus den Konto und BLZ Angaben in der Tabelle KD_Zusätze. Ein Logfile wird in die deLUXE-ERP Objekte geschrieben. Sind bereits IBAN Daten für einen Kunden vorhanden erfolgt kein neuer Eintrag.
Schaltfläche „Markiere alte Konten“
Markiert alle Einträge mit dem Status „KONTO in den Zusätzen vorhanden“. Anschließend können die Daten in IBAN Konten übertragen werden.
Schaltfläche „Markiere ohne Mandat“
Um schnell Mandate anzufragen können mit dieser Schaltfläche alle Einträge markiert werden für die noch keine Mandatsanfrage vorliegt.
Schaltfläche „Markierte anzeigen“
Kehrt in die Anschriftenliste zurück und zeigt die zuvor markierten Adressen.
Schaltfläche „Markiere überfällige“
Mit dieser Funktion können sie Kunden selektieren bei denen die offene Mandatsanfrage bereits x Tage überfällig ist.
Schaltfläche „Standard“ – Einstellung der Vorlauffrist (Pre-Notification)
Eine von Standard (14 Tage) abweichende (verkürzte) Vorlauffrist können Sie vor Erstellung der Madats-Anschreiben hier eintragen. Die Vorlauffristen
Die Standard Vorlagefristen können auch in den deLUXE-ERP Einstellungen / Layout & Allgemeines / Fibu & Bank von Ihnen gesetzt werden.
Briefe und E-Mails für SEPA Mandate erstellen
Schaltfläche „Mandat drucken“
Druckt für die markierten Kunden Mandatsanfragen. Über das PopUp Menü hinter der Schaltfläche muss der Typ ausgewählt werden. Jedes angefragte Mandat wird mit einer Referenz in der Datenbank abgelegt.
Für die Anfrage eines Mandats muss einer der 4 Standard-Typen im Popupfenster ausgewählt werden:
- Firmenlastschrift Dauermandat
- Firmenlastschrift Einzelmandat
- Basislastschrift Dauermandat
- Basislastschrift Einzelmandat
Beim Aufruf wird geprüft, ob bereits Mandate vorliegen. Sollten Mandate oder Anfragen vorliegen erscheint eine Meldung mit der Anzahl der „Problemfälle“.
Sie können dann entscheiden, ob neue Mandatsanfragen erstellt werden sollen („Trotzdem drucken“).
Die Mandate können in Briefform ausgedruckt werden oder bei den Basismandaten auch als E-Mail versandt werden (Schaltfläche „Anfrage per Mail“).
Briefvorlagen für Inland:
Die Briefvorlagen für die entsprechenden Mandate müssen 4D Write im Folder „SEPA-Vorlagen“ mit vorgegebener Benennung hinterlegt werden. Die Briefvorlagen werden bei Installation von FUCHS EDV eingerichtet.
4D Write Folder: SEPA-Vorlagen
4D Write Dateien:
- Basismandat Dauermandat
- Basismandat Einzelmandat
- Firmenlastschrift Dauermandat
- Firmenlastschrift Einzelmandat
Diese Vorlagen werden als Standard für Ihre deutschen Kunden eingerichtet.
Briefvorlagen für EG Ausland:
Für EG Ausländer gelten andere Texte, die sich an der Länderkennzeichnung im deLUXE-ERP orientieren.
Im deLUXE-ERP werden die entsprechenden Vorlagen der EG Länder ebenfalls im 4D Write Folder eingerichtet.
Die Benennung der Vorlagen erfolgt nach folgendem Muster:
4D Write Folder: SEPA-Vorlagen
4D Write Dateien:
- Basismandat Dauermandat/deLUXE-ERP Länderkürzel
- Basismandat Einzelmandat/deLUXE-ERP Länderkürzel
- Firmenlastschrift Dauermandat/deLUXE-ERP Länderkürzel
- Firmenlastschrift Einzelmandat/deLUXE-ERP Länderkürzel
z.B. für Holland:
- Basismandat Dauermandat/NL
- Basismandat Einzelmandat/NL
- Firmenlastschrift Dauermandat/NL
- Firmenlastschrift Einzelmandat/NL
Schaltfläche „Anfrage per Mail“ - Versand der Mandate per E-Mail
Basismandate können über die Schaltfläche „Anfrage per Mail“ auch per E-Mail versand werden, wenn bereits eine alte Einzugsermächtigung oder ein bestätigter Auftrag Ihres Kunden vorliegt.
Reihenfolge Ermittlung der Mailadresse
Reihenfolge in der die Mailadresse für den Empfänger in den SEPA Tools ermittelt wird (für Mandat eMails):
1) Allgemeines Kunden Stichwort „Buchhaltungsmail"
Wenn dies vorhanden ist, wird die Mailadresse aus dem Beschreibungstext eingesetzt
2) Person mit der Funktion „Buchhaltung“.
Achtung: Wenn mehrere Personen mit diesem Stichwort vorhanden sind ist das Ergebnis „Zufall“. Es wird dann eine der Personen benutzt.
3) Person mit der Funktion „Auftrag“
Achtung: Wenn mehrere Personen mit diesem Stichwort vorhanden sind ist das Ergebnis „Zufall“. Es wird dann eine der Personen benutzt.
4) Person mit erste Person Marke
Achtung: Wenn mehrere Personen mit diesem Stichwort vorhanden sind ist das Ergebnis „Zufall“. Es wird dann eine der Personen benutzt.
5) Person mit Hauptperson Marke
Achtung: Wenn mehrere Personen mit diesem Stichwort vorhanden sind ist das Ergebnis „Zufall“. Es wird dann eine der Personen benutzt.
E-MAIL Vorlagen:
Die entsprechenden E-Mail Texte werden mit den gleichen Benennungen, wie für die Brief-Mandate in den deLUXE-ERP Einstellungen / Fußtexte & Vorlagen im Reiter eMailtexte hinterlegt.
Die erste Zeile wird als Mail Betreff eingesetzt. Platzhalter der benötigten Felder können aus der Liste eingesetzt werden.
Beispieltext:
Umstellung Bankeinzug auf Basis Dauermandat
[Anschrift]
Gläubiger-Identifikationsnummer: DE19ZZZ00000206140
Mandatsreferenz: [Mandatsreferenz]
Erteilung eines SEPA-Lastschrift-Dauermandats (Wiederkehrende Zahlung)
Bitte zurücksenden an: FUCHS EDV Vertriebs GmbH
Ich ermächtige / Wir ermächtigen die Firma FUCHS EDV Vertriebs GmbH, Zahlungen von meinem /unserem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein / weisen wir unser Kreditinstitut an, die von FUCHS EDV Vertriebs GmbH, auf mein / unser Konto gezogenen Lastschriften einzulösen.
Hinweis: Ich kann / Wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem / unserem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.
Ich bin damit einverstanden, dass zur Erleichterung des Zahlungsverkehrs, die grundsätzlich 14-tägige Frist für die Information vor Einzug einer fälligen Zahlung auf [Tage] Tag(e) vor Belastung verkürzt wird. Bis zur technischen Umsetzung dient dieses SEPA Mandat auch als Ermächtigung für das Einzugsverfahren für das genannte Konto.
Lastschriften werden von Ihrem nachfolgend genannten Konto eingezogen:
IBAN: [IBAN_xxx]
BIC: [BIC]
Inhaber: [Bankname]
Firma: [Anschrift]
Sollten die obigen automatisch errechneten Kontoinformationen nicht stimmen, bitten wir Sie um unverzügliche Nachricht!
____________________________________
Ort, Datum
____________________________________
Stempel / Unterschrift des Zahlungspflichtigen
Berücksichtigung der Personen beim Versand:
Beim Versand der Mandate werden Personen in Reihenfolge berücksichtigt:
- Funktion = Buchhaltung
- Funktion = Auftrag
- Erste Punktperson
- Marke 1 gesetzt
Verkürzung der Pre-Notifikation:
Verkürzte Vorlauffrist bei Basismandaten:
Eine Anpassung des Regelwerks für die SEPA-Basislastschrift soll nun ab November 2013 die Möglichkeit anbieten, diese Vorlauffrist zu verkürzen (Option COR1): Diese Frist - so geplant - kann ab dem 04.November 2013 nur noch einen Banktag (für Einmal-, Erst- und Folgelastschriften) betragen. Die Deutsche Kreditwirtschaft hat die Voraussetzungen für die Option COR1 bereits geschaffen.
Umsetzung im deLUXE-ERP SEPA Tools: Änderung der Vorlauffrist über Schaltfläche „Standard“ auf z.B. 1 Werktage.
Konten & Mandate für einen Kunden verwalten
Die neue Maske zum Verwalten von SEPA Konten wird aus der Anschrift über die Funktion „SEPA Bankverbindungen“ im Menü Spezial aufgerufen.
Die Maske teilt sich in 3 Bereiche:
- Bankverbindungen
- Mandate
- Benutzungen
- Im Bereich Bankverbindungen werden die IBAN Konten für Einzüge und Zahlungen eingetragen.
- Der Bereich Mandate zeigt die Mandate für ein markiertes Konto oder alle Mandate, wenn kein Konto in der Kontoübersicht markiert wurde.
- Im Bereich Benutzungen werden die Einzüge und Zahlungen eines Kontos angezeigt.
- Mit der Checkbox Deaktivierte zeigen werden auch deaktiverte Konten angezeigt. Deaktivierte Konten werden rot dargestellt.
Bankverbindungen:
Zu den Bankverbindungen werden folgende Daten erfasst:
| IBAN | Die IBAN Nummer bildet die Grundlage für SEPA Zahlungen. Sie besteht aus dem Landkürzel, einer Prüfziffer, der BLZ und der Kontonummer. |
| BIC | Die BIC identifiziert die Bank zu der die IBAN gehört. |
| Kontoinhaber | Name unter dem das Konto geführt wird. |
| Bankname | Name der kontoführenden Bank |
Da es eine automatische Konvertierung für die bisherigen BLZ & Konto Angaben gibt, wurde ein "geprüft" Status eingebaut. Automatisch umgewandelte oder manuell angelegte Konten müssen vor der Benutzung als geprüft markiert werden.
Präferenzen: Selektion der Konten für Zahlung oder Einzug
Für den Einzug und die Zahlung können Konten mit einer Präferenz versehen werden. Hierzu führen Sie in der Kontenliste einen Doppelklick auf die Eigenschaft durch die gesetzt werden soll. Beim Erstellen einer Rechnung wird dann das Konto mit der Präferenz Zahlung benutzt. Existiert nur ein Konto muss keine Kennzeichnung erfolgen.
Ablauf in der Praxis nach erfolgter Umstellung auf SEPA:
Kunden mit denen eine Basis- oder Firmenlastschrift vereinbart werden soll muss ein Formblatt für die Erteilung eines Mandats zugestellt werden. Der Kunde wird hier seine Kontoverbindung (IBAN, BIC...) eintragen und dieses zurücksenden. Das Mandat muss archiviert werden und im Fall eines Firmenmandats der eigenen und der kontoführenden Bank weitergereicht werden. Achtung: Aus diesem Prozess ergeben sich Fristen die bis zum ersten möglichen Einzugstermin eingehalten werden müssen. Details hierzu teilt Ihnen Ihre Bank mit (z.B.: 5 oder 6 Werktage).
Da die Kontodaten zum Zeitpunkt der Mandatsanfrage noch nicht vorliegen, kann ein Mandat ohne ausgewähltes Konto angelegt werden. Benutzen Sie die Schaltfläche Neues Mandat.
Jedes Mandat erhält eine Mandatsreferenz. Der Kunde erteilt das Mandat auf Basis dieser Referenz. Die Referenz muss bei allen Aktionen angegeben werden. Jede Referenz darf nur einmal benutzt werden. Die automatisch erstellte Referenz besteht bei vorhandener Kundennummer aus einem „K“ gefolgt von der Kundennummer und einem Datenbank Counter.
Mandads-Referenz manuell setzen:
Sollten Sie bereits Anfragen mit eigenen Mandats-Referenzen eingeholt haben, können Sie im Status „neu angelegt“ mit der Schaltfläche "Manuell setzen" eine eigene Referenz eingeben. Jede Referenz darf nur einmal in der Datenbank vorkommen.
Ist das Konto bei der Neuanlage des Mandats unbekannt kann das PopUp später gesetzt werden. Da die Erteilung des Kunden auf der Mandatsart erfolgt, darf diese anschließend nicht mehr geändert werden.
Für die Anfrage eines Mandats muss einer dieser Typen ausgewählt werden:
- Firmenlastschrift Dauermandat
- Firmenlastschrift Einzelmandat
- Basislastschrift Dauermandat
- Basislastschrift Einzelmandat
Für den Druck der Mandatsanfragen werden in der Briefliste von deLUXE-ERP Einträge mit dem Namen der Mandatstypen angelegt (z.B.: Firmenlastschrift Dauermandat). Mit der Schaltfläche "Anfrage drucken" wird dann eine Anfrage erstellt. Datum, Uhrzeit und das Kürzel des Benutzers werden im Mandat gespeichert.
- Nachdem Sie das Mandat von Kunden zurück erhalten haben vervollständigen Sie ggf. die Kontodaten und stellen das Mandat auf „aktiv“.
- Erlischt ein Mandat, weil die Kundenbeziehung beendet wird, stellen Sie das Mandat auf beendet.
- Ein Mandat verfällt automatisch, wenn es länger als 36 Monate nicht benutzt wurde.
Umstellung auf SEPA
Die IBAN Kontonummern werden nach einem bestimmten System aus der bisherigen BLZ und Kontonummer berechnet. deLUXE-ERP bietet eine Funktion zum Umwandeln bestehender Kontonummern an.
Bisherige Bankeinzüge können zwar in Basislastschrift Mandate umgewandelt werden, jedoch liegt die Vorankündigungszeit für einen Einzug bei 14 Tagen. Dies wird in einigen Fällen zu lang sein. Daher ist es besser ein neues Mandat mit gleichzeitiger Verkürzung der Vorankündigungszeit zu erstellen (siehe auch LINK).
- Umwandeln der bisherigen Konten in IBAN Konten
- Anfragen von Mandaten für IBAN Konten bei denen kein Mandat vorliegt
- Nach Rückmeldung vom Kunden die Mandate vervollständigen.
Aktuelle Neuerungen in den SEPA-Tools
Mit dem aktuellen deLUXE-ERP update wurde die Maske SEPA Tools erneut für Sie verbessert.
Folgende Änderungen wurden vorgenommen:
Mandatsart im Hinweis ersichtlich
Die Mandatsart wird vor dem Mandat im Hinweis eingeblendet
- FE = Firmen Einzelmandat
- FD = Firmen Dauermandat
- BE = Basis Einzelmandat
- BD = Basis Dauermandat
Schaltfläche "Auswahl eingrenzen"
Diese Schaltfläche reduziert die Liste auf die getätigte Auswahl. Das erweist sich als nützlich, wenn man z.B. alle Basismandate bearbeiten will und diese anschließend nach dem Status sortieren möchte.
Sie können Ihre Liste nach belieben sortieren, markieren und mit "Auswahl eingrenzen" die Übersichtlichkeit erhöhen.
Schaltfläche "Basismandat = OK"
Diese Funktion setzt für Basismandate mit Status "angefragt" den Status auf "aktiv" und das Beginn-Datum auf "Heute". Für diese Aktion wird eine Log-Datei mit Detailinformationen auf Ihrem Rechner erstellt.
Log zur Prüfung mit Detailinformationen in den deLUXE_Objekten: Pfad: Benutzer /Library /Preferences /deLUXE_Objekte /LOG……
Checkbox IBAN geprüft
Beim Anklicken der „geprüft“ Checkbox wird nun die IABN Prüfsumme überprüft.
Es kommt eine Meldung wenn diese falsch ist, kann aber trotzdem aktiviert werden.
