Einstellungen

In den Einstellungsoptionen werden Konfigurationsparameter für das deLUXE-ERP gesetzt. Der Zugang zu diesen Funktionen ist nur Personen mit besonderen Zugriffsberechtigungen oder FUCHS EDV-Fachpersonal erlaubt.

Akquise

Marken / Kriterien

1. Kriterienfelder: Hier können Sie einstellen, wie die 6  Kriterienfelder der Anschriften beschriftet sein sollen. Es kann dort nur einzeilig mit maximal 18 Zeichen eingetragen werden.
2. Markenfelder: Im rechten Bereich können Sie die fünf Markenfelder beschriften. Hier können auf zwei Zeilen 16 Zeichen eingegeben werden; ein Umbruch erfolgt automatisch.
3. Anrede-Einstellungen: Hier können Sie einstellen, wie die Personendatei beschriftet sein soll. Es kann dort nur einzeilig mit maximal 19 Zeichen eingetragen werden.
4. Suche Ort bei Eingabe der Postleitzahl: Durch anklicken der Checkbox wird diese Funktion aktiviert!
5. Neue PLZ benutzen aktiviert die Felder [Adressen]PLZ_Ort und [Adressen]PLZ_Postfach für die Erstellung der Anschriften.
6. Für bestimmte Mailingaktionen kann es sinnvoll sein einen Leitbereich auf die Adressetiketten zu drucken. Mit der Checkbox Leitbereiche auf Etikett wird diese Ausgabe aktiviert. deLUXE-ERP kann auf eine andere Datenbank mit PLZ und Ortsnamen zugreifen. Diese Option wird benötigt, wenn Sie einen Frachtpost-Vertrag abgeschlossen haben. Nur in diesem Fall aktivieren Sie die Checkbox 4D Open Link und tragen den Namen des Orteservers in das Feld ein. Die Kennung, die beim Aktivieren der Checkbox abgefragt wird erhalten Sie von uns. [Das Frachtpostmodul ist kostenpflichtig, Sie benötigen einen extra Server!]
7. Leerzeile: Auf Antrag der Deutschen Post hat der entsprechende Normenausschuss beim Deutschen Institut für Normung (DIN) beschlossen, zukünftig auf die bisher geltende Einfügung einer Leerzeile als Vorgabe bei Adressen im Schriftverkehr zu verzichten. Die Änderung gilt seit der im Mai 2005 erfolgten Veröffentlichung der Neuausgabe (DIN 5008/2005-05). Der Standardwert, den Sie in dieses Feld eintragen müssen ist: 9

Sprachen

Da die Anreden im deLUXE-ERP automatisch gebildet werden, müssen Sie vorab für die verwendeten Sprachen die Anreden einmal definieren.

Auf der oberen Hälfte der Seite des Layouts wird die Anredezeile für Briefe festgelegt. Für jede Anredeform (Herr, Frau…) geben Sie die entsprechende Zeile ein.

Folgende Platzhalter stehen dabei zur Verfügung:

• (1) = Vorname
• (2) = Nachname
• (3) = Titel

Auf der unteren Seite wird die Anredezeile in der Anschrift definiert. Auch hier gelten die oben angegebenen Platzhalter. Am einfachsten kopieren Sie sich die Definition aus einer bestehenden Anrede, um eine neue Anredeform anzulegen.

Länder

Die Länderliste ist bei der Arbeit mit deLUXE-ERP unerlässlich, da über die Landliste z.B. Auswertungen gesteuert werden können.

Sie können bzw. müssen für jedes Land die gewünschte Sprache vorgeben (z.B. LAND: Deutschland, Sprache: Deutsch). Diese Verknüpfung wird dann bei der Erstellung der Anredeplatzhalter in Briefen, Angeboten, Aufträgen, usw. benutzt. Weicht eine der beiden Eingaben voneinander ab, kann es zu Problemen bei der Erstellung der Anrede kommen!

Zur Pflege und Erstellung einer korrekten Landliste in deLUXE-ERP verwenden Sie bitte die aktuelle Landliste des statistischen Bundesamtes.

Oder schauen Sie im Wikipedia unter ISO-3166-1-Kodierliste (Relevant zur Anlage von Ländern im deLUXE-ERP sind hier die Felder "ISO 3166 ALPHA-2" (Landkürzel) und "ISO 3166 numerisch“ (IATA Landnummer)).

Beispiel für die korrekte Eingabe des Landes Finnland:
Nummer: 246 (kann frei vergeben werden, darf aber nicht doppelt vorkommen)
Kennzeichen: wird nicht mehr eingegeben!
ISO Ländercode: 246
IATA Landnummer: FI
TOF Landkürzel: SF *
DATEV Landkürzel: FI

Wichtige Hinweise:

• Bitte beachten Sie, daß es in einigen Ländern erforderlich sein kann, dass PLZ und Ort in der Reihenfolge vertauscht werden. Aktivieren Sie hierfür die Checkbox PLZ/Ort vertauschen.
• Der USt Status ist z.B. für Deutschland "Inland", für Finnland "EG USt Inland", für Norwegen "Ausland".
• Das PopUp Menü Kundengruppe hat nur eine Bedeutung für Anwender des Internetbestellsystems Onlineshop - eZENTRUM.
• TOF (Trans-o-Flex) Landkürzel weichen oft von den IATA Landkürzeln ab!

PLZ / Ort / Vorwahl

Diese Datei diente zur Pflege der deLUXE-ERP - Orte -Datei.

Mit dem neuen PLZ System wurde die Zuordnung durch die Einbeziehung der Straßen in die PLZ-Findung etwas komplizierter. Wir haben daher die Verknüpfung deaktiviert.

Sie kann jedoch aktiviert werden, indem Sie die Checkbox Suche Ort bei Eingabe der Postleitzahl unter Marken und Kriterienbeschriftung aktivieren!

Kundengruppen

Über Kundenpreisgruppen können Sie Rabatteinstellungen einer Gruppe von Adressen zur Verfügung stellen.

Import / Export

Import-Editor

Mit dem Import-Editor können Sie Adreßdaten in deLUXE-ERP importieren.

• Die Daten müßen in einer Textdatei vorliegen.
• Die Felder werden dabei durch ein TAB (Ascii 9) und die Datensätze durch ein RETURN (Ascii 13) getrennt.
• Im Import Editor geben Sie den Aufbau Ihrer Datei an.
• deLUXE-ERP importiert dann die Daten und speichert sie in den entsprechenden Feldern.
• Sie können nun die Felder aus der Feldliste mit gedrückter Maustaste an eine beliebige Stelle im Datensatzaufbau ziehen, wobei Sie auch die Reihenfolge des Datensatzaufbaus verändern können.
• Beim Import wird für die Felder Kundennummer und Lieferantennummer eine Prüfung durchgeführt.

• Wenn die Kundennummer noch nicht vorhanden ist, erhält die Adresse automatisch den Wert "1" im Feld "Ist_Kunde".
• Wenn die Lieferantennummer noch nicht vorhanden ist entsprechend das Feld "Ist_Lieferant".
• Wenn die Kunden- oder Lieferantennummer bereits existiert, wird das entsprechende Feld gelöscht und der Datensatz ohne die Nummer angelegt.
• Die Felder "Ist_Kunde" und "Ist_Lieferant" bleiben auf "0".

• In der Bemerkung der Adresse wird ein Vermerk mit der alten Nummer eingetragen.
• So können Sie mit dem Sucheditor nach allen fehlgeschlagenen Kundennummern suchen.

Personen, Stichwörter und Chronologiedaten werden in extra Datensätzen gespeichert.

Wenn Sie Daten aus diesen Bereichen importieren wollen, müßen Sie zuerst einen leeren Datensatz anlegen lassen.

Dies geschieht z.B. mit dem Eintrag "• NEUE PERSON". Dieser Eintrag stellt kein importiertes Feld dar, sondern schafft Platz für eine neue Person.

Wenn Sie möchten, können Sie auch mehrere Unterdatensätze pro importierter Adresse anlegen.

Für jeden gewünschten Unterdatensatz fügen Sie einfach den entsprechenden Eintrag "• NEUE…" ein.

Das Feld Anredeform ist ein Zahlenfeld und steht für die Anrede einer Person.

Die Standardvorgabe im deLUXE-ERP ist:

• 1 = Allgemein
• 2 = Herr
• 3 = Frau
• 4 bis 8 = frei…

Die Checkbox Kurzform bildet automatisch die Kurzform aus den erste Buchstaben der Firma.

Wenn Sie den Aufbau der Importdatei fertig haben, speichern Sie am besten das Format mit dem Speichern-Button, damit Sie die Einstellung später erneut öffnen können (Laden-Button).

Mit dem Ausführen-Button starten Sie den Import. Sie werden nach der Datei gefragt und können anschließend angeben, ob Sie nur eine bestimmte Anzahl von Datensätzen importieren wollen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie einen Import zum ersten Mal durchführen und testen wollen, ob Ihre Definition stimmt. Geben Sie in diesem Fall z.B. 10 ein. ANschließend können Sie die Adressen in der Adreßliste kontrollieren. Wenn Sie nichts eingeben und einfach OK klicken werden alle Daten importiert.

deLUXE-ERP Austauschformat

Mit dieser Funktion können Sie eine Datei im sogenannten deLUXE-ERP Austauschformat, die Anschriftendatensätze in einem genormten Format enthält, importieren.

Nach Aufruf der Funktion kann mit dem Datei-Info-Button eine Datei im deLUXE-ERP Austauschformat geöffnet werden, um erst Informationen über die Datei zu erhalten.

Alternativ dazu bzw. anschließend kann mit dem Ausführen-Button eine Datei im deLUXE-ERP Austauschformat direkt in die deLUXE-ERP Datenbank importiert werden.

Optionen:

• Checkbox Person - Sollen Personendaten beim Import berücksichtigt werden.
• Checkbox Chronologie - Sollen Chronologiedaten beim Import berücksichtigt werden.
• Mit dem Datumsfeld hinter der Checkbox Chronologie können Sie festlegen, daß nur Chronologieeinträge ab dem Datum xx.xx.xx berücksichtigt werden.
• Checkbox Termine - Sollen Termindaten beim Import berücksichtigt werden.
• Checkbox Nur eigene - Sollen nur Ihre Termine berücksichtigt werden.
• Checkbox Stichwörter - Sollen Stichwörter beim Import berücksichtigt werden.

Wenn die entsprechende Datei (Personen, Chronologie, Termine, Stichwörter) mit den oben genannten Checkboxen für den Import aktiviert wurde, werden neue Datensätze automatisch angelegt. Mit den folgenden Checkboxen können Sie festlegen, ob die Datensätze aktuallisiert werden sollen, falls ein Eintrag bereits existiert. In diesem Fall werden alle Felder des Datensatzes mit den importierten Werten überschrieben.

• Anschriften updaten - Soll eine existierende Anschrift aktualisiert werden.
• Personen updaten - Soll eine existierende Person aktualisiert werden.
• Chronologie updaten - Soll ein existierender Chronologieeintrag aktualisiert werden.
• Termine updaten - Soll ein existierender Termin aktualisiert werden.

• Checkbox Chronologieeintrag - Jede importierte Adresse erhält einen Chronologieeintrag mit dem aktuellen Datum und dem Text "Importiert…"

Stichwörter:

Bei Stichwörtern können Sie unter folgenden Optionen wählen:

• Doppelt anlegen - Wenn ein Stichwort bereits vorhanden ist, wird das importierte extra angelegt. Dies kann sinnvoll sein, wenn man z.B. Stichwörter für installierte Maschinen verwendet und in dem Beschreibungstext genaue Angaben über Fabrikat, Ausstattung usw. enthalten sind. In diesem Fall kann es sein, daß eine Adresse bewußt mehrere gleiche Stichwörter hat.
• Überschreiben - Diese Option löscht den alten Eintrag und speichert den neuen.
• Text anhängen - Existiert ein Stichwort bereits, wird einfach der Beschreibungstext an den des existierenden Stichwortes angehängt.
• Überspringen - Existiert ein Stichwort aus der Importdatei bereits bei einer Anschrift, wird das vorhandene Stichwort nicht verändert und das importierte Stichwort ignoriert.

Wichtig: Beim ersten Export erhalten die Anschriften eine eindeutige Kennung, die es ermöglicht beim Reimport in die Quelldatenbank die Anschriften zu aktualisieren. Wenn Sie nur eine Kopie der Datenbank machen und anschließend aus der Kopie exportieren und in die ursprüngliche Datei zurückimportieren, dann fehlen diese eindeutigen Kennungen und die Adressen werden alle neu angelegt. In diesem Fall sind die Adressen doppelt vorhanden.

Wenn Sie doch eine Kopie der ".data"-Datei verwenden wollen, können Sie vor dem Kopieren einfach alle Adressen einmal im Austauschformat exportieren. Die Exportdatei wird nicht benötigt und kann gelöscht werden. Durch den Export erhalten die Adressen dann die notwendige Kennung!

Auswahllisten

Mit dieser Funktion exportieren Sie die sogenenannten "Auswahlisten". Nach Auslösen der Funktion öffnet sich ein Dialogfenster und Sie müssen der Datei einen Namne geben.

Die Auswahlisten helfen Ihnen beim Ausfüllen bestimmter Felder, in dem bei Berührung des Feldes ein editierbares Pop-Up-Menü aufklappt, aus dem Sie Einträge auswählen können.

Der Inhalt all dieser Pop-Up-Menülisten im gesamten deLUXE-ERP System wird "Auswahlisten" genannt.

Die Auswahlisten werden nicht in der Datendatei (deLUXE-ERP.data) gespeichert, sondern in der deLUXE-ERP Struktur- oder Programmdatei. Damit die Auswahlisten bei Programm-Updates nicht verlorengehen, müssen sie manuell mit dieser Funktion aus der alten Programmdatei exportiert und dann in die neue Programmdatei importiert werden!

Spezial-Import

Über diese Funktion werden Formate spezieller Kunden importiert. Diese werden für die Datenübergabe von bestimmten Programmen benötigt.

Wenn Sie eine Importdatei in einem bestimmten Format einlesen möchten, schauen Sie zuerst, ob Sie diese Datei mit dem Import-Editor einlesen können. Sollte dies nicht der Fall sein, machen wir Ihnen gerne ein Angebot für einen Spezialimport.

PLZ aus Konvertierung

Diese Funktion wurde zur Zeit der Umstellung von 4 auf 5-stellige Postleitzahlen in Deutschland benötigt.

Da diese Umstellung für deLUXE-ERP Anwender mit dieser wunderbaren Funktion völlig problemlos bewältigt werden konnte, wird diese Funktion nun nicht mehr benötigt und demnächst aus deLUXE-ERP entfernt.

Abwicklung

Beschriftungen

In diesem Dialog können Sie die Beschriftungen der Layouts (Angebot, Auftrag, LFS, RG und Bestellung) festlegen. Einige der Felder werden nur in den Standard- oder Spezial-Layouts verwendet.

Im linken Teil der Liste steht jeweils der deutsche Begriff. Im rechten Teil können Sie Ihren gewünschten Text für die selektierte Sprache eingeben. Markieren Sie eine Zeile und tragen Sie den Text in das Eingabefeld am Fuß der Liste ein. Sie können die Pfeiltasten und die Returntaste zum Blättern benutzen.

Mit dem PopUp-Menü Sprache können Sie wählen, für welche der 4 Sprachen Sie die Einstellungen vornehmen wollen.

Die Beschriftung der Einzelmahnungen erlaubt auch Fremdsprachenoptionen. Bitte nehmen Sie hierfür die Beschriftung in den Einstellungen vor. Wie bei den Rechnungen wird die Beschriftung der Einzelmahnungen nach der eingestellten Sprache der Rechnung gewählt. Bitte füllen Sie hierfür die Felder im Bereich „Beschriftungen“ aus. Im Text für die Verzugszinsen können Sie die Platzhalter „[P]“ für die Prozentzahl und „[D]“ für das Datum einsetzen.

Auf der zweiten Seite der Beschriftungen können Sie allgemeine Dinge beschriften:

• Artikel / Sonderfeld 1 - Die Bezeichnung, die im Layout angezeigt werden soll.
• Artikel / Sonderfeld 2 - Die Bezeichnung, die im Layout angezeigt werden soll.
• Artikel / Sonderfeld 3 - Die Bezeichnung, die im Layout angezeigt werden soll.

• Adressen / Kriterium 6 - Die Bezeichnung, die im Layout angezeigt werden soll.

• Absender - Ihr Firmenabsender (wird in Speziallayouts benutzt).

• Zusatzsprachen - Die Bezeichnung für die drei Zusatzsprachen.

• Formate - Hier können Sie festlegen mit welchem Format die Preise und Mengen in Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und Lieferscheinen dargestellt werden sollen. Wenn nichts eingetragen ist, werden die Standardformatierungen genutzt.

Beispiele:

"##.###.##0,00" bedeutet, dass ein Millionenpunkt und ein Tausenderpunkt gesetzt werden.

Weiterhin wird die Zahl immer mit zwei Nachkommastellen angezeigt (z. B. 10.123,00 oder 0,00).

"##.###.##0,00;-##.###.##0,00;" ist für positive und negative Zahlen wie Beispiel 1, jedoch bei Null wird nichts angezeigt.

Vor dem ersten Semikolon (;) ist das Format für positive Zahlen, dann folgt das Format für negative Zahlen und nach dem zweiten Semikolon folgt das Format für den Wert Null. Da in diesem Fall nichts nach dem zweitem Semikolon steht, würde der Platz im Ausdruck leer bleiben.

…Diese Formate werden nicht in allen Speziallayouts unterstützt!

UST & Zahlungsziel

Umsatzsteuer Prozentsätze: In die Felder Umsatzsteuer voll und Umsatzsteuer halb werden die aktuellen Umsatzsteuersätze eingetragen mit denen Ihre Ausgangsrechnungen versehen werden sollen.

Sollte sich der Wert verändern, werden alle nach der Änderung aufgerufenen Aktionen mit den neuen Werten berechnet. Bereits erstellte Rechnung behalten die alten Werte!

Hinweis: Damit eine Änderung für alle Benutzer Gültigkeit hat, müssen diese das Programm einmal verlassen bzw. beenden und neu starten.

Allgemeines Zahlungsziel: In das Feld Tage Ziel tragen Sie die allgemeinen Zahlungsbedingungen Ihres Unternehmens ein.

Kundenspezifische Zahlungsbedingungen werden direkt beim Kunden unter dem Menüpunkt Konditionen und Fußtexte eingetragen.

Fußtexte & Vorlagen

Für die einzelnen Dokumenttypen in deLUXE-ERP können Fußtexte vordefiniert werden. Beim Erstellen von Angeboten, Aufträgen oder Rechnungen finden Sie dann neben dem Fußtextfeld ein Pop-Up Menü mit den entsprechenden Einträgen.

Wählen Sie aus dem Pop-Up Menü den Bereich [Angebot | Auftrag | Lieferschein | Rechnung | Bestellung | 1. - 3. Mahnung] der bearbeitet werden soll.

Anschließend erscheint eine Liste mit den bereits vorhandenen Fußtexten für diesen Bereich. Sie können neue Fußtexte mit dem Neu-Button anlegen - mit dem Löschen-Button löschen Sie einen Text.

Durch Markieren eines Fußtextes erscheinen Bezeichnung und Fußtext in den Eingabefeldern. Sie können nun den Namen des Fußtextes verändern und den Fußtext im unteren Textfeld bearbeiten.

Standardfußtexte

Grundsätzlich kann nur ein Fußtext pro Bereich als Standardvorgabe im deLUXE-ERP gesetzt werden - einen Standardfußtext erkennen Sie an dem Sonderzeichen "•" vor dem Fußtext.

Per Doppelklick auf den entsprechenden Fußtext kann dieser Status gesetzt oder wieder entfernt werden.

Für Rechnungen können in den Fußtext Platzhalter eingebaut werden (z.B. Skonto). Die Platzhalter werden beim Ausdruck durch die Werte ersetzt.

Platzhalter deLUXE-ERP Rechnungen:

• [%1] Skonto 1 Prozentzahl
• [%2] Skonto 2 Prozentzahl
• [DM1] zu zahlender Betrag abzgl. Skonto 1 in EUR
• [DM2] zu zahlender Betrag abzgl. Skonto 2 in EUR
• [F] Fälligkeitsdatum
• [S1] Skonto 1 (Zu zahlen bis Datum)
• [S2] Skonto 2 (Zu zahlen bis Datum)
• [Z] Zahlungsziel (Datum) falls kein Bankeinzug
• [TZ] Zahlungsziel (Tage) falls kein Bankeinzug
• [SDM1] Skonto 1 Betrag in EUR
• [SDM2] Skonto 2 Betrag in EUR
• [BANK] Bankinstitut des Kunden
• [BLZ] Bankleitzahl
• [KONTO] Kontonummer
• [WÄ] Kürzel der Währung (z.B. "EUR" od. "USD")
• [VERKÄUFER] Verkäufer (aus Auftrag)
• [Durchwahl] Durchwahl des MA
• [SUBZ] Sonderfeld (Subskription Weinhandel)
• [SUBR] Sonderfeld (Subskription Weinhandel)
• [KURS] Währungskurs

Mahntexte

Im Bereich der Mahntexte - 1. Mahnung / 2. Mahnung / 3. Mahnung - besteht die Möglichkeit einen kompletten Mahntext zu hinterlegen.

Auch hier können in den Text Platzhalter eingebaut werden (z.B. Skonto), die beim Ausdruck dann durch die entsprechenden Werte ersetzt werden.

Wie bei den Rechnungen wird die Beschriftung der Einzelmahnungen nach der eingestellten Sprache der Rechnung gewählt, die beim Kunden hinterlegt ist. Hierfür müssen jedoch die notwendigen Felder im Bereich Beschriftungen gefüllt sein.

Platzhalter deLUXE-ERP Mahnungen:

• [Ziel] Tage von Fällig bis Zahlungsziel
• [Ziel 1] Tage von Ziel bis 1. Mahnung
• [Ziel 2] Tage von 1. Mahnung bis 2. Mahnung
• [Ziel 3] Tage von 2. Mahnung bis 3. Mahnung
• [Ziel 4] Tage von 4. Mahnung bis Anwalt
• [Fällig] Fälligkeit der RG (Datum)
• [Kürzel] Mitarbeiterkürzel
• [Mahn 2] Errechnetes Datum der 2. Mahnung, gerechnet von der 1. Mahnung
• [Mahn 3] Errechnetes Datum der 3. Mahnung, gerechnet von der 2. Mahnung
• [Mahn 4] Errechnetes Datum "zum Anwalt", gerechnet von der 3. Mahnung
• [Zinsen %] Verzugszinsen (Prozent)
• [Zinsen ab] Verzugszinsen ab (Datum)
• [Datum] aktuelles Tagesdatum (Datum)
• [Ziel Datum] Zahlungsziel (Datum)

Beispiel für einen Mahntext zu einer zweiten Mahnung:

Sehr geehrte Damen und Herren,

trotz unserer 1. Zahlungserinnerung konnten wir noch immer keinen Zahlungseingang für den Rechnungsbetrag, der bis zum [Ziel Datum] fällig war, bei uns verbuchen. Bitte sorgen Sie für eine sofortige Begleichung des aufgeführten Gesamtbetrages incl. Zinsen und Mahngebühren bis spätestens zum [Mahn 3].

Sollte sich unser Schreiben und Ihre Zahlung überschnitten haben, bitten wir Sie diese Erinnerung als gegenstandslos zu betrachten.

Mit freundlichen Grüßen

FIRMA XYZ GmbH

Fußtexte für Bondrucker

Diese Felder sind nur sinnvoll, wenn ein Bondrucker an das System angeschlossen ist und das kostenpflichtige deLUXE-ERP Modul "Barverkauf" im Einsatz ist.

Sie können in den Fußtext folgende Platzhalter einbauen:

Datum, Zeit, Kassierer, Buchungsnummer, Kundenummer

Hinweis: Die Texte werden nicht in Proportionalschrift eingegeben, da der Drucker eine feste Zeichengröße für den Ausdruck verwendet.

Zahlungsarten

Im Feld Zahlungsarten tragen Sie die Werte für das Pop-Up Menü Zahlungsart in Verbindlichkeiten ein. Sie werden dann beim Anlegen von Verbindlichkeiten vorgeschlagen.

Konten

Konten 1. Seite:

Im Feld FiBu-Konten • Debitoren tragen Sie die Kontennummern Ihres Kontenrahmens ein. Kostenstellen können im deLUXE-ERP nicht verwaltet werden. Diese sind nachträglich in einer passenden Finanzbuchhaltung vorzunehmen.

Im Feld Bankkonten tragen Sie die Konten ein, auf die Zahlungseingänge verbucht werden können. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, hier auch die Bankkonten für Zahlungsausgänge festzulegen.

Konten 2. Seite:

Sondermodul

WICHTIG: Im Feld USt. Codes müssen Sie die derzeit gültige Mehrwertsteuer eintragen um in den Verbindlichkeiten mit der korrekten USt. buchen zu können. Sie hier haben darüber hinaus die Möglichkeit beliebig viele USt. Sätze anzulegen. Hierzu machen Sie einfach einen Doppelklick auf die Überschriftenzeile und füllen die dann erscheinenden Felder aus.

ID: wird vom System vergeben USt_Code: für 16% tragen Sie 09, für 7% 08 ein, für z.B. 15% tragen Sie ein 10 ein Prozentsatz: der gültige Mwst.-Satz Konto: Kontonummer für Ihre Buchhaltung Typ: 01 für 16% Mwst.

Konten: 1. Seite

Konten: 2. Seite

Versandarten

Dieser Bereich wird mit einem neuen Benutzerrecht abgesichert. Die Versandarten werden in die drei Typen „Paket“, „Palette“ und „Halbpalette“ eingeteilt.

• Wird ein Typ ausgewählt erscheinen alle hinterlegten Versandarten. Es können neue Versandarten hinzugefügt und bestehende gelöscht werden. Für jede Versandart werden Bezeichnung, Code, Kosten und der Standard VK pro Einheit angegeben.

• Wird eine Versandart markiert, erscheinen eventuelle Sonderpreise die bei Kunden hinterlegt wurden. Zum Blättern zwischen den Versandarten können die Pfeiltasten benutzt werden.

Sonderpreise können für einen markierten Eintrag direkt in den Einstellungen geändert werden. Mit der "Exportieren" Schaltfläche erstellen Sie eine Tab Textdatei mit allen Werten aller Typen.

Einstellung im Kunden

Aus der Kundenmaske kann die neue Funktion „Versandkonditionen“ im Menü „Spezial“ aufgerufen werden.

Hier können dem Kunden für einzelne Versandarten Sonderpreise eingetragen werden. Der Standardpreis wird immer zum Vergleich angezeigt. Alle Versandarten für die kein Eintrag vorliegt werden dann zum Standardpreis berechnet.

Neue Suche nach Versandkonditionen

Mit der Suche „Sonderpreise und Versandkonditionen“ können Kunden gesucht werden die für eine bestimmte Frachtart eine Sonderkondition besitzen. Mit den Checkboxen „Preis ist“ oder „Preis von, bis“ kann das Ergebnis auf bestimmte Sonderpreise eingegrenzt werden.

Wird das PopUp Menü "Versandart“ im Kunden nicht gesetzt, kann auch und nach bestimmten Preisen (unabhängig von der Versandart) gesucht werden.

Daten für Auswahl verändern

In der Anschriftenliste können die Versandkosten für eine Auswahl von Anschriften gesetzt oder gelöscht werden. Dies geschieht in mit der Funktion „Daten für Auswahl verändern“.

Sie können mehrere Versandkosten in einem Durchgang setzten. Hat eine Anschrift bereits einen Wert für eine Versandart, wird dieser Wert durch die neue Einstellung überschrieben!

Mit der "Importieren" Schaltfläche kann eine Tab Textdatei mit folgendem Spaltenaufbau laden: Bezeichnung <Tab> Preis <CR>

Mit dem Abschnitt „Löschen“ können Sie Versandkosteneinträge bei den markierten Adressen entfernen. Die Einstellung der Spalte Sonderpreis spielt dabei keine Rolle.

Warengruppen

In den Bereich Warengruppen gelangen Sie aus den Einstellungen im Hauptmenü; zuvor müssen Sie sich das entsprechendes Recht in der Benutzerverwaltung geben und sich erneut im deLUXE-ERP anmelden!

• Die Liste ist beim ersten Aufruf leer. Sie können die Liste nun automatisch füllen lassen, in dem Sie im Menü Spezial den Menüpunkt „Daten aus Artikeln…“ aufrufen.
• Es erscheint eine Sicherheitsabfrage, die nur noch bestätigt werden muss.
• Anschließend erscheinen alle verwendeten Warengruppen in der Liste.
• Sie können nun eine Warengruppe per Doppelklick öffnen und Einstellungen vornehmen.

Artikel

Option „Kalk. EK“

Achtung: Dieses ist ein kostenpflichtiges deLUXE-ERP Sondermodul, dass von FUCHS EDV eingerichtet und geschult werden muss.

Seit der Einführung der Warengruppendatei ist auch die Errechnung eines Kalkulatorischen Einkaufspreises möglich geworden.

Dieser Preis wird beim Einbuchen von Wareneingängen (auf Bestellungen oder ohne Bestellung) errechnet. Dabei werden die nicht reservierte Artikelmenge mit dem bisherigen Kalk. EK bewertet und die hinzukommende Menge mit dem Bestellpreis bewertet. Aus diesen beiden Werten wird entsprechend der Mengenverteilung ein neuer Durchschnitt errechnet und in dem Artikelfeld Kalk_EK abgelegt.

Dieser Kalk. EK kann nun seinerseits für die Errechnung der Kalk. Kosten und des VK genutzt werden.

Sobald ein Wareneingang gebucht wird, werden in diesem Fall die Kalk.Kosten und der VK neu errechnet. Die bisherige Verknüpfung der Kalk.Kosten mit dem aktuellen EK, der für Bestellungen eingesetzt wird ist damit aufgehoben. Wenn weiterhin diese Verknüpfung wünschen, aktivieren Sie bitte die Checkbox „Alte Methode“ in den entsprechenden Warengruppen.

Die Anzeige des Kalk. EK erfolgt in der Artikel-Hauptmaske und in Angebots- und Auftragspositionen rechts neben dem aktuellen EK; sie ist an das Benutzerrecht „EK sehen“ gebunden.

Die Einstellungen für eine Warengruppe

• In der Abteilung „EK“ können Sie mit der Checkbox „berechnen“ die Kalkulation des Kalk. EK aktivieren.

• In der Abteilung „Kalk. Kosten“ können Sie angeben, ob die Kalk. Kosten aus dem Kalk. EK gebildet werden sollen. Sie können entweder einen Prozentsatz, oder einen absoluten Betrag eingeben.

• In der Abteilung „Verkaufspreis“ kann angegeben werden, ob der VK aus den Kalk. Kosten errechnet werden soll. Auch hier kann die Berechnung über einen prozentualen Aufschlag oder einen absoluten Betrag geschehen.

• Für den VK kann zusätzlich angegeben werden, auf welche Stellenzahl gerundet werden soll.

Beispielberechnung:

Wir starten mit einem Artikel, der bisher noch keinen Kalk. EK Wert besitzt. 

Die Einstellungen in der Warengruppe entsprechen dem Bildschirmfoto von oben.

Der EK und die Kalk. Kosten stehen auf 200,00. Der Kalk. EK ist auf Null:

Die Lagermenge ist 350. Es sind 200 Einheiten reserviert und somit 150 verfügbar.

Wir buchen einen Wareneingang mit 50 Einheiten und geben einen Preis von 185,00 an.

Daraus ergibt sich nun folgende Berechnung:

150 verfügbare Einheiten befinden sich im System. 

Da kein Kalk. EK vorliegt, wird für diese Einheiten der aktuelle EK eingesetzt.

			150 x 200 = 30.000

Die neue Ware wird mit 50 x 185 bewertet und zu den 30.000 addiert.

			30.000 + 9.250 = 39.250

Dieser Wert wird nun durch die Gesamtmenge dividiert:

			39.250 / 200 = 196.25

Den Wert finden Sie nach der Verbuchung des WE auf der Hauptseite des Artikels. Kalk. Kosten und VK Preise werden bei entsprechend Vorgaben (s.o.) angepasst.

Manuelles Ändern des Wertes „Kalk. EK“

Wenn der Benutzer das Recht „ARTIKEL Kalk. EK ändern“ besitzt, kann durch Anklicken der Beschriftung „Kalk. EK“ ein zusätzliches Fenster geöffnet werden. Hier kann der der Wert für den den "Kalk. EK" manuell, unter Angabe von Gründen, werden.

Nähere Infomationen entnehmen Sie bitte der separat beiliegenden Information! Fragen beantwortet Ihnen gerne unser FUCHS EDV-Team unter: 040/560618-11

System

Layout & Allgemeines

Der Bereich Layout & Allgemeines enthält 6 Reiter:

Ausdruck

Standarddrucklayouts:

• LANGTEXT MINOLTA A4+ -> dieses Layout mit neuem Format ist speziell für Anwender, die einen MINOLTA PAGE PRO 12 oder 25 benutzen. Da in der Druckerbeschreibung dieser Drucker keine größere Druckfläche angeboten wird, wurde dieses Layout speziell an diesen Drucker angepasst.

• LANGTEXT APPLE A4+ -> dieses Layout arbeitet mit dem gleichen neuen Format wie das LANGTEXT MINOLTA A4+, ist aber für alle APPLE-Drucker (nicht Nadel-Drucker) vorgesehen.

• STANDARD A4+ -> ist das alte STANDARD-Layout, mit der Möglichkeit einen endlos langen Positionstext einzugeben.

• STANDARD A4 -> ist ein abgeändertes STANDARD-Layout für alle APPLE-Laserwriter, jedoch ohne die Möglichkeit einen endlos langen Positionstext eingeben zu können.

• STANDARD -> ist ein STANDARD-Layout, dass nicht die Möglichkeit bietet einen endlos langen Positionstext einzugeben.

Hinweis: Für alle oben genannten Layouts gilt:

• -> das entsprechende Layout muss nur einmal im Auftragslayout eingestellt werden, der Rest geschieht dann automatisch.
• -> Fremdsprachen sind in den Layouts möglich (in Beschriftung des Layouts)
• -> Keine Zeilenbegrenzung mehr in den Positionsbeschreibungen!
• -> Zweite Zeile für EURO-Umrechnung ist vorgesehen!

Druckerdatei:

deLUXE-ERP die Möglichkeit bietet die Möglichkeit, die zur Verfügung stehenden Netzwerkdrucker aus einem Auswahldialog für die bestimmten Druckbereiche auszuwählen. Vorteil dieses ist, dass man den Hauptdrucker sowie die angeschlossenen Nebendrucker automatisch auswählen kann, ohne dass eine manuelle Eingabe des Druckernamens notwendig ist! Fehlerquellen werden somit weitgehend ausgeschlossen.

Hinweis: Achten Sie bei der Einrichtung dieser Druckeinstellungen bitte darauf, dass die zur Verfügung stehenden Netzwerkdrucker auf den jeweiligen Rechnern auch tatsächlich angelegt sind, da es sonst zu Komplikationen kommen kann.

Drucker festlegen:

Um einen Drucker auswählen zu können klicken Sie einfach auf den Button Druckerdatei rechts neben dem jeweiligen Bereich. Es öffnet sich ein Druckerauswahlfenster aus dem nun der gewünschte Drucker gewählt werden kann. Wird eine Rechnung, ein Lieferschein, eine Packliste oder sonstiges erstellt, druckt deLUXE-ERP automatisch, d.h. im Hintergrunddruck, auf den unter Layout & Allgemeines eingestellten Drucker.

Drucker manuell festlegen:

Möchte man pro Arbeitsplatz einen individuellen Netzwerkdrucker bestimmen, müssen die Druckerdatei-Einstellungen aus dem Bereich Layout & Allgemeines komplett entfernt werden. Erst dann kann jeder Benutzer am Arbeitsplatz seinen individuellen Drucker für den jeweiligen Bereich festlegen.

Allgemein

In den allgemeinen Einstellungen haben Sie die Möglichkeit verschiedene Voreinstellungen vorzunehmen.

Das Aktivieren der einzelnen Checkboxen bewirkt:

1. -> Das Sonderfeld aus dem Artikelstamm wird mit ausgedruckt!
2. -> Barcodes bis zu einer Länge ????? werden ausgedruckt
3. -> Wird ein Auftrag versehentlich zum Löschen freigegeben, erscheint eine zusätzliche Warnung!
4. -> Die Mengen in noch offenen Auftragspositionen werden MIT Nachkommastellen angezeigt.
5. -> Wird eine Suche nach offenen Aufträgen durchgeführt, werden nur die Aufträge angezeigt, die der aktuelle deLUXE-ERP Benutzer auch angelegt hat.
6. -> Bei Aktivierung wird in Bestellungen der Beschreibungstext und NICHT der Bestelltext aus dem Artikelstamm geladen!
7. -> Listersortierung erfolgt immer chronologisch (Angebotsliste, Auftragsliste, Rechungsliste, Bestellliste)

• Im Feld "Grundwährung" muss das gleiche Kürzel eingetragen werden, wie unter Fremdwährungen eingegeben.

• Über das PopUp-Menü kann ausgewählt werden, welche Sortierung bei Aufruf der Artikelinfo zuerst erfolgen soll.

• In das Feld "Abweichung bei Datums...." kann eine beliebige Zahl eingetragen werden, um die das Datum bei der Suche nach offenen Rechnungen abweichen kann.

• In das Feld "Ust.-ID" tragen Sie die Firmeneigene Umsatzsteueridentifikationsnummer ein. Diese wird nur dann ausgedruckt, wenn eine Rechnung auch ins EG-Ausland versendet wird.

• In das Feld "Intervall für Kaufhistorie" kann ein beliebiger Wert eingetragen werden, der dafür sorgt, dass die Kaufhistorie z.B. nur für die letzten 90 Tage angezeigt wird. Vorteil ist, dass der interne Suchlauf nicht übermäßig lange dauert. Die Checkbox "Keine automatische ...." sollte dann nicht angeklickt werden!

Lieferschein & Module

Lieferscheineinstellungen:

Die Lieferscheinliste kann nach [Artikelnummer] / [Bezeichnung] / [Warengruppe/Artikelnummer] und [Warengruppe/Bezeichnung] sortiert werden. Aktivieren Sie hierzu einfach die Checkbox sowie die gewünschten Radiobuttons.

Des Weiteren haben besteht hier die Möglichkeit festzulegen, ob nur die Bestandsartikel auf dem Lieferschein erscheinen sollen und ob die Restmenge (die noch zu liefernde Menge) mit ausgedruckt werden soll.

Sondermodule:

In den Einstellungen Lieferschein & Sondermodule haben Sie die Möglichkeit verschiedene Voreinstellungen vorzunehmen. Die Freischaltcodes für die kostenpflichtigen deLUXE-ERP Module erfragen Sie bitte bei Bedarf unter 040/560618-0.

Auftrag

In den Einstellungen Auftragsabwicklung haben Sie die Möglichkeit verschiedene Voreinstellungen vorzunehmen.

Das Aktivieren der einzelnen Checkboxen bewirkt:

1 -> Anschrift im Auftrag wird direkt, ohne Personenabfrage eingesetzt.

2 -> Der aktuelle deLUXE-ERP Benutzer, d.h. Verkäufer wird sofort dem Auftrag zugeordnet.

3 -> Falls Provisionen gewährt werden, wird dem aktuellen Verkäufer sofort die Provision gutgeschrieben.

4 -> Wird eine neue Position angelegt, springt deLUXE-ERP bei Artikelsuche sofort in den Suchmodus.

5 -> diese Funktion berechnet anstatt ......

6 -> Soll der VK nicht in die Statistik mit einfließen, sollte diese Checkbox aktiviert werden.

7 -> Sollte im VK 1, 2 oder 3 kein Preis eingetragen worden sein, greift deLUXE-ERP sofort auf den Standard VK zurück.

8 -> Im Feld Menge wird bei Positionsanlage in Angeboten und Aufträgen sofort eine 1 eingetragen.

9 -> Sind die Kalkulationskosten der Position = 0 erscheint eine Warnmeldung!

10 -> Ist der VK der Position = 0 erscheint eine Warenmeldung!

11 -> Existieren für diesen Kunden noch offene Aufträge, erscheint eine Warnmeldung.

In das Feld "Maximale Anzahl von Einträgen..." tragen Sie am besten einen Wert ein, der die Anzahl Ihres aktuellen Artikelbestandes deckt.

Artikel

In den Artikeleinstellungen haben Sie die Möglichkeit verschiedene Voreinstellungen vorzunehmen.

1 -> Anzahl der Nachkommastellen beim errechnen aus dem EK

2 -> wie genau soll der VK in Angeboten und Aufträgen berechnet werden

3 -> wird dieses Feld aktiviert, können die Felder Gruppe/Nummer sowie der Menüpunkt Nächste Nummer (Menü Spezial) genutzt werden. So haben Sie z.B. die Möglichkeit, Artikelnummern aus den Feldern Gruppe und Nummer zusammensetzen zu lassen. Beginnt ein Teil Ihrer Artikel also mit GER und endet mit 001, [Gruppe: GER / Nummer: 001] wird automatisch bei Eingabe [Gruppe: GER] mit dem Menüpunkt Nächste Nummer die nächste freiwerdende Nummer vergeben. Die Artikelnummer würde dann lauten: GER001

4 -> Vorschlagsliste für Sonderfeld: wird diese Checkbox aktiviert, erscheint nicht mehr die Vorschlagsliste.

5 -> bei Aktivierung werden in der Artikelliste nicht mehr die EK's sondern die Kalk. Kosten gezeigt. ACHTUNG: wird diese Checkbox aktiviert, errechnet deLUXE-ERP die Angebots-/Auftragspositionen immer auf dem aktuellen Tageskurs. Anzahl Tage für Liefervorschlag: Um das automatische Errechnen von Melde- und Zielbeständen durchführen zu können müssen Sie an dieser Stelle folgende Artikeleinstellungen vornehmen. Der Basiswert für die Anzahl der Tage für den Liefervorschlag kann bzw. muss in das Feld Anzahl Tage für Liefervorschlag eingetragen werden.

In "Artikelbilder Pfad", geben Sie den jeweiligen Pfad ein, von wo sich deLUXE-ERP die eventuell vorhandenen Artikelbilder laden soll (eventuell auf einer externen Platte). Klicken Sie hierzu einfach auf das Wort Pfad; es erscheint nun ein Dialog-Fenster. Vergessen Sie nicht die Checkbox SUCHEN zu aktivieren. -> siehe auch Menü Artikel, Import Bilder.

Hinweis: deLUXE-ERP lädt sich nur Bilder, deren Name mit der deLUXE-ERP Artikelnummer übereinstimmt!

Die Bilder werden in der Angebot- und Auftragspositionsmaske angezeigt. Es gibt auch ein spezielles Artikellistenlayout für die Bilddarstellung. Die Bilder sollten die Größe von 4 x 4 cm nicht überschreiten.

Voreinstellungen für Reservierungen

6 -> Die erste Checkbox reserviert automatisch bei jedem Speichern eines Auftrages die Mengen der Spalte "Akt RES".

7 -> Die zweite Option schlägt als verfügbare Mengen nur reservierte Einheiten vor. Dies ist sinnvoll, wenn mit Abrufaufträgen gearbeitet werden soll. Sonst würde die gesamte Menge des Auftrages zur Lieferung vorgeschlagen, sofern die Mengen im Lager verfügbar sind. Wenn diese Option aktiviert ist, muss jeder Auftrag vor dem Liefern reserviert werden. Dadurch ist jedoch sichergestellt, dass die momentan verfügbare Ware auch wirklich für den Auftrag verwendet wird.

8 -> Die dritte Checkbox sorgt beim Öffnen eines Auftrages für ein Hinweisfenster, wenn zu diesem Auftrag ein "Liefervorschlag" ausgedruckt wurde, der noch nicht per Lieferschein ausgebucht wurde. In diesem Fall darf an dem Auftrag nichts verändert werden, da bestimmte Positionen bereits zum Packen freigegeben wurden.

Fibu & Bank

Auf dieser Seite haben Sie die Möglichkeit Voreinstellungen für Ihre Finanzbuchhaltung, Ihre Bankverbindung sowie Ihr Kassenmodul vorzunehmen.

• Finanzbuchhaltung: Die aktuell gültigen Codes und Einstellungen erfragen Sie bitte in unserem Hause bzw. bei Ihrem Steuerberater.

• Bankeinstellungen: Tragen Sie hier einfach Ihre gültige Standard-Bankverbindung Ihrer Hauptbank ein. Außerdem haben Sie die Möglichkeit hier festzulegen, ob Überweisungsvordrucke auf DIN A 4-Bögen gedruckt werden sollen (Vordrucke können Sie über uns beziehen!), falls Sie entsprechende Checkbox aktivieren.

• deCOUNT-Kassenmodul: Nutzen Sie das deCOUNT Kassenmodul, sollten Sie die verfügbaren Checkboxen aktivieren [den Freischaltcode für den de COUNT-Prozess erfragen Sie bitte in unserem Hause], damit Sie das Modul voll nutzen können.

• In das Feld "Warten (sec.)", tragen Sie einen Wert zwischen 50 und 70 ein; dies ist die Zeitspanne in der deLUXE-ERP prüft ob neue Verkäufe, d.h auch neue Lagerabbuchungen und Umsätze über das deCOUNT getätigt wurden.

• In "Server Pfad", geben Sie den jeweiligen Pfad ein, von wo sich deLUXE-ERP die eventuell vorhandenen deCOUNT-Daten laden soll (eventuell auf einer externen Platte). Klicken Sie hierzu einfach auf das Wort Pfad; es erscheint nun ein Dialog-Fenster aus dem sie den Pfad wählen müssen!

Bitte beachten Sie: falls die Daten aus dem deCOUNT direkt mit deLUXE-ERP abgeglichen werden sollen, muss der deCOUNT-Prozeß beim jeweiligen Benutzer aktiviert werden! Erst dann werden die Daten auch im deLUXE-ERP (Warenausgänge, Lagerabbuchungen, Umsatzereignisse) angezeigt.

Fax / PDF

Aktuelle Infos zum deLUXE-ERP Modul Faxversand finden Sie hier: FAXVERSAND

Fax - Einstellungen

deLUXE-ERP bietet die Möglichkeit direkt aus deLUXE-ERP heraus Faxdokumente zu versenden - bitte beachten Sie, daß es sich um kostenpflichtiges Sondermodul handelt.

• Unterstütze Faxsoftware: TOBIT, FaxSTF, Faxsoftware ab MacOS X 10.4

• "Normal drucken (mit Kopf)" bedeutet, dass z.B. ein Angebot oder ein Auftrag mit dem Faxkopf ausgedruckt werden kann, um es vor dem manuellen Versand noch einmal zu überprüfen.

• Absenderkennung: Hier tragen Sie Ihren Firmennamen ein.

• Faxkopf: Hier haben Sie Möglichkeit den Briefkopf Ihres Unternehmens als PICT einzusetzen. Dieses wird dann automatisch bei der Versendung von Angeboten oder Auftragsbestätigungen, usw. eingesetzt. Falls Sie Ihren Briefkopf nicht in PICT-Form vorliegen haben, führen wir dies gerne für Sie durch.

PDF - Einstellungen

Je nachdem welches Betriebssystem eingesetzt wird, ist können mit deLUXE-ERP problemlos PDF-Dokumente aus den Bereichen "Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen" erstellt werden.

• Der große Vorteil von Mac OS X in Sachen PDFs ist die nahtlose Integration das Apple Macintosh Betriebssystem. Aus deLUXE-ERP lässt sich mit wenigen Klicks auch ein PDF erstellen.

Und das geht so: Menü Ablage, Menüpunkt PDF erstellen - im nun erscheinenden Fenster wählt man nur noch den Speicherort aus.

• Ein komfortables Werkzeug zum Erstellen von PDF Dokumenten für Windows Anwender ist OpenOffice. Dort kann man jede erstellte Datei (Dokument, Präsentation usw.) auch als PDF exportieren. Da OpenOffice auch sehr viele Dateiformate importieren kann, eignet es sich auch zum Umwandeln von diversen Dateien in PDFs.

In den Bereich "Kopfgrafik" können Sie eine Grafik per „Kopieren“ und „Einsetzen“ einfügen. Die Grafik arbeitet wie der Faxkopf. Das Programm setzt diese Grafik bei der PDF Erstellung entsprechend ein.

Weitere Einzelheiten finden Sie auch im Artikel Faxen unter Mac OSX sowie  Faxen mit FaxSFT