Brief schreiben
Dokumente drucken, faxen oder per E-Mail versenden
Ein Dokument können Sie an eine oder mehrere Anschriften schreiben. Die Brieffunktion steht sowohl in der Anschriftenliste, als auch im Eingabelayout der Adressmaske zur Verfügung.
Über das Menü Drucken, haben Sie die Möglichkeit folgende Menüpunkte auszuwählen:
Brief, Fax, eMail
- an [E] Personen -> "erste Person"
- an [H] Personen -> "Haupterperson"
- an [S] Personen -> "Person mit Sondermarke"
Über die Personenmarken „Erste Person“ und „Hauptperson“ steuern Sie, welche Ansprechpartner der Anschrift den Brief erhalten sollen. Die Option Brief an [E] Personen prüft, ob es Ansprechpartner mit einer "Hauptperson“ in der Anschrift gibt. Ist keine "Hauptperson" vorhanden, wird ein Brief mit der Anrede „Sehr geehrte Damen und Herrn“ erstellt.
Gibt es mehrere Ansprechpartner mit der Marke „Hauptperson“, wird der mit der Marke „Erste Person“ eingesetzt. Nach dem Aufruf Brief, Fax, E-Mail erscheint ein Dialogfenster in dem alle Personen der gewünschten Anschrift sowie alle Dokumente aufgelistet werden. Mit den Pfeiltasten Links/Rechts oder durch einfaches Anklicken der Person kann man den Status ändern.
Mit einem Doppelklick auf die Vorlagen öffnen Sie ein Briefmuster.
Im Menü Personen hat man die Möglichkeit den Status für alle Personen aus/ein zu stellen oder optimal zu verteilen:
- "Alle aus" = alle Personen erhalten den Status nichts (kein Druck)
- "Alle auf Brief" = alle Personen erhalten den Status Brief.
- "Aktiviere Fax" = alle Personen, in denen eine Faxnummer eingetragen wurde, erhalten den Status Fax, die anderen Personen den Status Brief.
- "Aktiviere Mail" = alle Personen in denen eine eMail-Adresse eingetragen wurde, erhalten den Status eMail.
- "Mail, Fax, Brief - Verteilung" = Wenn eine Person eine eMail-Adresse hat wird sie automatisch für e-mail aktiviert, sonst, wenn sie eine Faxnummer hat für den Faxversand oder sonst für den Briefdruck.
Das Menü Briefe beinhaltet die Menüpunkte:
- "Neu anlegen" = Legt ein neues Briefmuster an. Sie können hierzu auch das grüne "+" in der Briefliste verwenden.
- "Neuen Ordner" anlegen" = Briefvorlagen ordnen
- "Duplizieren" = Legt eine Kopie eines vorher markierten Briefmusters an. Zum duplizieren kann auch das grüne "+" verwendet werden, sofern man ein Briefmuster vorher in der Briefliste markiert hat.
- "Finden / erneut finden" =
- "Merken zum verscheiben" = Briefvorlagen ordnen
- "Merkliste löschen" = Briefvorlagen ordnen
- "Umbenennen" = Markiert man ein Briefmuster und wählt diese Funktion, kann man dem Dokument einen neuen Namen geben.
- "Löschen" = Mit dieser Funktion löscht man ein vorher markiertes Briefmuster aus der Liste. Sie können hierzu auch das rote "-" in der Briefliste verwenden.
Als Kontrolle, welche Personen mit welchem Status versehen wurden dient das Kontrollfeld am rechten Rand.
Privatanschrift
Um die Privatanschrift von Personen nutzen zu können, braucht nur die Checkbox "Nutze Privatanschrift" aktiviert zu werden. Hat eine der selektierten Personen keine Privatanschrift hinterlegt wird automatisch die Firmenanschrift übernommen.
Briefvorlagen organisieren
Zur besseren Verwaltung der Briefvorlagen können für z.B. Abteilungen Ordner angelegt werden. In der Liste der Briefvorlagen kann man mit Großschreibtaste und Pfeil Auf/Ab blättern und mit der Return-Taste oder einem Doppelklick einen Brief öffnen. Durch drücken einer Taste A-Z springt die Briefliste auf den Anfangsbuchstaben.
Schreibmodul verwenden
Mit einem Doppelklick auf die Vorlagen öffnen Sie ein Briefmuster zur Bearbeitung. Im Menü Ablage finden Sie die Option Voreinstellungen mit der bestimmte Voreinstellungen für ein Dokument eingestellt werden können. Sie können z.B. die Einheiten auf dem Lineal und die Darstellung des Dokumentes festlegen (Kopf- und Fußzeilen, Rahmen um den Textbereich).
Mit 4D Write können Sie ebenfalls eine Rechtschreibhilfe wählen, die mit dem C.S.A.P.I (Common Speller Application Programming Interface) kompatibel ist. Dieser Standard wird mit Microsoft™ Produkten benutzt. Lizenzen für solche Rechtschreibprogramme erhalten Sie kostenpflichtig bei den entsprechenden Herstellern.
Wenn Sie einen Musterbrief passend eingestellt haben, können Sie ihn, im kleinen Menü Ablage, als Vorlage für alle weiteren neuen Briefe speichern. Zum Drucken, Faxen oder E-Mail versenden benutzen Sie bitte die entsprechenden Befehle aus dem großen Ablagemenü. Nur dann werden die Platzhalter sAnrede und sAnschrift korrekt gefüllt. Außerdem wird dann der automatische Eintrag in die Chronologie vorgenommen. Nach dem Druck können Sie einen neuen Musterbrief mit dem Speichern-Symbol sichern. Einen geöffneten Musterbrief können Sie mit Abbrechen verlassen, damit etwaige Veränderungen nicht gespeichert werden. Im Fußteil des Brieflayouts können Sie auswählen, ob der Inhalt eines Briefes in die Chronologie übertragen werden soll und ob der Brief gegen versehentliches Speichern gesperrt werden soll.
Platzhalter
Im Brieflayout sind alle Platzhalter als Anklickfelder verfügbar.
- Der Platzhalter «sAnrede» setzt die gewünschte Anredeform in das Dokument ein (z.B. Sehr geehrter Herr ....)
- Der Platzhalter «sAnrede2» setzt die gewünschte Anredeform 2 (z.B. Herrn ....) in das Dokument ein.
- Der Platzhalter «sAnschrift» wurde angepasst. deLUXE-ERP bietet jetzt die Möglichkeit das verschieben des Briefes bei unterschiedlicher Länge der Anschrift zu vermeiden. Nachdem Sie auf den Platzhalter geklickt haben, werden Sie aufgefordert eine Zahl zwischen 0 und 10 einzugeben; es erscheinen x Zeilen ("Ansch1" … "Anschx") -> der untere Teil des Briefes wird nicht mehr verschoben.
- Platzhalter «sKürzel» setzt das Kürzel des angemeldeten deLUXE-ERP Benutzers in das Dokument ein (kann im Benutzerverzeichnis eingetragen werden).
- Platzhalter «sVDurch» setzt die Durchwahl des angemeldeten deLUXE-ERP Benutzers in das Dokument ein (kann im Benutzerverzeichnis eingetragen werden).
- Die Platzhalter Unterschrift «◊sUnter» und Benutzername «◊sUserName» dienen für personalisierte Briefe. Die Unterschrift kann als Pict im Benutzerverzeichnis beim jeweiligen Benutzer hinterlegt werden.
- Mit dem Platzhalter «Stichwort(?)» können Sie ein bestimmtes Stichwort inklusive der Bemerkung, welches beim Kunden hinterlegt wurde in das Dokument einfügen. Klicken Sie auf den Platzhalter, werden Sie nach einem Stichwort gefragt welches genommen werden soll (es ist jedoch notwendig explizit das Stichwort zu nehmen, welches auch hinterlegt wurde). Sinnvoll ist dieser Platzhalter für Anwender, die z.B. Lizenznummern unter einem bestimmten Stichwort beim Kunden hinterlegen.
- Mit dem Platzhalter «Startmarke» kann der Punkt festgelegt werden, ab dem der Brief in die Chronologie übernommen werden soll. Ist keine Startmarke vorhanden wird der ganze Brief eingesetzt.
Chronologie
Um dem Briefmuster einen individuellen Namen geben zu können, haben Sie die Möglichkeit im Feld Chronologie einen passenden Namen einzutragen. Der eigentliche Name des Briefmusters bleibt nach verlassen des Dokumentes jedoch erhalten!
Textbausteine
Um einen Textbaustein anzulegen, muss vorher ein Textabschnitt ausgewählt und markiert werden. Wählen Sie dann die Funktion "Textbaustein neu anlegen..." erscheint ein Dialogfenster in das Sie einen Namen für den Baustein eintragen können.
Wollen Sie einen Textbaustein verwenden, wählen Sie die Funktion Auswahlfenster, es erscheint eine Liste der gespeicherten Bausteine. Beim auswählen eines Textbausteines kann geblättert, mit den Tasten A-Z zu einem Anfangsbuchstaben gesprungen und mit der Return-Taste oder einem Doppelklick ein Textbaustein übernommen werden.
Wollen Sie das Dokument drucken, verwenden Sie wie gewohnt, unter dem großen Ablagemenü den Befehl Dokument drucken -> Es erscheint nun ein Druckdialog mit der Option das Papierfach des Druckers zu wählen!!! Soll das Dokument gefaxt werden, verwenden Sie den Befehl Fax senden -> siehe auch Versenden von Faxen.